Conformidade do W-9 Explicada para Advocate
O que é conformidade W-9 no Advocate?
Conformidade W-9 é um recurso opcional no Advocate que ajuda sua marca a cumprir os requisitos de relatório fiscal dos EUA para participantes que ganham US$ 599,99 ou mais em recompensas não monetárias (por exemplo, cartões-presente, produtos com valor em USD, etc.) em um ano civil.
Observação: Isto é separado do processo de tratamento de impostos usado para recompensas em dinheiro pagas através do impact.com. Recompensas em dinheiro exigem que os participantes enviem formulários fiscais e dados bancários diretamente por meio de um fluxo seguro de entrevista fiscal incorporado ao seu widget ou microsite antes de receberem recompensas. A Conformidade W-9, por outro lado, dá suporte a marcas que emitem recompensas não monetárias e querem rastrear o status W-9 para conformidade com o IRS manualmente.
O que a conformidade W-9 faz
Rastreia o status de coleta do W-9 para cada participante dentro de seu perfil.
Veja como alterar o status de conformidade fiscal W-9 do participante para mais informações.
Atribui um valor tributável em USD a recompensas não monetárias (como cartões-presente ou produtos físicos) para rastreamento de conformidade.
Coloca automaticamente as recompensas em estado pendente quando um participante sem um W-9 registrado excede US$ 599,99 em um ano fiscal.
O que a conformidade W-9 não faz
O Advocate não coleta formulários W-9 em seu nome ao conceder recompensas não monetárias.
O Advocate não armazena cópias dos formulários W-9.
Esse recurso não é aplicável retroativamente — recompensas ganhas antes de ativar a Conformidade W-9 não contarão para o limite de US$ 599,99.
Sua equipe é responsável por coletar e armazenar com segurança os formulários W-9 e emitir formulários 1099-NEC, se aplicável.
Como ativar a conformidade W-9
Para ativar a Conformidade W-9 para sua conta, entre em contato com nossa equipe de suporte e nos informe qual opção você deseja da lista abaixo.
Opção 1: Todos os participantes
A Conformidade W-9 se aplica a todos os participantes, independentemente do país.
Qualquer participante cujo formulário W-9 tenha sido Marcado como não coletado terá um limite de US$ 599,99 em recompensas totais por ano fiscal.
Recompensas que excederem esse limite são colocadas em estado pendente até que o formulário W-9 seja Marcado como coletado.
Opção 2: Participantes com código de país dos EUA explícito
A Conformidade W-9 se aplica apenas a participantes com um código de país dos EUA em seu perfil.
Esses participantes estão sujeitos ao mesmo limite de US$ 599,99, a menos que um W-9 seja Marcado como coletado.
Recompensas em excesso são mantidas em estado pendente até que a conformidade seja atendida.
Opção 3: Participantes com código de país dos EUA explícito ou implícito
A Conformidade W-9 se aplica a participantes que possuem qualquer um dos seguintes:
Um código de país dos EUA.
Um locale terminando em
_USem seu perfil de participante.Como nas outras opções, recompensas acima de US$ 599,99 são mantidas em estado pendente até que o W-9 seja Marcado como coletado.
Notificação ao participante
Independentemente da opção escolhida, participantes que excederem US$ 599,99 em recompensas não monetárias receberão automaticamente uma notificação por e-mail informando que um formulário fiscal é necessário.
Este e-mail pode ser personalizado para incluir:
Sua língua ou tom preferido.
Instruções específicas sobre como os participantes devem enviar seu formulário W-9 para sua equipe.
Um ponto de contato ou informações de suporte, se necessário.
Personalizar essa mensagem garante que seus participantes compreendam claramente os próximos passos e ajuda a agilizar seu processo de coleta de formulários fiscais.
Lembrete de prática recomendada
Recomendamos conversar com sua equipe jurídica ou financeira para determinar se a coleta de W-9 é necessária para seu programa de indicação, ou se já está sendo tratada por outros sistemas.
A Conformidade W-9 é especialmente útil para marcas que não utilizam pagamentos em dinheiro por meio do impact.com e desejam uma forma leve de monitorar a elegibilidade fiscal para recompensas não monetárias. No entanto, você continua responsável por coletar, proteger e reportar informações fiscais de acordo com as diretrizes do IRS.
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