W-9-Compliance für Advocate erklärt
Was ist W-9-Compliance in Advocate?
W-9-Compliance ist eine optionale Funktion in Advocate die Ihrer Marke hilft, die US-Steuermeldepflichten für Teilnehmer zu erfüllen, die in einem Kalenderjahr 599,99 USD oder mehr an nicht-bar vergüteten Belohnungen verdienen (z. B. Geschenkkarten, Produkte mit USD-Wert usw.).
Hinweis: Dies ist getrennt vom Steuerabwicklungsprozess, der für Barprämien ausgezahlt über impact.com verwendet wird. Barprämien erfordern, dass Teilnehmer Steuerformulare und Bankdaten direkt über einen sicheren Steuerinterview-Flow in Ihrem Widget oder Ihrer Microsite einreichen, bevor sie Prämien erhalten. W-9-Compliance unterstützt hingegen Marken, die nicht-bar ausgezahlte Belohnungen vergeben und den W-9-Status zur IRS-Compliance manuell verfolgen möchten.
Was W-9-Compliance leistet
Verfolgt den W-9-Erfassungsstatus für jeden Teilnehmer in dessen Profil.
Siehe wie man den W-9-Steuer-Compliance-Status eines Teilnehmers ändert für weitere Informationen.
Weist nicht-bar ausgezahlten Belohnungen (wie Geschenkkarten oder physischen Produkten) einen steuerpflichtigen USD-Wert für die Compliance-Verfolgung zu.
Setzt Prämien automatisch in einen ausstehenden Status, wenn ein Teilnehmer ohne hinterlegten W-9 in einem Steuerjahr mehr als 599,99 USD erreicht.
Was W-9-Compliance nicht leistet
Advocate sammelt keine W-9-Formulare in Ihrem Namen, wenn nicht-bar ausgezahlte Belohnungen vergeben werden.
Advocate speichert keine Kopien von W-9-Formularen.
Diese Funktion gilt nicht rückwirkend — Prämien, die vor der Aktivierung der W-9-Compliance verdient wurden, werden nicht auf die 599,99-USD-Schwelle angerechnet.
Ihr Team ist verantwortlich für das Sammeln und die sichere Aufbewahrung von W-9-Formularen und das Ausstellen von 1099-NEC-Formularen, falls zutreffend.
So aktivieren Sie die W-9-Compliance
Um die W-9-Compliance für Ihr Konto zu aktivieren, wenden Sie sich an unser Support-Team und teilen Sie uns mit, welche Option Sie aus der untenstehenden Liste wünschen.
Option 1: Alle Teilnehmer
Die W-9-Compliance gilt für alle Teilnehmer, unabhängig vom Land.
Jeder Teilnehmer, dessen W-9-Formular Als nicht erfasst markiert wurde ist auf insgesamt 599,99 USD an Prämien pro Steuerjahr beschränkt.
Prämien, die diese Schwelle überschreiten, werden in einen ausstehenden Zustand versetzt, bis das W-9-Formular Als erfasst markiert wird.
Option 2: Teilnehmer mit explizitem US-Ländercode
Die W-9-Compliance gilt nur für Teilnehmer mit einem US-Ländercode in ihrem Profil.
Diese Teilnehmer unterliegen derselben 599,99-USD-Grenze, es sei denn, ein W-9 ist Als erfasst markiert wird.
Überschüssige Prämien werden in einem ausstehenden Zustand gehalten, bis die Compliance erfüllt ist.
Option 3: Teilnehmer mit explizitem oder implizitem US-Ländercode
Die W-9-Compliance gilt für Teilnehmer, die entweder:
Einen US-Ländercode haben.
Eine Locale, die endet mit
_USin ihrem Teilnehmerprofil.Wie bei den anderen Optionen werden Prämien über 599,99 USD in einem ausstehenden Zustand gehalten, bis der W-9 Als erfasst markiert wird.
Teilnehmerbenachrichtigung
Der Teilnehmer sieht eine sofortige Änderung in seiner Prämientabelle. Die Prämie, die die Schwelle auslöst, und alle nachfolgenden Prämien werden in einen Ausstehend Zustand versetzt.
Visueller Indikator: Unter der Prämie erscheint eine Notiz, die besagt, dass ein W-9 erforderlich ist.
Lösung: Die Prämie bleibt Ausstehend bis ein Programmmanager das Formular manuell als erhalten markiert.
Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, erhalten Teilnehmer, die mehr als 599,99 USD an nicht-bar ausgezahlten Prämien überschreiten, automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Steuerformular erforderlich ist.
Diese E-Mail kann angepasst werden, um Folgendes zu enthalten:
Ihre bevorzugte Sprache oder Tonalität.
Spezifische Anweisungen dazu, wie Teilnehmer ihr W-9-Formular an Ihr Team übermitteln sollen.
Ein Ansprechpartner oder Supportinformationen, falls erforderlich.
Die Anpassung dieser Nachricht stellt sicher, dass Ihre Teilnehmer die nächsten Schritte klar verstehen und hilft, Ihren Prozess zum Sammeln von Steuerformularen zu optimieren.
Empfehlung für bewährtes Vorgehen
Wir empfehlen, mit Ihrem Rechts- oder Finanzteam zu sprechen, um festzustellen, ob die W-9-Erfassung für Ihr Empfehlungsprogramm erforderlich ist oder bereits über andere Systeme abgewickelt wird.
W-9-Compliance ist besonders nützlich für Marken, die keine Barauszahlungen über impact.com verwenden und eine unkomplizierte Möglichkeit wünschen, die Steuerberechtigung für nicht-bar ausgezahlte Prämien zu überwachen. Sie bleiben jedoch weiterhin verantwortlich für das Sammeln, Sichern und Melden von Steuerinformationen gemäß den IRS-Richtlinien.
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