Explicação sobre conformidade W-9 para o Advocate
O que é a conformidade com o W-9 no Advocate?
A Conformidade com o W-9 é um recurso opcional no Advocate que ajuda sua marca a atender aos requisitos de declaração de impostos nos EUA para participantes que ganham US$ 2.000 ou mais em recompensas não monetárias (por exemplo, cartões-presente, produtos com valor em USD etc.) em um ano-calendário.
O que a conformidade com o W-9 faz
Acompanhar o status de coleta do W-9 para cada participante dentro do perfil dele.
Consulte como alterar o status de conformidade fiscal W-9 do participante para mais informações.
Atribuir um valor tributável em USD a recompensas não monetárias (como cartões-presente ou produtos físicos) para acompanhamento de conformidade.
Colocar automaticamente as recompensas em estado pendente quando um participante sem W-9 registrado excede US$ 2.000 em um ano fiscal.
O que a conformidade com o W-9 não faz
O Advocate não coleta formulários W-9 em seu nome ao conceder recompensas não monetárias.
O Advocate não armazena cópias de formulários W-9.
Este recurso não se aplica retroativamente — recompensas recebidas antes de ativar a Conformidade com o W-9 não contarão para o limite de US$ 2.000.
Sua equipe é responsável por coletar e armazenar com segurança os formulários W-9 e emitir formulários 1099-NEC, se aplicável.
Como ativar a conformidade com o W-9
Para ativar a Conformidade com o W-9 na sua conta, entre em contato com nossa equipe de suporte e nos informe qual opção você deseja da lista abaixo.
Opção 2: Participantes com código de país dos EUA explícito
A Conformidade com o W-9 se aplica apenas a participantes com um código de país dos EUA no perfil.
Esses participantes estão sujeitos ao mesmo limite de US$ 2.000, a menos que um W-9 seja Marcado como coletado.
As recompensas excedentes são mantidas em estado pendente até que a conformidade seja atendida.
Opção 3: Participantes com código de país dos EUA explícito ou implícito
A Conformidade com o W-9 se aplica a participantes que tenham qualquer um dos seguintes:
Um código de país dos EUA.
Um locale que termine em
_USno perfil do participante.Assim como nas outras opções, recompensas acima de US$ 2.000 são mantidas em estado pendente até que o W-9 seja Marcado como coletado.
Notificação ao participante
O participante verá uma alteração imediata na tabela de recompensas. A recompensa que aciona o limite, e quaisquer recompensas subsequentes, serão colocadas em um Pendente estado.
Indicador visual: Uma observação aparecerá logo abaixo da recompensa informando que um W-9 é necessário.
Resolução: A recompensa permanece Pendente até que um gerente do programa marque manualmente o formulário como recebido.
Independentemente da opção escolhida, participantes que excederem US$ 2.000 em recompensas não monetárias receberão automaticamente uma notificação por e-mail informando que um formulário fiscal é necessário.
Este e-mail pode ser personalizado para incluir:
O idioma ou tom de voz de sua preferência.
Instruções específicas sobre como os participantes devem enviar o formulário W-9 para sua equipe.
Um ponto de contato ou informações de suporte, se necessário.
Personalizar esta mensagem garante que seus participantes entendam claramente as próximas etapas e ajuda a simplificar seu processo de coleta de formulários fiscais.
Lembrete de boas práticas
Recomendamos falar com sua equipe jurídica ou financeira para determinar se a coleta do W-9 é necessária para o seu programa de indicação, ou se isso já está sendo tratado por outros sistemas.
A Conformidade com o W-9 é especialmente útil para marcas que não usam pagamentos em dinheiro por meio do impact.com e desejam uma forma leve de monitorar a elegibilidade fiscal para recompensas não monetárias. No entanto, você continua responsável por coletar, proteger e declarar informações fiscais de acordo com as diretrizes da IRS.
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