Cumplimiento W-9 explicado para Advocate

¿Qué es el cumplimiento W-9 en Advocate?

El cumplimiento W-9 es una función opcional en Advocate que ayuda a tu marca a cumplir con los requisitos de reporte fiscal de EE. UU. para participantes que ganan 2.000 USD o más en recompensas no monetarias (por ejemplo, tarjetas de regalo, productos con valor en USD, etc.) en un año calendario.

Nota: Esto es independiente del proceso de manejo fiscal utilizado para recompensas en efectivo pagadas a través de impact.com. Las recompensas en efectivo requieren que los participantes envíen formularios fiscales y datos bancarios directamente mediante un flujo de entrevista fiscal seguro integrado en tu widget o micrositio antes de ganar recompensas. El cumplimiento W-9, por otro lado, admite a las marcas que emiten recompensas no monetarias y desean registrar manualmente el estado del W-9 para el cumplimiento con el IRS.

Qué hace el cumplimiento W-9

• Registrar el estado de recolección del W-9 para cada participante dentro de su perfil.

  • Ver cómo cambiar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante para más información.

• Asignar un valor fiscal en USD a las recompensas no monetarias (como tarjetas de regalo o productos físicos) para el seguimiento del cumplimiento.

• Colocar automáticamente las recompensas en un estado pendiente cuando un participante sin un W-9 en archivo supere los 2.000 USD en un año fiscal.

Qué no hace el cumplimiento W-9

• Advocate no recopila formularios W-9 en tu nombre cuando se otorgan recompensas no monetarias.

• Advocate no almacena copias de los formularios W-9.

• Esta función no se aplica retroactivamente: las recompensas ganadas antes de habilitar el cumplimiento W-9 no contarán para el umbral de 2.000 USD.

Tu equipo es responsable de recopilar y almacenar de forma segura los formularios W-9 y de emitir los formularios 1099-NEC si corresponde.

Cómo habilitar el cumplimiento W-9

Para activar el cumplimiento W-9 en tu cuenta, comunícate con nuestro equipo de soporte y háznos saber qué opción deseas de la lista a continuación.

Opción 1: Todos los participantes

El cumplimiento W-9 se aplica a todos los participantes, independientemente del país.

• Cualquier participante cuyo formulario W-9 haya sido Marcado como no recopilado estará limitado a 2.000 USD en recompensas totales por año fiscal.

• Las recompensas que excedan este umbral se colocan en un estado pendiente hasta que el formulario W-9 sea Marcado como recopilado.

Opción 2: Participantes con un código de país EE. UU. explícito

El cumplimiento W-9 se aplica solo a los participantes con un código de país EE. UU. en su perfil.

• Estos participantes están sujetos al mismo límite de 2.000 USD a menos que un W-9 esté Marcado como recopilado.

• Las recompensas en exceso se mantienen en un estado pendiente hasta que se cumpla el requisito de cumplimiento.

Opción 3: Participantes con un código de país EE. UU. explícito o implícito

El cumplimiento W-9 se aplica a los participantes que tienen cualquiera de las siguientes:

• Un código de país EE. UU.

• Una configuración regional que termine en _US en su perfil de participante.

• Como con las otras opciones, las recompensas superiores a 2.000 USD se mantienen en un estado pendiente hasta que el W-9 esté Marcado como recopilado.

Notificación al participante

Actualización de estado en la aplicación

El participante verá un cambio inmediato en su tabla de recompensas. La recompensa que desencadena el umbral, y cualquier recompensa posterior, se colocarán en Pendiente estado.

• Indicador visual: Aparecerá una nota directamente debajo de la recompensa indicando que se requiere un W-9.

• Resolución: La recompensa permanece Pendiente hasta que un administrador del programa marque manualmente el formulario como recibido.

Notificación por correo electrónico

Recordatorio de mejores prácticas

Recomendamos hablar con tu equipo legal o financiero para determinar si la recopilación del W-9 es obligatoria para tu programa de referidos, o si ya se está gestionando mediante otros sistemas.

El cumplimiento W-9 es especialmente útil para marcas que no usan pagos en efectivo a través de impact.com y desean una forma ligera de monitorear la elegibilidad fiscal para recompensas no monetarias. Sin embargo, sigues siendo responsable de recopilar, asegurar y reportar la información fiscal de acuerdo con las directrices del IRS.

Aprende más

• Comprobar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante

• Cambiar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante