W-9-Compliance für Advocate erklärt

Was ist W-9-Konformität in Advocate?

W-9-Konformität ist ein optionales Feature in Advocate das Ihrer Marke hilft, die US-Steuermeldeanforderungen für Teilnehmer zu erfüllen, die in einem Kalenderjahr 2.000 USD oder mehr an nicht-barer Vergütung verdienen (z. B. Geschenkkarten, Produkte mit USD-Wert usw.).

Hinweis: Dies ist getrennt vom Steuerabwicklungsprozess, der für Barprämien verwendet wird, die über impact.com ausgezahlt werden. Barprämien erfordern, dass Teilnehmer Steuerformulare und Bankdaten direkt über einen sicheren Steuerinterview-Flow in Ihrem Widget oder Ihrer Microsite einreichen, bevor sie Prämien erhalten. W-9-Konformität hingegen unterstützt Marken, die nicht-bare Prämien ausgeben und den W-9-Status für IRS-Konformität manuell verfolgen möchten.

Was W-9-Konformität leistet

• Verfolgen des W-9-Sammelstatus für jeden Teilnehmer innerhalb seines Profils.

  • Siehe wie Sie den W-9-Steuerkonformitätsstatus eines Teilnehmers ändern für weitere Informationen.

• Zuweisen eines steuerpflichtigen USD-Werts zu nicht-baren Prämien (wie Geschenkkarten oder physische Produkte) zur Konformitätsverfolgung.

• Automatisches Setzen von Prämien in einen schwebenden Zustand, wenn ein Teilnehmer ohne hinterlegten W-9 in einem Steuerjahr mehr als 2.000 USD erreicht.

Was W-9-Konformität nicht leistet

• Advocate sammelt keine W-9-Formulare in Ihrem Namen, wenn nicht-bare Prämien vergeben werden.

• Advocate speichert keine Kopien von W-9-Formularen.

• Dieses Feature gilt nicht rückwirkend — Prämien, die vor der Aktivierung der W-9-Konformität verdient wurden, werden nicht zur 2.000-USD-Schwelle hinzugerechnet.

Ihr Team ist verantwortlich für das Sammeln und die sichere Aufbewahrung von W-9-Formularen sowie für das Ausstellen von 1099-NEC-Formularen, falls zutreffend.

So aktivieren Sie die W-9-Konformität

Um die W-9-Konformität für Ihr Konto zu aktivieren, wenden Sie sich an unser Support-Team und teilen Sie uns mit, welche Option Sie aus der Liste unten wünschen.

Option 1: Alle Teilnehmer

W-9-Konformität gilt für alle Teilnehmer, unabhängig vom Land.

• Jeder Teilnehmer, dessen W-9-Formular Als nicht gesammelt markiert wurde, ist pro Steuerjahr auf insgesamt 2.000 USD an Prämien beschränkt.

• Prämien, die diesen Schwellenwert überschreiten, werden in einen schwebenden Zustand versetzt, bis das W-9-Formular Als gesammelt markiert.

Option 2: Teilnehmer mit explizitem US-Ländercode

W-9-Konformität gilt nur für Teilnehmer mit einem US-Ländercode in ihrem Profil.

• Diese Teilnehmer unterliegen demselben 2.000-USD-Limit, es sei denn, ein W-9 ist Als gesammelt markiert.

• Übermäßige Prämien werden in einem schwebenden Zustand gehalten, bis die Konformität erfüllt ist.

Option 3: Teilnehmer mit explizitem oder implizitem US-Ländercode

W-9-Konformität gilt für Teilnehmer, die entweder:

• einen US-Ländercode haben.

• Eine Locale, die endet mit _US in ihrem Teilnehmerprofil.

• Wie bei den anderen Optionen werden Prämien über 2.000 USD in einem schwebenden Zustand gehalten, bis das W-9 Als gesammelt markiert.

Teilnehmerbenachrichtigung

Status-Update in der App

Der Teilnehmer sieht eine sofortige Änderung in seiner Prämientabelle. Die Prämie, die die Schwelle auslöst, und alle nachfolgenden Prämien werden in einen Schwebend Zustand versetzt.

• Visuelles Indiz: Unter der Prämie erscheint ein Hinweis, dass ein W-9 erforderlich ist.

• Lösung: Die Prämie bleibt Schwebend bis ein Programmmanager das Formular manuell als erhalten markiert.

E-Mail-Benachrichtigung

Best-Practice-Erinnerung

Wir empfehlen, mit Ihrem Rechts- oder Finanzteam zu sprechen, um festzustellen, ob das Sammeln von W-9-Formularen für Ihr Empfehlungsprogramm erforderlich ist oder ob dies bereits über andere Systeme abgewickelt wird.

W-9-Konformität ist insbesondere für Marken nützlich, die keine Barauszahlungen über impact.com verwenden und eine unkomplizierte Möglichkeit suchen, die Steuerberechtigung für nicht-bare Prämien zu überwachen. Sie bleiben jedoch verantwortlich für das Sammeln, Sichern und Melden von Steuerinformationen gemäß den IRS-Richtlinien.

Mehr erfahren

• Den W-9-Steuerkonformitätsstatus eines Teilnehmers prüfen

• Den W-9-Steuerkonformitätsstatus eines Teilnehmers ändern