Gestisci la conformità fiscale W-9 per i partecipanti in Advocate

La conformità W-9 è una funzionalità opzionale in Advocate che aiuta il tuo brand e i tuoi partecipanti a rimanere conformi alla normativa fiscale statunitense. Tiene traccia di quali partecipanti hanno inviato un modulo W-9 e garantisce che i premi superiori a 2.000 USD in un anno solare siano gestiti correttamente.

Per saperne di più sulla conformità W-9 di Advocate, visita Conformità W-9 spiegata per Advocate.

Questo articolo spiega come visualizzare, aggiornare e gestire in blocco gli stati di conformità fiscale W-9 per i tuoi partecipanti.

Come verificare lo stato di conformità fiscale W-9 di un partecipante

Segui questa procedura per verificare se un modulo W-9 è stato contrassegnato come raccolto per un partecipante specifico.

1. Dal menu di navigazione a sinistra, vai a [Engage] → Partecipanti.
2. Cerca e seleziona il nome del partecipante.
3. Nel profilo del partecipante, seleziona il Pagamenti e tasse .
4. All'interno di questa scheda, vedrai:

   • Lo stato del modulo W-9 del partecipante (Raccolto / Non raccolto).

   

   • Una ripartizione dei premi guadagnati per anno solare.

Nota: Se vuoi vedere lo stato W-9 per più partecipanti contemporaneamente, puoi eseguire un report del programma utilizzando il tipo di report US W-9 Tax Report.

Aggiorna lo stato W-9 di un singolo partecipante

Contrassegna un modulo W-9 come raccolto

Seleziona Contrassegna come raccolto quando un partecipante invia il proprio W-9. In questo modo si rimuove il limite premio di 2.000 USD e si sbloccano eventuali premi in sospeso.

1. Dal menu di navigazione a sinistra, seleziona [Engage] → Partecipanti.
2. Cerca e seleziona il nome del partecipante di cui vuoi modificare lo stato di conformità fiscale.
3. Nel profilo del partecipante, seleziona il Pagamenti e tasse .
4. Seleziona Contrassegna come raccolto.

1. Seleziona Conferma.

Contrassegna un modulo W-9 come non raccolto

Per impostazione predefinita, si presume che i partecipanti non abbiano fornito un modulo W-9. Se in precedenza hai contrassegnato un modulo W-9 come raccolto e vuoi modificare lo stato, usa questa opzione per ripristinare manualmente lo stato.

Nota: Modificare uno stato in Non raccolto non inserisce retroattivamente i premi in sospeso.

1. Dal menu di navigazione a sinistra, seleziona [Engage] → Partecipanti.
2. Cerca e seleziona il nome del partecipante di cui vuoi modificare lo stato di conformità fiscale.
3. Nel profilo del partecipante, seleziona il Pagamenti e tasse .
4. Seleziona Contrassegna come non raccolto.

1. Seleziona Conferma.

Aggiorna in blocco gli stati W-9

Puoi usare un'importazione massiva degli utenti per contrassegnare i moduli W-9 come Raccolto per più partecipanti contemporaneamente. Questa azione:

• Esenta i partecipanti dal limite annuo di premi di 2.000 USD per gli anni fiscali in corso e futuri.
• Ripristina automaticamente eventuali premi che erano stati messi in sospeso a causa di un W-9 mancante.

Attenzione: L'opzione di importazione massiva non può essere usata per contrassegnare i W-9 come Non raccolto—questa operazione deve essere eseguita singolarmente tramite il profilo del partecipante.

1. Scarica il file di esempio .csv oppure usa i seguenti dati .csv per creare un file di esempio:

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[e-mail],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[e-mail],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[e-mail],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[e-mail],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Per ogni partecipante di cui hai raccolto il W-9:

   • Aggiungi una colonna denominata: dateUSTaxFormSubitted.
   • Inserisci il timestamp Unix (tempo epoch) che rappresenta la data di ricezione del W-9.
   • Usa un convertitore online per generarlo a partire da una data standard (ad es. epochconverter.com).
3. Salva il file.
4. Segui le istruzioni per l'importazione massiva per caricare il tuo file.