Gestionar el cumplimiento tributario W-9 para participantes en Advocate

El cumplimiento del W-9 es una función opcional en Advocate que ayuda a tu marca y a tus participantes a cumplir con la legislación fiscal de EE. UU. Hace seguimiento de qué participantes han presentado un formulario W-9 y garantiza que las recompensas que superen los 2.000 USD en un año calendario se gestionen correctamente.

Para leer más sobre el cumplimiento de Advocate con el W-9, visita Cumplimiento del W-9 explicado para Advocate.

Este artículo explica cómo ver, actualizar y gestionar en bloque los estados de cumplimiento fiscal W-9 de tus participantes.

Cómo comprobar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante

Sigue este proceso para comprobar si un formulario W-9 fue marcado como recibido para un participante específico.

1. Desde el menú de navegación de la izquierda, ve a [Engage] → Participantes.

2. Busca y selecciona el nombre del participante.

3. En el perfil del participante, selecciona la pestaña Pagos e impuestos .

4. Dentro de esta pestaña, verás:

   • El estado del formulario W-9 del participante (Recibido / No recibido).

   

   • Un desglose de las recompensas obtenidas por año calendario.

Nota: Si quieres ver el estado del W-9 de varios participantes a la vez, puedes ejecutar un informe del programa usando el tipo de informe Informe fiscal W-9 de EE. UU.

Actualizar el estado W-9 de un participante individual

Marcar un formulario W-9 como recibido

Selecciona Marcar como recibido cuando un participante envíe su W-9. Al hacerlo, se elimina el límite de recompensas de 2.000 USD y se liberan las recompensas pendientes.

1. Desde el menú de navegación de la izquierda, selecciona [Engage] → Participantes.

2. Busca y selecciona el nombre del participante cuyo estado de cumplimiento fiscal deseas modificar.

3. En el perfil del participante, selecciona Pagos e impuestos .

4. Selecciona Marcar como recibido.

1. Selecciona Confirmar.

Marcar un formulario W-9 como no recibido

De forma predeterminada, se asume que los participantes no han proporcionado un formulario W-9. Si anteriormente marcaste un formulario W-9 como recibido y deseas cambiar el estado, usa esta opción para revertirlo manualmente.

Nota: Cambiar un estado a No recibido no coloca retroactivamente las recompensas como pendientes.

1. Desde el menú de navegación de la izquierda, selecciona [Engage] → Participantes.

2. Busca y selecciona el nombre del participante cuyo estado de cumplimiento fiscal deseas modificar.

3. En el perfil del participante, selecciona Pagos e impuestos .

4. Selecciona Marcar como no recibido.

1. Selecciona Confirmar.

Actualizar estados W-9 en bloque

Puedes usar una importación masiva de usuarios para marcar los formularios W-9 como Recibido para varios participantes a la vez. Esta acción:

• Exime a los participantes del límite anual de recompensas de 2.000 USD para los años fiscales actuales y futuros.

• Libera automáticamente cualquier recompensa que se haya colocado en estado pendiente debido a la falta de un W-9.

Advertencia: La opción de importación masiva no se puede usar para marcar los W-9 como No recibido—eso debe hacerse individualmente mediante el perfil del participante.

1. Descarga el archivo de muestra .csv o usa los siguientes datos .csv para crear un archivo de muestra:

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[email protected],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[email protected],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[email protected],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[email protected],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Para cada participante cuyo W-9 hayas recibido:

   • Añade una columna con la etiqueta: dateUSTaxFormSubitted.

   • Introduce la marca de tiempo Unix (tiempo de época) que representa la fecha en que se recibió el W-9.

   • Usa un convertidor en línea para generarlo a partir de una fecha estándar (por ejemplo, epochconverter.com).

3. Guarda el archivo.

4. Sigue las instrucciones de importación masiva para subir tu archivo.