W-9 compliance spiegata per Advocate
Cos'è la conformità W-9 in Advocate?
La conformità W-9 è una funzionalità opzionale in Advocate che aiuta il tuo marchio a soddisfare i requisiti di segnalazione fiscale statunitensi per i partecipanti che guadagnano 2.000 USD o più in premi non in denaro (ad es., buoni regalo, prodotti con valore in USD, ecc.) in un anno solare.
Nota: Questo è separato dal processo di gestione fiscale utilizzato per premi in denaro erogati tramite impact.com. I premi in denaro richiedono che i partecipanti inviino moduli fiscali e dettagli bancari direttamente tramite un flusso di intervista fiscale sicuro integrato nel tuo widget o microsito prima di ricevere i premi. La conformità W-9, invece, supporta i brand che emettono premi non in denaro e vogliono monitorare manualmente lo stato W-9 per la conformità con l'IRS.
Cosa fa la conformità W-9
Traccia lo stato di raccolta del W-9 per ogni partecipante all'interno del loro profilo.
Vedi come modificare lo stato di conformità fiscale W-9 di un partecipante per maggiori informazioni.
Assegna un valore imponibile in USD ai premi non in denaro (come buoni regalo o prodotti fisici) per il monitoraggio della conformità.
Posiziona automaticamente i premi in uno stato di sospeso quando un partecipante senza un W-9 archiviato supera i 2.000 USD in un anno fiscale.
Cosa non fa la conformità W-9
Advocate non raccoglie i moduli W-9 per tuo conto quando vengono assegnati premi non in denaro.
Advocate non conserva copie dei moduli W-9.
Questa funzionalità non si applica retroattivamente—i premi guadagnati prima dell'attivazione della conformità W-9 non saranno conteggiati ai fini della soglia di 2.000 USD.
Il tuo team è responsabile della raccolta e della conservazione sicura dei moduli W-9 e dell'emissione dei moduli 1099-NEC se applicabile.
Come abilitare la conformità W-9
Per attivare la conformità W-9 per il tuo account, contatta il nostro team di supporto e facci sapere quale opzione desideri dalla lista sottostante.
Opzione 1: Tutti i partecipanti
La conformità W-9 si applica a tutti i partecipanti, indipendentemente dal Paese.
Qualsiasi partecipante il cui modulo W-9 è stato Contrassegnato come non raccolto sarà limitato a 2.000 USD di premi totali per anno fiscale.
I premi che superano questa soglia vengono messi in stato di sospeso fino a quando il modulo W-9 è Contrassegnato come raccolto.
Opzione 2: Partecipanti con codice paese USA esplicito
La conformità W-9 si applica solo ai partecipanti con un codice paese USA nel loro profilo.
Questi partecipanti sono soggetti allo stesso limite di 2.000 USD a meno che un W-9 non sia Contrassegnato come raccolto.
I premi in eccesso vengono trattenuti in uno stato di sospeso fino al raggiungimento della conformità.
Opzione 3: Partecipanti con codice paese USA esplicito o implicito
La conformità W-9 si applica ai partecipanti che hanno uno dei seguenti:
Un codice paese USA.
Una localizzazione che termina con
_USnel loro profilo partecipante.Come per le altre opzioni, i premi superiori a 2.000 USD sono trattenuti in uno stato di sospeso fino a quando il W-9 è Contrassegnato come raccolto.
Notifica al partecipante
Il partecipante vedrà un cambiamento immediato nella loro tabella dei premi. Il premio che fa scattare la soglia, e qualsiasi premio successivo, sarà posto in Sospeso stato.
Indicatore visivo: Apparirà una nota direttamente sotto il premio che indica che è richiesto un W-9.
Risoluzione: Il premio rimane Sospeso fino a quando un responsabile del programma non contrassegna manualmente il modulo come ricevuto.
Indipendentemente dall'opzione scelta, i partecipanti che superano i 2.000 USD in premi non in denaro riceveranno automaticamente una notifica via email che indica che è richiesto un modulo fiscale.
Questa email può essere personalizzata per includere:
La tua lingua o tono preferito.
Istruzioni specifiche su come i partecipanti devono inviare il loro modulo W-9 al tuo team.
Un punto di contatto o informazioni di supporto, se necessario.
Personalizzare questo messaggio assicura che i tuoi partecipanti comprendano chiaramente i passaggi successivi e aiuta a snellire il processo di raccolta dei moduli fiscali.
Promemoria di best practice
Consigliamo di consultare il tuo team legale o finanziario per determinare se la raccolta del W-9 è richiesta per il tuo programma di referral o se è già gestita tramite altri sistemi.
La conformità W-9 è particolarmente utile per i brand che non utilizzano pagamenti in contanti tramite impact.com e vogliono un modo leggero per monitorare l'idoneità fiscale per i premi non in denaro. Tuttavia, rimani responsabile della raccolta, della protezione e della segnalazione delle informazioni fiscali in conformità alle linee guida dell'IRS.
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