# W-9-Compliance für Advocate erklärt

#### Was ist W-9-Konformität in Advocate?

W-9-Konformität ist ein **optionales Feature in Advocate** das Ihrer Marke hilft, die US-Steuermeldeanforderungen für Teilnehmer zu erfüllen, die **in einem Kalenderjahr 2.000 USD oder mehr an nicht-barer Vergütung verdienen** (z. B. Geschenkkarten, Produkte mit USD-Wert usw.).

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**Hinweis**: Dies ist getrennt vom Steuerabwicklungsprozess, der für [Barprämien](https://help.impact.com/brand/de/was-mochten-sie-lernen/advocate-program/advocate-rewards/pay-with-cash/cash-payouts-for-advocate-explained) verwendet wird, die über impact.com ausgezahlt werden. Barprämien erfordern, dass Teilnehmer Steuerformulare und Bankdaten direkt über einen sicheren Steuerinterview-Flow in Ihrem Widget oder Ihrer Microsite einreichen, bevor sie Prämien erhalten. W-9-Konformität hingegen unterstützt Marken, die nicht-bare Prämien ausgeben und den W-9-Status für IRS-Konformität manuell verfolgen möchten.
{% endhint %}

**Was W-9-Konformität leistet**

* Verfolgen des W-9-Sammelstatus für jeden Teilnehmer innerhalb seines Profils.
  * Siehe [wie Sie den W-9-Steuerkonformitätsstatus eines Teilnehmers ändern](https://help.impact.com/brand/de/was-mochten-sie-lernen/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate) für weitere Informationen.
* Zuweisen eines steuerpflichtigen USD-Werts zu nicht-baren Prämien (wie Geschenkkarten oder physische Produkte) zur Konformitätsverfolgung.
* Automatisches Setzen von Prämien in einen schwebenden Zustand, wenn ein Teilnehmer ohne hinterlegten W-9 in einem Steuerjahr mehr als 2.000 USD erreicht.

**Was W-9-Konformität nicht leistet**

* Advocate sammelt keine W-9-Formulare in Ihrem Namen, wenn nicht-bare Prämien vergeben werden.
* Advocate speichert keine Kopien von W-9-Formularen.
* Dieses Feature gilt nicht rückwirkend — Prämien, die vor der Aktivierung der W-9-Konformität verdient wurden, werden nicht zur 2.000-USD-Schwelle hinzugerechnet.

Ihr Team ist verantwortlich für das Sammeln und die sichere Aufbewahrung von W-9-Formularen sowie für das Ausstellen von 1099-NEC-Formularen, falls zutreffend.

#### So aktivieren Sie die W-9-Konformität

Um die W-9-Konformität für Ihr Konto zu aktivieren, wenden Sie sich an unser [Support-Team](mailto:saasquatch-support@impact.com) und teilen Sie uns mit, welche Option Sie aus der Liste unten wünschen.

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<summary>Option 1: Alle Teilnehmer</summary>

W-9-Konformität gilt für alle Teilnehmer, unabhängig vom Land.

* Jeder Teilnehmer, dessen W-9-Formular *Als nicht gesammelt markiert* wurde, ist pro Steuerjahr auf insgesamt 2.000 USD an Prämien beschränkt.
* Prämien, die diesen Schwellenwert überschreiten, werden in einen schwebenden Zustand versetzt, bis das W-9-Formular *Als gesammelt markiert*.

</details>

<details>

<summary>Option 2: Teilnehmer mit explizitem US-Ländercode</summary>

W-9-Konformität gilt nur für Teilnehmer mit einem US-Ländercode in ihrem Profil.

* Diese Teilnehmer unterliegen demselben 2.000-USD-Limit, es sei denn, ein W-9 ist *Als gesammelt markiert*.
* Übermäßige Prämien werden in einem schwebenden Zustand gehalten, bis die Konformität erfüllt ist.

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</details>

<details>

<summary>Option 3: Teilnehmer mit explizitem oder implizitem US-Ländercode</summary>

W-9-Konformität gilt für Teilnehmer, die entweder:

* einen US-Ländercode haben.
* Eine Locale, die endet mit `_US` in ihrem Teilnehmerprofil.
* Wie bei den anderen Optionen werden Prämien über 2.000 USD in einem schwebenden Zustand gehalten, bis das W-9 *Als gesammelt markiert*.

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</details>

#### Teilnehmerbenachrichtigung

{% tabs %}
{% tab title="Status-Update in der App" %}
Der Teilnehmer sieht eine sofortige Änderung in seiner Prämientabelle. Die Prämie, die die Schwelle auslöst, und alle nachfolgenden Prämien werden in einen *Schwebend* Zustand versetzt.

* **Visuelles Indiz:** Unter der Prämie erscheint ein Hinweis, dass ein W-9 erforderlich ist.
* **Lösung:** Die Prämie bleibt *Schwebend* bis ein Programmmanager das Formular manuell als erhalten markiert.
  {% endtab %}

{% tab title="E-Mail-Benachrichtigung" %}
Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, **erhalten Teilnehmer, die mehr als 2.000 USD an nicht-baren Prämien erhalten,** automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Steuerformular erforderlich ist.

Diese E-Mail kann angepasst werden, um Folgendes zu enthalten:

* Ihre bevorzugte Sprache oder Tonalität.
* Spezifische Anweisungen, wie Teilnehmer ihr W-9-Formular an Ihr Team übermitteln sollen.
* Eine Kontaktperson oder Supportinformationen, falls erforderlich.

Die Anpassung dieser Nachricht stellt sicher, dass Ihre Teilnehmer die nächsten Schritte klar verstehen und hilft, Ihren Prozess zur Sammlung von Steuerformularen zu optimieren.
{% endtab %}
{% endtabs %}

#### Best-Practice-Erinnerung

Wir empfehlen, mit Ihrem Rechts- oder Finanzteam zu sprechen, um festzustellen, ob das Sammeln von W-9-Formularen für Ihr Empfehlungsprogramm erforderlich ist oder ob dies bereits über andere Systeme abgewickelt wird.

W-9-Konformität ist insbesondere für Marken nützlich, die keine Barauszahlungen über impact.com verwenden und eine unkomplizierte Möglichkeit suchen, die Steuerberechtigung für nicht-bare Prämien zu überwachen. Sie bleiben jedoch verantwortlich für das Sammeln, Sichern und Melden von Steuerinformationen gemäß den IRS-Richtlinien.

#### Mehr erfahren

* [Den W-9-Steuerkonformitätsstatus eines Teilnehmers prüfen](https://help.impact.com/brand/de/was-mochten-sie-lernen/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate)
* [Den W-9-Steuerkonformitätsstatus eines Teilnehmers ändern](https://help.impact.com/brand/de/was-mochten-sie-lernen/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate#update-an-individual-participant-s-w-9-status-0-2)