Importar los datos de tu programa de referidos

Al cambiar de otra plataforma de referidos a Advocate, no solo estás importando datos: estás mejorando el potencial de tu programa con seguimiento avanzado, experiencias personalizables y soporte experto. Este artículo te guía por:

• Por qué la migración importa

• Cómo es un plan de migración estratégico

• Qué datos se pueden importar

• Cómo preparar tus archivos

• Errores comunes de validación y cómo evitarlos

¿Por qué planear una migración estratégica?

Migrar tu programa de referidos no es solo una tarea técnica: es una oportunidad para mejorar la forma en que involucras y recompensas a tus clientes. Una migración bien planificada ayuda a:

• Minimizar la interrupción de la experiencia de referidos

• Preservar los datos históricos y asegurar la continuidad de las recompensas

• Permitir una separación limpia de los sistemas heredados

• Reintroducir tu programa de referidos con entusiasmo y claridad

La migración de referidos y recompensas depende de tu capacidad para exportar datos desde tu sistema actual. Tu equipo de Advocate puede informarte qué es posible en función de los datos de exportación que proporciones.

Tu equipo de Advocate trabajará contigo para revisar tus archivos de exportación, identificar lo que es factible y crear un plan que coincida con las necesidades y objetivos de tu programa.

Lo que necesitarás hacer

• Exporta el datos de usuario, datos de referidos, y datos de recompensas. Ponte en contacto con tu CSM en tu antigua plataforma de referidos para obtener ayuda, o utiliza una herramienta de exportación dentro de la plataforma si está disponible.

• Descarga cada uno de los 3 informes de datos en un archivo CSV separado, p. ej., user_data.CSV, referral_data.CSV, y reward_data.CSV.

  • Consulta los ejemplos a continuación para ver cómo podría ser el contenido de cada archivo .csv, o consulta la referencia completa del campo Destination.

Esto incluye correos electrónicos, códigos de referido, enlaces para compartir , y campos personalizados. Los afiliados deben filtrarse para evitar recompensas dobles.

Dependiendo del formato del enlace para compartir y del uso de un subdominio personalizado.

El archivo de Datos de Usuario contendrá información detallada sobre cada participante en tu programa. Exporta una lista de todos los participantes para mantener tu programa actualizado con sus enlaces para compartir y códigos de referido.

Los siguientes campos son obligatorios:

• ID de usuario

• ID de cuenta

Usa el correo electrónico del usuario como su ID de usuario y ID de cuenta. Las fechas deben formatearse en milisegundos desde el epoch de unix. Descarga un ejemplo de los campos requeridos o utiliza el ejemplo de abajo en .csv formato.

id,accountId,email,firstName,lastName,dateCreated,locale,countryCode,segments
[email protected],[email protected],[email protected],First,Last,1741051242000,en_US,US,
[email protected],[email protected],[email protected],First,Last,,,,"vip,newuser"
[email protected],[email protected],[email protected],First,Last,,en_CA,,
[email protected],[email protected],[email protected],First,Last,,,,newuser

Esto incluye fechas de inicio y conversión, y relaciones referente/referido. Permite mapear el rendimiento histórico de referidos.

El archivo de datos de referidos proporciona un registro del estado de cada conexión de referido realizada en tu programa de referidos.

Los siguientes campos son obligatorios:

• ID de usuario Advocate

• ID de cuenta Advocate

• ID de usuario referido

• ID de cuenta referida

Usa el correo electrónico del usuario como su ID de usuario y ID de cuenta. Las fechas deben formatearse en milisegundos desde el epoch de unix. Descarga un ejemplo de los campos requeridos o utiliza el ejemplo de abajo en .csv formato.

referrerUser,referrerAccount,referredUser,referredAccount,dateReferralStarted,dateConverted,programId
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],1740824979000,1740824979000,33435
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],1741051242000,1741051242000,33435
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],,,33435
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],,,33435

Esto incluye valores, fechas otorgadas/canjadas y tipos y estados de recompensas. Permite preservar la credibilidad y la equidad con los usuarios.

El archivo de Datos de Recompensas proporciona un registro del historial de recompensas de los participantes, incluyendo su valor y el monto canjeado generado a través de tu programa de referidos.

Los siguientes campos son obligatorios:

• ID de usuario Advocate

• ID de cuenta Advocate

• Nombre de la recompensa

• Unidad de recompensa

• Valor de la recompensa

• Fecha de creación

• Fecha otorgada

• Fecha canjeada

• Monto canjeado

Usa el correo electrónico del usuario como su ID de usuario y ID de cuenta. Las fechas deben formatearse en milisegundos desde el epoch de unix.

El valor de la recompensa es el valor numérico de la recompensa en su unidad de medida más pequeña (por ejemplo, para una recompensa en efectivo de $1.00, el valor sería 100 centavos). Si la unidad de recompensa es dinero en efectivo, debe incluir el código de moneda en el siguiente formato <unitName>/<Currency> (Por ejemplo, Cash/USD).

Importante: Si los Fecha canjeada y Monto canjeado campos no se establecen adecuadamente — es decir, se dejan en blanco o contienen valores incorrectos (por ejemplo, una fecha futura o un monto canjeado inexacto) — la recompensa podría quedar disponible para que el usuario la canjee de nuevo.

Descarga un ejemplo de los campos requeridos o utiliza el ejemplo de abajo en .csv formato.

User ID,Acccount ID,Referred User ID,Referred Account ID,Reward Name,Reward Unit,Reward Value,Redeemed Amount,Date Created,Date Given,Date Redeemed
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],Dollars,CASH/USD,1000,1000,1709712158000,1709712158000,1709712158000
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],Points,POINT,100,100,1726164909682,1726164909682,1726164909682
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],Points,POINT,100,100,1726164887075,1726164887075,1726164887075
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],Points,POINT,100,100,1726164875888,1726164875888,1726164875888
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],Points,POINT,10,10,1726164828986,1726164828986,1726164828986
[email protected],[email protected],[email protected],[email protected],Crédito de cuenta,USD,8000,8000,1726164289997,1726164289997,1726164289997
[email protected],[email protected],,,Tarjeta regalo,USD,10000,10000,1726163864871,1726163864871,1726163864871
[email protected],[email protected],,,Points,POINT,800,800,1726095906392,1726095906392,1726095906392
[email protected],[email protected],,,Tarjeta regalo,USD,30000,30000,1726163769157,1726163769157,1726163769157
[email protected],[email protected],,,20 Off,%,20,20,1726180309034,1726180309034,1726180309034

Importante: Los 3 archivos de exportación deben contener datos de un único programa solamente. Si los archivos contienen datos de múltiples programas, la importación los consolidará en un solo programa.

Un plan de migración de muestra

Cada migración es única, pero las exitosas siguen una estructura similar que equilibra preparación, comunicación y ejecución. A continuación hay un plan de migración que garantiza continuidad y una experiencia fluida tanto para tu equipo como para tus defensores. Los plazos y fases pueden ajustarse según la configuración de tu programa.

Fase 1: Planificación y preparación (1–2 semanas)

Esta es tu etapa de establecimiento de bases, sentando el fundamento para una transición sin contratiempos.

Objetivos	• Alinear a las partes interesadas. • Configuración técnica. • Confirmar el alcance de la migración. • Planificar la comunicación con los usuarios.
Tareas	• Asegurar un conjunto de muestra de tus datos históricos (usuarios, referidos, recompensas) y compartirlo con el equipo de Advocate para su revisión y mapeo de campos . • Exportar los conjuntos de datos completos una vez que la muestra haya sido validada. Es muy probable que los datos de exportación necesiten ser manipulados (p. ej., ajustar encabezados, nombres de campos o estructura de archivos) para coincidir con los requisitos de importación. • Establecer una fecha de inicio y una ventana de reversión. • Agregar widgets de Advocate en modo oculto (entorno de prueba o páginas no vinculadas). • Configurar las integraciones necesarias (p. ej., Shopify, HubSpot, Segment). • Completar la configuración del programa en Advocate (p. ej., configuración de recompensas, reglas del programa, plantillas de correo electrónico, segmentación). • Probar la funcionalidad del programa de extremo a extremo: confirmar que las comparticiones, conversiones y recompensas se rastrean correctamente en un entorno de prueba antes de pasar a producción. • Redactar los mensajes para comunicar la transición a los defensores. La migración de referidos y recompensas depende de tu capacidad para exportar datos desde tu sistema actual. Tu equipo de Advocate puede informarte qué es posible en función de los datos de exportación que proporciones.
Consejos	• Si tienes plataformas superpuestas, asegúrate de que solo una esté emitiendo recompensas. • Identificar usuarios clave que puedan necesitar un tratamiento especial (VIPs, influencers).

Fase 2: Corte y puesta en marcha (1–2 días)

Este es tu momento de transición. Planifica una breve pausa en el seguimiento entre sistemas y programa la migración durante horas de bajo tráfico si es posible.

Objetivos	• Cambiar sin problemas de tu plataforma heredada a Advocate. • Asegurar que los usuarios puedan acceder a la nueva experiencia de inmediato. • Evitar la pérdida de datos de referidos o recompensas.
Tareas	• Eliminar los scripts/widgets de la plataforma antigua de tu sitio. • Poner los widgets de Advocate en producción. • Importar los datos finales de usuarios, referidos y recompensas. • Rastrear/manualmente marcar cualquier conversión entre el apagado del sistema y el lanzamiento. • Monitorear el panel de Advocate en busca de actividad. • Enviar la comunicación de lanzamiento a tus defensores. Informar a los usuarios que sus enlaces de referido han sido actualizados e incluir idealmente los nuevos enlaces directamente en el correo electrónico para facilitar que comiencen a compartir de inmediato.
Consejos	• Incluir un breve periodo de bloqueo de recompensas si es necesario (p. ej., “Los referidos realizados el 15 de mayo serán revisados y añadidos después del lanzamiento.”). • Usar la comunicación dirigida a los defensores para generar entusiasmo (p. ej., “¡Hemos mejorado tu experiencia de referidos!”).

Fase 3: Post-migración y limpieza (1–2 días)

Ahora que estás en producción, asegúrate de que tu programa funcione como se espera y atiende cualquier asunto pendiente.

Objetivos	• Verificar la integridad de los datos y el seguimiento de recompensas. • Capturar cualquier conversión perdida. • Brindar soporte y educar a los usuarios.
Tareas	• Validar que las relaciones referente/referido funcionen en modo en vivo. • Importar las conversiones perdidas que ocurrieron durante el corte. • Realizar una prueba de control de calidad (refiérete a ti mismo, confirma el seguimiento y la lógica de recompensas). • Proporcionar preguntas frecuentes internas y externas o documentos de ayuda. • Monitorear la bandeja de entrada de soporte por problemas relacionados con usuarios heredados.
Consejos	• Si vas a dar de baja una cuenta de financiación de recompensas heredada, da a los usuarios un periodo de gracia para canjear. • Usar recordatorios por correo electrónico o en la app para fomentar la actividad temprana de referidos en el nuevo programa.

Importa los datos de tu programa

1. En el menú de navegación izquierdo, seleccione [Engage] → Reporting → Imports & Exports.

2. En la esquina superior derecha, selecciona Importar.

3. Seleccione el Tipo de importación de las opciones disponibles:

   Tipo de importación	Descripción
   Usuarios	Selecciona esta opción para cargar usuarios nuevos o datos de usuarios existentes. También puedes optar por importar estos datos desde otra cuenta o plataforma.
   Actualizar saldos de recompensas de usuarios	Selecciona esta opción para actualizar y canjear los saldos de recompensas de los usuarios.
   Eventos de usuario	Selecciona esta opción para cargar datos de eventos de usuario.
   Eliminar usuarios	Selecciona esta opción si deseas eliminar masivamente usuarios existentes de tu programa. También puedes eliminar el manejo de usuarios y optar por: • Conservar cuentas vacías • Evitar que los usuarios eliminados sean creados de nuevo
   Historial de recompensas	Selecciona esta opción para cargar un registro de toda la información de recompensas. También puedes optar por importar estos datos desde otra cuenta o plataforma.
   Historial de referidos	Selecciona esta opción para cargar un registro de todas las conexiones de referidos. También puedes optar por importar estos datos desde otra cuenta o plataforma.

4. Selecciona Elegir archivo o arrastra y suelta el archivo que deseas importar.

5. Selecciona Importar para cargar tus datos.

   • Si vas a eliminar masivamente usuarios existentes, selecciona Eliminación masiva.

Referencia de errores de validación

Puedes obtener 3 tipos de errores de validación:

1. Mensaje de error en línea: estos aparecen en la tabla de validación previa y hacen que las filas con error se resalten en rojo:

   • CAMPO_INVALIDO — p. ej., el Fecha de creación campo no estaba formateado en milisegundos desde el epoch de unix .

   • CAMPO_FALTANTE — p. ej., falta un campo obligatorio como ID de usuario o ID de cuenta está ausente.

   
2. Aviso de error: estos aparecen en lugar de la tabla de validación previa como mensajes de advertencia en rojo:

   • ENCABEZADO_FALTANTE — p. ej., falta un encabezado de columna obligatorio como ID de cuenta o Valor de la recompensa está ausente.

   • PARSING_CSV — p. ej., el archivo CSV contiene caracteres especiales que están mal formateados.

   • REF_IO_ARCHIVO — p. ej., el archivo está dañado y no se puede leer.

   
3. Errores listados: estos aparecen como una lista de recuentos de errores en la pantalla Imports & Exports dentro de la sección Reporting cuando el tipo de importación no tiene una tabla de validación previa. Los errores de fila y de archivo se mostrarán juntos:

   

Soporte

No tienes que navegar la migración solo. Nuestro equipo de incorporación de Advocate está listo para ayudar con:

• Soporte para mapeo de campos

• Guía de formato de datos

• Estrategia de migración de recompensas

• Pruebas y control de calidad

Contacta a tu equipo de soporte de Advocate.