Spiegazione della conformità W-9 per Advocate
Che cos'è la conformità W-9 in Advocate?
La conformità W-9 è una funzionalità opzionale in Advocate che aiuta il tuo brand a soddisfare i requisiti di rendicontazione fiscale statunitensi per i partecipanti che guadagnano 2.000 USD o più in ricompense non in denaro (ad es. gift card, prodotti con valore in USD, ecc.) in un anno solare.
Nota: questo è separato dal processo di gestione fiscale utilizzato per ricompense in denaro erogate tramite impact.com. Le ricompense in denaro richiedono che i partecipanti inviino moduli fiscali e dati bancari direttamente tramite un flusso sicuro di intervista fiscale integrato nel tuo widget o microsito prima di guadagnare ricompense. La conformità W-9, d'altra parte, supporta i brand che erogano ricompense non in denaro e desiderano monitorare manualmente lo stato W-9 per la conformità IRS.
Cosa fa la conformità W-9
Tieni traccia dello stato di raccolta del W-9 per ciascun partecipante all'interno del suo profilo.
Vedi come modificare lo stato di conformità fiscale W-9 del partecipante per maggiori informazioni.
Assegna un valore imponibile in USD alle ricompense non in denaro (come gift card o prodotti fisici) per il monitoraggio della conformità.
Inserisci automaticamente le ricompense in uno stato in sospeso quando un partecipante senza un W-9 registrato supera i 2.000 USD in un anno fiscale.
Cosa non fa la conformità W-9
Advocate non raccoglie i moduli W-9 per tuo conto quando assegna ricompense non in denaro.
Advocate non archivia copie dei moduli W-9.
Questa funzionalità non si applica retroattivamente: le ricompense guadagnate prima dell'attivazione della conformità W-9 non verranno conteggiate ai fini della soglia di 2.000 USD.
Il tuo team è responsabile della raccolta e dell'archiviazione sicura dei moduli W-9 e dell'emissione dei moduli 1099-NEC, se applicabile.
Come abilitare la conformità W-9
Per attivare la conformità W-9 per il tuo account, contatta il nostro team di supporto e facci sapere quale opzione desideri dall'elenco seguente.
Opzione 1: Tutti i partecipanti
La conformità W-9 si applica a tutti i partecipanti, indipendentemente dal paese.
Qualsiasi partecipante il cui modulo W-9 sia stato Contrassegnato come non raccolto sarà limitato a 2.000 USD di ricompense totali per anno fiscale.
Le ricompense che superano questa soglia vengono inserite in uno stato in sospeso finché il modulo W-9 non viene Contrassegnato come raccolto.
Opzione 2: Partecipanti con un prefisso paese US esplicito
La conformità W-9 si applica solo ai partecipanti con un prefisso paese US nel loro profilo.
Questi partecipanti sono soggetti allo stesso limite di 2.000 USD, a meno che un W-9 non sia Contrassegnato come raccolto.
Le ricompense in eccesso vengono trattenute in uno stato in sospeso fino al raggiungimento della conformità.
Opzione 3: Partecipanti con un prefisso paese US esplicito o implicito
La conformità W-9 si applica ai partecipanti che hanno uno dei seguenti elementi:
Un prefisso paese US.
Una lingua locale che termina in
_USnel loro profilo partecipante.Come per le altre opzioni, le ricompense oltre i 2.000 USD vengono trattenute in uno stato in sospeso finché il W-9 non viene Contrassegnato come raccolto.
Notifica al partecipante
Il partecipante vedrà un cambiamento immediato nella propria tabella delle ricompense. La ricompensa che attiva la soglia e tutte le ricompense successive verranno inserite in uno stato In sospeso in sospeso.
Indicatore visivo: Sotto la ricompensa apparirà una nota che indica che è richiesto un W-9.
Risoluzione: La ricompensa rimane In sospeso finché un responsabile del programma non contrassegna manualmente il modulo come ricevuto.
Indipendentemente dall'opzione scelta, i partecipanti che superano i 2.000 USD in ricompense non in denaro riceveranno automaticamente una notifica via email che indica che è richiesto un modulo fiscale.
Questa email può essere personalizzata per includere:
La lingua o il tono che preferisci.
Istruzioni specifiche su come i partecipanti devono inviare il modulo W-9 al tuo team.
Un referente o informazioni di supporto, se necessario.
Personalizzare questo messaggio garantisce che i partecipanti comprendano chiaramente i passaggi successivi e aiuta a semplificare il processo di raccolta dei moduli fiscali.
Promemoria di best practice
Ti consigliamo di parlare con il tuo team legale o finanziario per determinare se la raccolta del W-9 è necessaria per il tuo programma di referral, oppure se viene già gestita tramite altri sistemi.
La conformità W-9 è particolarmente utile per i brand che non utilizzano pagamenti in denaro tramite impact.com e desiderano un modo semplice per monitorare l'idoneità fiscale delle ricompense non in denaro. Tuttavia, rimani responsabile della raccolta, della protezione e della rendicontazione delle informazioni fiscali in conformità con le linee guida dell'IRS.
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