Gérer la conformité fiscale W-9 pour les participants dans Advocate

La conformité W-9 est une fonctionnalité optionnelle dans Advocate qui aide votre marque et vos participants à rester conformes à la législation fiscale américaine. Elle suit quels participants ont soumis un formulaire W-9 et veille à ce que les récompenses dépassant 599,99 USD au cours d'une année civile soient correctement traitées.

Pour en savoir plus sur la conformité W-9 dans Advocate, consultez Conformité W-9 expliquée pour Advocate.

Cet article explique comment afficher, mettre à jour et gérer en masse les statuts de conformité fiscale W-9 de vos participants.

Comment vérifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant

Suivez ce processus pour vérifier si un formulaire W-9 a été marqué comme collecté pour un participant spécifique.

1. Depuis le menu de navigation de gauche, allez à [Engage] → Participants.

2. Recherchez et sélectionnez le nom du participant.

3. Sur le profil du participant, sélectionnez l’onglet Paiements et fiscalité tab.

4. Dans cet onglet, vous verrez :

   • Le statut du formulaire W-9 du participant (Collecté / Non collecté).

   

   • Une répartition des récompenses gagnées par année civile.

Remarque : Si vous souhaitez voir le statut W-9 de plusieurs participants à la fois, vous pouvez exécuter un rapport de programme en utilisant le type de rapport US W-9 Tax Report.

Mettre à jour le statut W-9 d’un participant individuel

Marquer un formulaire W-9 comme collecté

Sélectionnez Marquer comme collecté lorsqu’un participant soumet son W-9. Cela supprime la limite de récompense de 599,99 USD et libère toute récompense en attente.

1. Depuis le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Participants.

2. Recherchez et sélectionnez le nom du participant dont vous souhaitez modifier le statut de conformité fiscale.

3. Sur le profil du participant, sélectionnez le Paiements et fiscalité tab.

4. Sélectionnez Marquer comme collecté.

1. Sélectionnez Confirmer.

Marquer un formulaire W-9 comme non collecté

Par défaut, on suppose que les participants n'ont pas fourni de formulaire W-9. Si vous avez précédemment marqué un formulaire W-9 comme collecté et souhaitez changer le statut, utilisez cette option pour inverser manuellement le statut.

Remarque : Changer un statut en Non collecté n’a pas pour effet rétroactif de placer les récompenses en attente.

1. Depuis le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Participants.

2. Recherchez et sélectionnez le nom du participant dont vous souhaitez modifier le statut de conformité fiscale.

3. Sur le profil du participant, sélectionnez le Paiements et fiscalité tab.

4. Sélectionnez Marquer comme non collecté.

1. Sélectionnez Confirmer.

Mise à jour en masse des statuts W-9

Vous pouvez utiliser une importation d'utilisateurs en masse pour marquer les formulaires W-9 comme Collectés pour plusieurs participants à la fois. Cette action :

• Exempte les participants de la limite annuelle de récompense de 599,99 USD pour les années fiscales en cours et à venir.

• Libère automatiquement toutes les récompenses qui avaient été placées en attente en raison d’un W-9 manquant.

Avertissement : L’option d’importation en masse ne peut pas être utilisée pour marquer les W-9 comme Non collecté—cela doit être fait individuellement via le profil du participant.

1. Téléchargez le fichier d’exemple .csv ou utilisez les données .csv suivantes pour créer un fichier d’exemple :

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[email protected],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[email protected],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[email protected],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[email protected],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Pour chaque participant dont vous avez collecté le W-9 :

   • Ajoutez une colonne intitulée : dateUSTaxFormSubitted.

   • Entrez le timestamp Unix (heure epoch) représentant la date à laquelle le W-9 a été reçu.

   • Utilisez un convertisseur en ligne pour générer cela à partir d’une date standard (par ex., epochconverter.com).

3. Enregistrez le fichier.

4. Suivez les instructions d’importation en masse pour téléverser votre fichier.