W-9-Compliance für Advocate erklärt
Was ist W-9-Compliance in Advocate?
W-9-Compliance ist eine optionale Funktion in Advocate die Ihrer Marke dabei hilft, die US-Steuerberichterstattungspflichten für Teilnehmer zu erfüllen, die 599,99 USD oder mehr an nicht-monetären Belohnungen verdienen (z. B. Geschenkgutscheine, Produkte mit USD-Wert usw.) in einem Kalenderjahr.
Hinweis: Dies ist getrennt vom Steuerabwicklungsprozess, der für Bargeldprämien gezahlt über impact.com verwendet wird. Bargeldprämien erfordern, dass Teilnehmer Steuerformulare und Bankdaten direkt über einen sicheren Steuerinterview-Flow einreichen, der in Ihr Widget oder Ihre Microsite integriert ist, bevor sie Prämien erhalten. W-9-Compliance hingegen unterstützt Marken, die nicht-monetäre Prämien ausgeben und den W-9-Status für die IRS-Compliance manuell verfolgen möchten.
Was W-9-Compliance bewirkt
Verfolgen des W-9-Erfassungsstatus für jeden Teilnehmer innerhalb seines Profils.
Siehe wie Sie den W-9-Steuer-Compliance-Status eines Teilnehmers ändern für weitere Informationen.
Zuweisen eines steuerpflichtigen USD-Werts zu nicht-monetären Prämien (wie Geschenkgutscheine oder physische Produkte) zur Compliance-Überwachung.
Automatisches Setzen von Prämien in einen ausstehenden Zustand, wenn ein Teilnehmer ohne hinterlegtes W-9 im Steuerjahr mehr als 599,99 USD erreicht.
Was W-9-Compliance nicht tut
Advocate sammelt keine W-9-Formulare in Ihrem Namen, wenn nicht-monetäre Prämien vergeben werden.
Advocate speichert keine Kopien von W-9-Formularen.
Diese Funktion gilt nicht rückwirkend — Prämien, die vor der Aktivierung der W-9-Compliance verdient wurden, zählen nicht zum Schwellenwert von 599,99 USD.
Ihr Team ist dafür verantwortlich, W-9-Formulare zu sammeln und sicher zu speichern und gegebenenfalls 1099-NEC-Formulare auszustellen.
Wie man W-9-Compliance aktiviert
Um W-9-Compliance für Ihr Konto zu aktivieren, wenden Sie sich an unser Support-Team und teilen Sie uns mit, welche Option Sie aus der untenstehenden Liste wünschen.
Option 1: Alle Teilnehmer
W-9-Compliance gilt für alle Teilnehmer, unabhängig vom Land.
Jeder Teilnehmer, dessen W-9-Formular Als nicht erhoben markiert wurde wird auf insgesamt 599,99 USD an Prämien pro Steuerjahr begrenzt.
Prämien, die diesen Schwellenwert überschreiten, werden in einen ausstehenden Zustand versetzt, bis das W-9-Formular Als erhoben markiert wurde.
Option 2: Teilnehmer mit explizitem US-Ländercode
W-9-Compliance gilt nur für Teilnehmer mit einem US-Ländercode in ihrem Profil.
Diese Teilnehmer unterliegen derselben Grenze von 599,99 USD, es sei denn, ein W-9 ist Als erhoben markiert wurde.
Überschüssige Prämien werden in einem ausstehenden Zustand gehalten, bis die Compliance erfüllt ist.
Option 3: Teilnehmer mit explizitem oder implizitem US-Ländercode
W-9-Compliance gilt für Teilnehmer, die entweder:
Einen US-Ländercode haben.
Eine Locale, die endet mit
_USin ihrem Teilnehmerprofil.Wie bei den anderen Optionen werden Prämien über 599,99 USD in einem ausstehenden Zustand gehalten, bis das W-9 Als erhoben markiert wurde.
Teilnehmerbenachrichtigung
Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, erhalten Teilnehmer, die mehr als 599,99 USD an nicht-monetären Prämien erreichen automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Steuerformular erforderlich ist.
Diese E-Mail kann angepasst werden, um Folgendes zu enthalten:
Ihre bevorzugte Sprache oder Tonalität.
Spezifische Anweisungen, wie Teilnehmer ihr W-9-Formular an Ihr Team übermitteln sollen.
Einen Ansprechpartner oder Supportinformationen, falls erforderlich.
Die Anpassung dieser Nachricht stellt sicher, dass Ihre Teilnehmer die nächsten Schritte klar verstehen und hilft, Ihren Prozess zur Sammlung von Steuerformularen zu vereinfachen.
Erinnerung an bewährte Vorgehensweisen
Wir empfehlen, mit Ihrem Rechts- oder Finanzteam zu sprechen, um zu bestimmen, ob die W-9-Erfassung für Ihr Empfehlungsprogramm erforderlich ist oder ob sie bereits über andere Systeme gehandhabt wird.
W-9-Compliance ist besonders nützlich für Marken, die keine Barauszahlungen über impact.com verwenden und eine leichte Möglichkeit suchen, die Steuerberechtigung für nicht-monetäre Prämien zu überwachen. Sie bleiben jedoch dafür verantwortlich, Steuerinformationen gemäß den IRS-Richtlinien zu sammeln, zu sichern und zu melden.
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