Conformidade W-9 Explicada para o Advocate
O que é conformidade W-9 no Advocate?
Conformidade W-9 é um recurso opcional no Advocate que ajuda sua marca a atender aos requisitos de declaração fiscal dos EUA para participantes que ganham $599,99 USD ou mais em recompensas não monetárias (por exemplo, cartões presente, produtos com valor em USD, etc.) em um ano civil.
Observação: Isso é separado do processo de tratamento fiscal usado para recompensas em dinheiro pagas através da impact.com. Recompensas em dinheiro exigem que os participantes enviem formulários fiscais e detalhes bancários diretamente por meio de um fluxo de entrevista fiscal seguro integrado ao seu widget ou microsite antes de receberem recompensas. A conformidade W-9, por outro lado, dá suporte a marcas que emitem recompensas não monetárias e desejam rastrear manualmente o status do W-9 para conformidade com o IRS.
O que a conformidade W-9 faz
Rastreia o status de coleta do W-9 para cada participante dentro do perfil dele.
Veja como alterar o status de conformidade fiscal W-9 de um participante para mais informações.
Atribui um valor tributável em USD às recompensas não monetárias (como cartões presente ou produtos físicos) para rastreamento de conformidade.
Coloca automaticamente recompensas em estado pendente quando um participante sem W-9 registrado ultrapassa $599,99 USD em um ano fiscal.
O que a conformidade W-9 não faz
O Advocate não coleta formulários W-9 em seu nome ao conceder recompensas não monetárias.
O Advocate não armazena cópias dos formulários W-9.
Esse recurso não se aplica retroativamente — recompensas ganhas antes de ativar a Conformidade W-9 não serão contabilizadas para o limite de $599,99.
Sua equipe é responsável por coletar e armazenar com segurança os formulários W-9 e emitir formulários 1099-NEC, se aplicável.
Como ativar a conformidade W-9
Para ativar a Conformidade W-9 na sua conta, entre em contato com nossa equipe de suporte e informe qual opção você deseja da lista abaixo.
Opção 1: Todos os participantes
A Conformidade W-9 se aplica a todos os participantes, independentemente do país.
Qualquer participante cujo formulário W-9 tenha sido Marcado como não coletado será limitado a $599,99 USD em recompensas totais por ano fiscal.
Recompensas que excederem esse limite são colocadas em estado pendente até que o formulário W-9 seja Marcado como coletado.
Opção 2: Participantes com código de país EUA explícito
A Conformidade W-9 se aplica apenas a participantes com código de país dos EUA em seu perfil.
Esses participantes estão sujeitos ao mesmo limite de $599,99 USD, a menos que um W-9 seja Marcado como coletado.
Recompensas em excesso são mantidas em estado pendente até que a conformidade seja atendida.
Opção 3: Participantes com código de país EUA explícito ou implícito
A Conformidade W-9 se aplica a participantes que tenham qualquer um dos seguintes:
Um código de país dos EUA.
Uma localidade que termine em
_USno perfil do participante.Como nas outras opções, recompensas acima de $599,99 USD são mantidas em estado pendente até que o W-9 seja Marcado como coletado.
Notificação ao participante
O participante verá uma mudança imediata em sua tabela de recompensas. A recompensa que acionar o limite, e quaisquer recompensas subsequentes, serão colocadas em Pendente estado.
Indicador visual: Uma observação aparecerá diretamente abaixo da recompensa indicando que um W-9 é necessário.
Resolução: A recompensa permanece Pendente até que um gerente do programa marque manualmente o formulário como recebido.
Independentemente da opção escolhida, participantes que excederem $599,99 USD em recompensas não monetárias receberão automaticamente uma notificação por e-mail informando que um formulário fiscal é necessário.
Este e-mail pode ser personalizado para incluir:
Sua língua ou tom preferido.
Instruções específicas sobre como os participantes devem enviar o formulário W-9 para sua equipe.
Um ponto de contato ou informações de suporte, se necessário.
Personalizar essa mensagem garante que seus participantes entendam claramente os próximos passos e ajuda a agilizar seu processo de coleta de formulários fiscais.
Lembrete de boa prática
Recomendamos conversar com sua equipe jurídica ou financeira para determinar se a coleta do W-9 é exigida para seu programa de indicação, ou se já está sendo tratada por outros sistemas.
A Conformidade W-9 é especialmente útil para marcas que não usam pagamentos em dinheiro através da impact.com e querem uma maneira leve de monitorar a elegibilidade fiscal para recompensas não monetárias. No entanto, você continua responsável por coletar, proteger e reportar informações fiscais de acordo com as diretrizes do IRS.
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