Explicação sobre conformidade W-9 para o Advocate
O que é a conformidade W-9 no Advocate?
A Conformidade W-9 é um recurso opcional no Advocate que ajuda sua marca a atender aos requisitos de declaração fiscal dos EUA para participantes que ganham US$ 2.000 ou mais em recompensas não monetárias (por exemplo, cartões-presente, produtos com valor em USD etc.) em um ano civil.
Observação: Isso é separado do processo de tratamento fiscal usado para recompensas em dinheiro pagas por meio do impact.com. Recompensas em dinheiro exigem que os participantes enviem formulários fiscais e dados bancários diretamente por meio de um fluxo seguro de entrevista fiscal incorporado ao seu widget ou microsite antes de ganhar recompensas. A Conformidade W-9, por outro lado, dá suporte a marcas que distribuem recompensas não monetárias e querem acompanhar manualmente o status W-9 para conformidade com o IRS.
O que a conformidade W-9 faz
Acompanhar o status de coleta do W-9 para cada participante no respectivo perfil.
Veja como alterar o status de conformidade fiscal W-9 do participante para mais informações.
Atribuir um valor tributável em USD às recompensas não monetárias (como cartões-presente ou produtos físicos) para acompanhamento de conformidade.
Colocar automaticamente as recompensas em estado pendente quando um participante sem W-9 em arquivo ultrapassar US$ 2.000 em um ano fiscal.
O que a conformidade W-9 não faz
O Advocate não coleta formulários W-9 em seu nome ao recompensar recompensas não monetárias.
O Advocate não armazena cópias de formulários W-9.
Este recurso não se aplica retroativamente — recompensas obtidas antes de ativar a Conformidade W-9 não contarão para o limite de US$ 2.000.
Sua equipe é responsável por coletar e armazenar com segurança os formulários W-9 e emitir os formulários 1099-NEC, se aplicável.
Como ativar a conformidade W-9
Para ativar a Conformidade W-9 na sua conta, entre em contato com nossa equipe de suporte e nos informe qual opção você deseja da lista abaixo.
Opção 1: Todos os participantes
A Conformidade W-9 se aplica a todos os participantes, independentemente do país.
Qualquer participante cujo formulário W-9 tenha sido Marcado como não coletado terá um limite de US$ 2.000 em recompensas totais por ano fiscal.
Recompensas que excederem esse limite serão colocadas em estado pendente até que o formulário W-9 seja Marcado como coletado.
Opção 2: Participantes com um código de país dos EUA explícito
A Conformidade W-9 se aplica somente a participantes com um código de país dos EUA no perfil.
Esses participantes estão sujeitos ao mesmo limite de US$ 2.000, a menos que um W-9 seja Marcado como coletado.
Recompensas excedentes são retidas em estado pendente até que a conformidade seja atendida.
Opção 3: Participantes com um código de país dos EUA explícito ou implícito
A Conformidade W-9 se aplica a participantes que tenham qualquer um dos seguintes:
Um código de país dos EUA.
Uma localidade terminando em
_USno perfil do participante.Assim como nas outras opções, recompensas acima de US$ 2.000 são retidas em estado pendente até que o W-9 seja Marcado como coletado.
Notificação ao participante
O participante verá uma alteração imediata na tabela de recompensas. A recompensa que aciona o limite, e quaisquer recompensas subsequentes, serão colocadas em um Pendente estado.
Indicador visual: Uma observação aparecerá diretamente abaixo da recompensa informando que um W-9 é necessário.
Resolução: A recompensa permanece Pendente até que um gerente do programa marque manualmente o formulário como recebido.
Independentemente da opção que você escolher, participantes que excederem US$ 2.000 em recompensas não monetárias receberão automaticamente uma notificação por e-mail informando que um formulário fiscal é necessário.
Este e-mail pode ser personalizado para incluir:
Seu idioma ou tom preferido.
Instruções específicas sobre como os participantes devem enviar o formulário W-9 para sua equipe.
Um ponto de contato ou informações de suporte, se necessário.
Personalizar esta mensagem garante que seus participantes entendam claramente os próximos passos e ajuda a agilizar seu processo de coleta de formulários fiscais.
Lembrete de boa prática
Recomendamos conversar com sua equipe jurídica ou financeira para determinar se a coleta do W-9 é exigida para o seu programa de indicação, ou se isso já está sendo tratado por outros sistemas.
A Conformidade W-9 é especialmente útil para marcas que não usam pagamentos em dinheiro por meio do impact.com e querem uma forma leve de monitorar a elegibilidade fiscal para recompensas não monetárias. No entanto, você continua responsável por coletar, proteger e declarar as informações fiscais de acordo com as diretrizes do IRS.
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