Gerencie a conformidade fiscal W-9 para participantes no Advocate

A conformidade com o W-9 é um recurso opcional no Advocate que ajuda sua marca e seus participantes a permanecerem em conformidade com a legislação tributária dos EUA. Ele acompanha quais participantes enviaram um formulário W-9 e garante que recompensas que excedam US$ 2.000 em um ano-calendário sejam tratadas corretamente.

Para saber mais sobre a conformidade W-9 no Advocate, visite Conformidade W-9 explicada para o Advocate.

Este artigo explica como visualizar, atualizar e gerenciar em massa os status de conformidade tributária W-9 dos seus participantes.

Como verificar o status de conformidade tributária W-9 de um participante

Siga este processo para verificar se um formulário W-9 foi marcado como coletado para um participante específico.

1. No menu de navegação à esquerda, vá para [Engajamento] → Participantes.

2. Pesquise e selecione o nome do participante.

3. No perfil do participante, selecione a guia Pagamentos e Impostos .

4. Nesta guia, você verá:

   • O status do formulário W-9 do participante (Coletado / Não coletado).

   

   • Um detalhamento das recompensas ganhas por ano-calendário.

Observação: Se quiser ver o status do W-9 de vários participantes ao mesmo tempo, você pode executar um relatório do programa usando o tipo de relatório Relatório Fiscal W-9 dos EUA.

Atualizar o status W-9 de um participante individual

Marcar um formulário W-9 como coletado

Selecione Marcar como coletado quando um participante enviar o W-9. Isso remove o limite de recompensa de US$ 2.000 e libera quaisquer recompensas pendentes.

1. No menu de navegação à esquerda, selecione [Engajamento] → Participantes.

2. Pesquise e selecione o nome do participante cujo status de conformidade tributária você deseja modificar.

3. No perfil do participante, selecione o Pagamentos e Impostos .

4. Selecione Marcar como coletado.

1. Selecione Confirmar.

Marcar um formulário W-9 como não coletado

Por padrão, considera-se que os participantes não forneceram um formulário W-9. Se você marcou anteriormente um formulário W-9 como coletado e deseja alterar o status, use esta opção para reverter o status manualmente.

Observação: Alterar um status para Não coletado não coloca recompensas em pendente retroativamente.

1. No menu de navegação à esquerda, selecione [Engajamento] → Participantes.

2. Pesquise e selecione o nome do participante cujo status de conformidade tributária você deseja modificar.

3. No perfil do participante, selecione o Pagamentos e Impostos .

4. Selecione Marcar como não coletado.

1. Selecione Confirmar.

Atualizar status W-9 em massa

Você pode usar uma importação em massa de usuários para marcar formulários W-9 como Coletado para vários participantes de uma vez. Esta ação:

• Isenta os participantes do limite anual de recompensas de US$ 2.000 para os anos fiscais atuais e futuros.

• Libera automaticamente quaisquer recompensas que tenham sido colocadas em estado pendente devido à ausência de um W-9.

Aviso: A opção de importação em massa não pode ser usada para marcar W-9s como Não coletado—isso deve ser feito individualmente pelo perfil do participante.

1. Baixe o arquivo de exemplo .csv ou use os seguintes dados .csv para criar um arquivo de exemplo:

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[email protected],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[email protected],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[email protected],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[email protected],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Para cada participante cujo W-9 você coletou:

   • Adicione uma coluna com o rótulo: dateUSTaxFormSubitted.

   • Digite o timestamp Unix (tempo epoch) que representa a data em que o W-9 foi recebido.

   • Use um conversor online para gerar isso a partir de uma data padrão (por exemplo, epochconverter.com).

3. Salve o arquivo.

4. Siga as instruções de importação em massa para enviar seu arquivo.