Explicación del cumplimiento W-9 para Advocate

¿Qué es el cumplimiento W-9 en Advocate?

El cumplimiento W-9 es una función opcional en Advocate que ayuda a tu marca a cumplir los requisitos de declaración tributaria de EE. UU. para los participantes que ganan $599.99 USD o más en recompensas no monetarias (p. ej., tarjetas de regalo, productos con valor en USD, etc.) en un año calendario.

Nota: Esto es independiente del proceso de manejo de impuestos utilizado para recompensas en efectivo pagadas a través de impact.com. Las recompensas en efectivo requieren que los participantes envíen formularios fiscales y datos bancarios directamente mediante un flujo seguro de entrevista fiscal incorporado en tu widget o micrositio antes de ganar las recompensas. El cumplimiento W-9, por otro lado, respalda a las marcas que emiten recompensas no monetarias y desean rastrear manualmente el estado del W-9 para el cumplimiento con el IRS.

Qué hace el cumplimiento W-9

• Rastrear el estado de recolección del W-9 para cada participante dentro de su perfil.

  • Ver cómo cambiar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante para más información.

• Asignar un valor imponible en USD a las recompensas no monetarias (como tarjetas de regalo o productos físicos) para el seguimiento del cumplimiento.

• Colocar automáticamente las recompensas en un estado pendiente cuando un participante sin un W-9 en archivo excede $599.99 USD en un año fiscal.

Qué no hace el cumplimiento W-9

• Advocate no recopila formularios W-9 en tu nombre cuando otorga recompensas no monetarias.

• Advocate no almacena copias de los formularios W-9.

• Esta función no se aplica de forma retroactiva: las recompensas ganadas antes de habilitar el cumplimiento W-9 no contarán para el umbral de $599.99.

Tu equipo es responsable de recopilar y almacenar de forma segura los formularios W-9 y emitir los formularios 1099-NEC si corresponde.

Cómo habilitar el cumplimiento W-9

Para activar el cumplimiento W-9 en tu cuenta, comunícate con nuestro equipo de soporte y háznos saber qué opción deseas de la lista a continuación.

Opción 1: Todos los participantes

El cumplimiento W-9 se aplica a todos los participantes, sin importar el país.

• Cualquier participante cuyo formulario W-9 haya sido Marcado como no recopilado tendrá un límite de $599.99 USD en recompensas totales por año fiscal.

• Las recompensas que excedan este umbral se colocan en un estado pendiente hasta que el formulario W-9 Sea marcado como recopilado.

Opción 2: Participantes con un código de país de EE. UU. explícito

El cumplimiento W-9 se aplica solo a participantes con un código de país de EE. UU. en su perfil.

• Estos participantes están sujetos al mismo límite de $599.99 USD a menos que se presente un W-9 Sea marcado como recopilado.

• Las recompensas en exceso se mantienen en un estado pendiente hasta que se cumpla el requisito de cumplimiento.

Opción 3: Participantes con un código de país de EE. UU. explícito o implícito

El cumplimiento W-9 se aplica a los participantes que tienen cualquiera de los siguientes:

• Un código de país de EE. UU.

• Una configuración regional que termina en _US en su perfil de participante.

• Como con las otras opciones, las recompensas superiores a $599.99 USD se mantienen en un estado pendiente hasta que el W-9 sea Sea marcado como recopilado.

Notificación al participante

Independientemente de la opción que elijas, los participantes que excedan $599.99 USD en recompensas no monetarias recibirán automáticamente un correo electrónico notificando que se requiere un formulario fiscal.

Este correo electrónico puede personalizarse para incluir:

• Tu idioma o tono preferido.

• Instrucciones específicas sobre cómo los participantes deben enviar su formulario W-9 a tu equipo.

• Un punto de contacto o información de soporte, si es necesario.

Personalizar este mensaje garantiza que tus participantes comprendan claramente los siguientes pasos y ayuda a agilizar tu proceso de recopilación de formularios fiscales.

Recordatorio de buenas prácticas

Recomendamos consultar con tu equipo legal o financiero para determinar si la recopilación del W-9 es necesaria para tu programa de referidos, o si ya se está gestionando a través de otros sistemas.

El cumplimiento W-9 es especialmente útil para las marcas que no utilizan pagos en efectivo a través de impact.com y desean una forma ligera de monitorear la elegibilidad fiscal para recompensas no monetarias. Sin embargo, sigues siendo responsable de recopilar, asegurar y reportar la información fiscal de acuerdo con las directrices del IRS.

Aprende más

• Verificar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante

• Cambiar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante