Cumplimiento W-9 explicado para Advocate

¿Qué es el cumplimiento del W-9 en Advocate?

El cumplimiento del W-9 es una función opcional en Advocate que ayuda a su marca a cumplir los requisitos de declaración fiscal de EE. UU. para los participantes que ganan $599.99 USD o más en recompensas no monetarias (por ejemplo, tarjetas de regalo, productos con valor en USD, etc.) en un año calendario.

Nota: Esto es independiente del proceso de manejo fiscal utilizado para recompensas en efectivo pagadas a través de impact.com. Las recompensas en efectivo requieren que los participantes envíen formularios fiscales y datos bancarios directamente mediante un flujo seguro de entrevista fiscal integrado en su widget o micrositio antes de ganar recompensas. El cumplimiento del W-9, por otro lado, admite a las marcas que emiten recompensas no monetarias y desean rastrear manualmente el estado del W-9 para el cumplimiento con el IRS.

Qué hace el cumplimiento del W-9

• Rastrear el estado de recopilación del W-9 para cada participante dentro de su perfil.

  • Vea cómo cambiar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante para más información.

• Asignar un valor imponible en USD a las recompensas no monetarias (como tarjetas de regalo o productos físicos) para el seguimiento del cumplimiento.

• Colocar automáticamente las recompensas en estado pendiente cuando un participante sin un W-9 en archivo excede $599.99 USD en un año fiscal.

Qué no hace el cumplimiento del W-9

• Advocate no recopila formularios W-9 en su nombre cuando se otorgan recompensas no monetarias.

• Advocate no almacena copias de los formularios W-9.

• Esta función no se aplica retroactivamente: las recompensas ganadas antes de habilitar el cumplimiento del W-9 no contarán para el umbral de $599.99.

Su equipo es responsable de recopilar y almacenar de forma segura los formularios W-9 y de emitir los formularios 1099-NEC si corresponde.

Cómo habilitar el cumplimiento del W-9

Para activar el cumplimiento del W-9 en su cuenta, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte y háganos saber qué opción desea de la lista a continuación.

Opción 1: Todos los participantes

El cumplimiento del W-9 se aplica a todos los participantes, independientemente del país.

• Cualquier participante cuyo formulario W-9 haya sido Marcado como no recopilado estará limitado a $599.99 USD en recompensas totales por año fiscal.

• Las recompensas que excedan este umbral se colocan en estado pendiente hasta que el formulario W-9 sea Marcado como recopilado.

Opción 2: Participantes con un código de país EE. UU. explícito

El cumplimiento del W-9 se aplica solo a participantes con un código de país de EE. UU. en su perfil.

• Estos participantes están sujetos al mismo límite de $599.99 USD a menos que se presente un W-9 Marcado como recopilado.

• Las recompensas excedentes se mantienen en estado pendiente hasta que se cumpla el requisito de cumplimiento.

Opción 3: Participantes con un código de país EE. UU. explícito o implícito

El cumplimiento del W-9 se aplica a participantes que tengan cualquiera de los siguientes:

• Un código de país de EE. UU.

• Una configuración regional que termine en _US en su perfil de participante.

• Como con las otras opciones, las recompensas superiores a $599.99 USD se mantienen en estado pendiente hasta que el W-9 sea Marcado como recopilado.

Notificación al participante

Actualización de estado en la aplicación

El participante verá un cambio inmediato en su tabla de recompensas. La recompensa que activa el umbral, y cualquier recompensa subsiguiente, se colocarán en Pendiente estado.

• Indicador visual: Aparecerá una nota directamente debajo de la recompensa indicando que se requiere un W-9.

• Resolución: La recompensa permanece Pendiente hasta que un gerente de programa marque manualmente el formulario como recibido.

Notificación por correo electrónico

Recordatorio de buenas prácticas

Recomendamos hablar con su equipo legal o financiero para determinar si la recopilación del W-9 es obligatoria para su programa de referidos, o si ya se está manejando mediante otros sistemas.

El cumplimiento del W-9 es especialmente útil para las marcas que no utilizan pagos en efectivo a través de impact.com y desean una forma ligera de supervisar la elegibilidad fiscal para recompensas no monetarias. Sin embargo, usted sigue siendo responsable de recopilar, asegurar e informar la información fiscal de acuerdo con las directrices del IRS.

Aprender más

• Comprobar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante

• Cambiar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante