Gerenciar a conformidade fiscal W-9 dos participantes no Advocate

A conformidade com o W-9 é um recurso opcional no Advocate que ajuda sua marca e seus participantes a permanecerem em conformidade com a legislação tributária dos EUA. Ela acompanha quais participantes enviaram um formulário W-9 e garante que recompensas acima de US$ 2.000 em um ano-calendário sejam tratadas corretamente.

Para ler mais sobre a conformidade do W-9 no Advocate, visite Conformidade com W-9 explicada para o Advocate.

Este artigo explica como visualizar, atualizar e gerenciar em massa os status de conformidade tributária W-9 dos seus participantes.

Como verificar o status de conformidade tributária W-9 de um participante

Siga este processo para verificar se um formulário W-9 foi marcado como coletado para um participante específico.

1. No menu de navegação à esquerda, vá para [Engage] → Participantes.
2. Pesquise e selecione o nome do participante.
3. No perfil do participante, selecione o Pagamentos e impostos aba.
4. Nesta aba, você verá:

   • O status do formulário W-9 do participante (Coletado / Não coletado).

   

   • Um detalhamento das recompensas ganhos por ano-calendário.

Observação: Se você quiser ver o status do W-9 de vários participantes ao mesmo tempo, você pode gerar um relatório do programa usando o tipo de relatório US W-9 Tax Report.

Atualizar o status W-9 de um participante individual

Marcar um formulário W-9 como coletado

Selecione Marcar como coletado quando um participante envia seu W-9. Isso remove o limite de recompensa de US$ 2.000 e libera quaisquer recompensas pendentes.

1. No menu de navegação à esquerda, selecione [Engage] → Participantes.
2. Pesquise e selecione o nome do participante cujo status de conformidade fiscal você deseja modificar.
3. No perfil do participante, selecione o Pagamentos e impostos aba.
4. Selecione Marcar como coletado.

1. Selecione Confirmar.

Marcar um formulário W-9 como não coletado

Por padrão, presume-se que os participantes não forneceram um formulário W-9. Se você marcou anteriormente um formulário W-9 como coletado e deseja alterar o status, use esta opção para reverter o status manualmente.

Observação: Alterar um status para Não coletado não coloca recompensas retroativamente em pendente.

1. No menu de navegação à esquerda, selecione [Engage] → Participantes.
2. Pesquise e selecione o nome do participante cujo status de conformidade fiscal você deseja modificar.
3. No perfil do participante, selecione o Pagamentos e impostos aba.
4. Selecione Marcar como não coletado.

1. Selecione Confirmar.

Atualizar status W-9 em massa

Você pode usar uma importação em massa de usuários para marcar formulários W-9 como Coletado para vários participantes ao mesmo tempo. Esta ação:

• Isenta os participantes do limite anual de recompensas de US$ 2.000 para os anos fiscais atuais e futuros.
• Libera automaticamente quaisquer recompensas que tenham sido colocadas em estado pendente devido à ausência de um W-9.

Aviso: A opção de importação em massa não pode ser usada para marcar W-9s como Não coletado—isso deve ser feito individualmente pelo perfil do participante.

1. Baixe o .arquivo de amostra .csv ou use os seguintes dados .csv para criar um arquivo de amostra:

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[e-mail],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[e-mail],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[e-mail],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[e-mail],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Para cada participante cujo W-9 você coletou:

   • Adicione uma coluna com o nome: dateUSTaxFormSubitted.
   • Insira o carimbo de data/hora Unix (epoch time) que representa a data em que o W-9 foi recebido.
   • Use um conversor online para gerar isso a partir de uma data padrão (por exemplo, epochconverter.com).
3. Salvar o arquivo.
4. Siga as instruções de importação em massa para enviar seu arquivo.