Gestionar el cumplimiento fiscal W-9 para participantes en Advocate

La conformidad con el W-9 es una función opcional en Advocate que ayuda a que su marca y sus participantes cumplan con la ley fiscal de EE. UU. Rastrea qué participantes han presentado un formulario W-9 y garantiza que las recompensas que superen los 599,99 USD en un año calendario se gestionen correctamente.

Para leer más sobre la conformidad con el W-9 en Advocate visite Conformidad con el W-9 explicada para Advocate.

Este artículo explica cómo ver, actualizar y gestionar en masa los estados de conformidad fiscal W-9 de sus participantes.

Cómo comprobar el estado de conformidad fiscal W-9 de un participante

Siga este proceso para comprobar si un formulario W-9 fue marcado como recopilado para un participante específico.

1. En el menú de navegación izquierdo, vaya a [Engage] → Participants.

2. Busque y seleccione el nombre del participante.

3. En el perfil del participante, seleccione la Payouts and Tax pestaña.

4. Dentro de esta pestaña, verá:

   • El estado del formulario W-9 del participante (Recopilado / No recopilado).

   

   • Un desglose de las recompensas obtenidas por año calendario.

Nota: Si desea ver el estado del W-9 de varios participantes a la vez, puede ejecutar un informe del programa usando el tipo de informe US W-9 Tax Report.

Actualizar el estado W-9 de un participante individual

Marcar un formulario W-9 como recopilado

Seleccione Marcar como recopilado cuando un participante envía su W-9. Hacerlo elimina el límite de recompensa de 599,99 USD y libera cualquier recompensa pendiente.

1. En el menú de navegación izquierdo, seleccione [Engage] → Participants.

2. Busque y seleccione el nombre del participante cuyo estado de conformidad fiscal desea modificar.

3. En el perfil del participante, seleccione la Payouts and Tax pestaña.

4. Seleccione Marcar como recopilado.

1. Seleccione Confirmar.

Marcar un formulario W-9 como no recopilado

Por defecto, se asume que los participantes no han proporcionado un formulario W-9. Si anteriormente marcó un formulario W-9 como recopilado y desea cambiar el estado, use esta opción para revertir el estado manualmente.

Nota: Cambiar un estado a No recopilado no coloca retroactivamente las recompensas en pendiente.

1. En el menú de navegación izquierdo, seleccione [Engage] → Participants.

2. Busque y seleccione el nombre del participante cuyo estado de conformidad fiscal desea modificar.

3. En el perfil del participante, seleccione la Payouts and Tax pestaña.

4. Seleccione Marcar como no recopilado.

1. Seleccione Confirmar.

Actualización masiva de estados W-9

Puede usar una importación masiva de usuarios para marcar formularios W-9 como Recopilado para múltiples participantes a la vez. Esta acción:

• Exime a los participantes del límite anual de recompensas de 599,99 USD para los años fiscales presentes y futuros.

• Libera automáticamente cualquier recompensa que se colocó en estado pendiente debido a la falta de un W-9.

Advertencia: La opción de importación masiva no se puede usar para marcar W-9s como No recopilado—eso debe hacerse individualmente a través del perfil del participante.

1. Descargue el archivo de ejemplo .csv o use los siguientes datos .csv para crear un archivo de ejemplo:

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[email protected],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[email protected],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[email protected],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[email protected],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Para cada participante cuyo W-9 haya recopilado:

   • Agregue una columna etiquetada: dateUSTaxFormSubitted.

   • Ingrese la marca de tiempo Unix (tiempo epoch) que representa la fecha en que se recibió el W-9.

   • Use un convertidor en línea para generar esto a partir de una fecha estándar (por ejemplo, epochconverter.com).

3. Guarde el archivo.

4. Siga las instrucciones de importación masiva para cargar su archivo.