Conformidade W-9 explicada para o Advocate
O que é conformidade com W-9 no Advocate?
Conformidade com W-9 é um recurso opcional no Advocate que ajuda sua marca a atender aos requisitos de declaração fiscal dos EUA para participantes que recebem US$ 2.000 ou mais em recompensas não monetárias (por exemplo, cartões-presente, produtos com valor em USD, etc.) em um ano civil.
Observação: Isto é separado do processo de tratamento fiscal usado para recompensas em dinheiro pagas através da impact.com. Recompensas em dinheiro exigem que os participantes enviem formulários fiscais e dados bancários diretamente por meio de um fluxo seguro de entrevista fiscal incorporado ao seu widget ou microsite antes de receberem recompensas. A conformidade com W-9, por outro lado, dá suporte a marcas que emitem recompensas não monetárias e querem rastrear manualmente o status do W-9 para conformidade com o IRS.
O que a conformidade com W-9 faz
Rastreia o status de coleta do W-9 para cada participante dentro do perfil dele.
Veja como alterar o status de conformidade fiscal W-9 do participante para mais informações.
Atribui um valor tributável em USD às recompensas não monetárias (como cartões-presente ou produtos físicos) para rastreamento de conformidade.
Coloca automaticamente as recompensas em estado pendente quando um participante sem um W-9 registrado ultrapassa US$ 2.000 em um ano fiscal.
O que a conformidade com W-9 não faz
O Advocate não coleta formulários W-9 em seu nome ao conceder recompensas não monetárias.
O Advocate não armazena cópias dos formulários W-9.
Esse recurso não se aplica retroativamente — recompensas ganhas antes de habilitar a conformidade com W-9 não contarão para o limite de US$ 2.000.
Sua equipe é responsável por coletar e armazenar com segurança os formulários W-9 e emitir formulários 1099-NEC, se aplicável.
Como habilitar a conformidade com W-9
Para ativar a conformidade com W-9 para sua conta, entre em contato com nossa equipe de suporte e informe-nos qual opção você deseja da lista abaixo.
Opção 1: Todos os participantes
A conformidade com W-9 se aplica a todos os participantes, independentemente do país.
Qualquer participante cujo formulário W-9 tenha sido Marcado como não coletado terá limite de US$ 2.000 em recompensas totais por ano fiscal.
Recompensas que excederem esse limite são colocadas em estado pendente até que o formulário W-9 seja Marcado como coletado.
Opção 2: Participantes com código de país dos EUA explícito
A conformidade com W-9 se aplica apenas a participantes com um código de país dos EUA em seu perfil.
Esses participantes estão sujeitos ao mesmo limite de US$ 2.000, a menos que um W-9 seja Marcado como coletado.
Recompensas em excesso são mantidas em estado pendente até que a conformidade seja atendida.
Opção 3: Participantes com código de país dos EUA explícito ou implícito
A conformidade com W-9 se aplica a participantes que tenham:
Um código de país dos EUA.
Um locale que termina em
_USno perfil do participante.Como nas outras opções, recompensas acima de US$ 2.000 são mantidas em estado pendente até que o W-9 seja Marcado como coletado.
Notificação ao participante
O participante verá uma alteração imediata em sua tabela de recompensas. A recompensa que aciona o limite, e quaisquer recompensas subsequentes, serão colocadas em Pendente estado.
Indicador visual: Uma nota aparecerá diretamente abaixo da recompensa indicando que um W-9 é necessário.
Resolução: A recompensa permanece Pendente até que um gerente de programa marque manualmente o formulário como recebido.
Independentemente da opção escolhida, participantes que excederem US$ 2.000 em recompensas não monetárias receberão automaticamente uma notificação por e-mail informando que um formulário fiscal é necessário.
Este e-mail pode ser personalizado para incluir:
Sua língua ou tom preferido.
Instruções específicas sobre como os participantes devem enviar seu formulário W-9 para sua equipe.
Um ponto de contato ou informação de suporte, se necessário.
Personalizar essa mensagem garante que seus participantes entendam claramente os próximos passos e ajuda a agilizar seu processo de coleta de formulários fiscais.
Lembrete de boas práticas
Recomendamos conversar com sua equipe jurídica ou financeira para determinar se a coleta do W-9 é necessária para seu programa de indicação, ou se já está sendo tratada por outros sistemas.
A conformidade com W-9 é especialmente útil para marcas que não usam pagamentos em dinheiro através da impact.com e desejam uma maneira simples de monitorar a elegibilidade fiscal para recompensas não monetárias. No entanto, você continua responsável por coletar, proteger e relatar informações fiscais de acordo com as diretrizes do IRS.
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