Administrar el cumplimiento fiscal W-9 para participantes en Advocate

La conformidad con el W-9 es una función opcional en Advocate que ayuda a que tu marca y tus participantes cumplan con la ley fiscal de EE. UU. Rastrea qué participantes han enviado un formulario W-9 y garantiza que las recompensas que superen los 2.000 USD en un año calendario se gestionen correctamente.

Para leer más sobre la conformidad W-9 en Advocate visita Conformidad W-9 explicada para Advocate.

Este artículo explica cómo ver, actualizar y gestionar en bloque los estados de conformidad fiscal W-9 de tus participantes.

Cómo comprobar el estado de conformidad fiscal W-9 de un participante

Sigue este proceso para comprobar si se marcó la recogida de un formulario W-9 para un participante específico.

1. Desde el menú de navegación izquierdo, ve a [Engage] → Participants.

2. Busca y selecciona el nombre del participante.

3. En el perfil del participante, selecciona la Payouts and Tax pestaña.

4. Dentro de esta pestaña, verás:

   • El estado del formulario W-9 del participante (Recogido / No recogido).

   

   • Un desglose de las recompensas obtenidas por año calendario.

Nota: Si quieres ver el estado W-9 de varios participantes a la vez, puedes ejecutar un informe del programa usando el tipo de informe US W-9 Tax Report.

Actualizar el estado W-9 de un participante individual

Marcar un formulario W-9 como recogido

Selecciona Marcar como recogido cuando un participante envía su W-9. Hacerlo elimina el límite de recompensa de 2.000 USD y libera cualquier recompensa pendiente.

1. Desde el menú de navegación izquierdo, selecciona [Engage] → Participants.

2. Busca y selecciona el nombre del participante cuyo estado de conformidad fiscal deseas modificar.

3. En el perfil del participante, selecciona el Payouts and Tax pestaña.

4. Selecciona Marcar como recogido.

1. Selecciona Confirmar.

Marcar un formulario W-9 como no recogido

Por defecto, se asume que los participantes no han proporcionado un formulario W-9. Si previamente marcaste un formulario W-9 como recogido y quieres cambiar el estado, usa esta opción para revertir el estado manualmente.

Nota: Cambiar un estado a No recogido no coloca retroactivamente las recompensas en pendiente.

1. Desde el menú de navegación izquierdo, selecciona [Engage] → Participants.

2. Busca y selecciona el nombre del participante cuyo estado de conformidad fiscal deseas modificar.

3. En el perfil del participante, selecciona el Payouts and Tax pestaña.

4. Selecciona Marcar como no recogido.

1. Selecciona Confirmar.

Actualizar estados W-9 en bloque

Puedes usar una importación masiva de usuarios para marcar formularios W-9 como Recogidos para varios participantes a la vez. Esta acción:

• Exime a los participantes del límite anual de recompensas de 2.000 USD para los años fiscales actuales y futuros.

• Libera automáticamente cualquier recompensa que se encontrara en estado pendiente debido a la falta de un W-9.

Advertencia: La opción de importación masiva no puede usarse para marcar W-9s como No recogido—eso debe hacerse individualmente a través del perfil del participante.

1. Descarga el archivo .csv de ejemplo o usa los siguientes datos .csv para crear un archivo de ejemplo:

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[email protected],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[email protected],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[email protected],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[email protected],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Para cada participante cuyo W-9 hayas recopilado:

   • Agrega una columna etiquetada: dateUSTaxFormSubitted.

   • Introduce la marca de tiempo Unix (tiempo epoch) que representa la fecha en que se recibió el W-9.

   • Usa un convertidor en línea para generar esto a partir de una fecha estándar (p. ej., epochconverter.com).

3. Guarda el archivo.

4. Sigue las instrucciones de importación masiva para subir tu archivo.