Spiegazione della conformità W-9 per Advocate
Cos'è la conformità W-9 in Advocate?
La conformità W-9 è una funzionalità opzionale in Advocate che aiuta il tuo marchio a soddisfare i requisiti fiscali statunitensi di segnalazione per i partecipanti che guadagnano $599,99 USD o più in ricompense non monetarie (ad es. carte regalo, prodotti con valore in USD, ecc.) in un anno solare.
Nota: Questo è separato dal processo di gestione fiscale utilizzato per ricompense in denaro pagate tramite impact.com. Le ricompense in denaro richiedono che i partecipanti inviino moduli fiscali e dettagli bancari direttamente tramite un flusso di intervista fiscale sicuro incorporato nel tuo widget o microsito prima di guadagnare le ricompense. La conformità W-9, d'altra parte, supporta i marchi che emettono ricompense non monetarie e desiderano monitorare manualmente lo stato W-9 per la conformità con l'IRS.
Cosa fa la conformità W-9
Monitora lo stato di raccolta del W-9 per ogni partecipante all'interno del loro profilo.
Vedi come modificare lo stato di conformità fiscale W-9 di un partecipante per maggiori informazioni.
Assegna un valore imponibile in USD alle ricompense non monetarie (come carte regalo o prodotti fisici) per il monitoraggio della conformità.
Pone automaticamente le ricompense in stato di sospeso quando un partecipante senza W-9 registrato supera $599,99 USD in un anno fiscale.
Cosa non fa la conformità W-9
Advocate non raccoglie i moduli W-9 per tuo conto quando vengono assegnate ricompense non monetarie.
Advocate non conserva copie dei moduli W-9.
Questa funzionalità non si applica retroattivamente: le ricompense guadagnate prima dell'attivazione della conformità W-9 non conteranno ai fini della soglia di $599,99.
Il tuo team è responsabile della raccolta e della conservazione sicura dei moduli W-9 e dell'emissione dei moduli 1099-NEC, se applicabile.
Come abilitare la conformità W-9
Per attivare la conformità W-9 per il tuo account, contatta il nostro team di supporto e facci sapere quale opzione desideri dall'elenco seguente.
Opzione 1: Tutti i partecipanti
La conformità W-9 si applica a tutti i partecipanti, indipendentemente dal paese.
Qualsiasi partecipante il cui modulo W-9 è stato Contrassegnato come non raccolto sarà limitato a $599,99 USD in ricompense totali per anno fiscale.
Le ricompense che superano questa soglia vengono poste in stato di sospeso finché il modulo W-9 non è Contrassegnato come raccolto.
Opzione 2: Partecipanti con codice paese USA esplicito
La conformità W-9 si applica solo ai partecipanti con un codice paese USA nel loro profilo.
Questi partecipanti sono soggetti allo stesso limite di $599,99 USD a meno che un W-9 non sia Contrassegnato come raccolto.
Le ricompense in eccesso vengono trattenute in stato di sospeso fino al soddisfacimento della conformità.
Opzione 3: Partecipanti con codice paese USA esplicito o implicito
La conformità W-9 si applica ai partecipanti che hanno uno dei seguenti:
Un codice paese USA.
Una localizzazione che termina con
_USnel loro profilo partecipante.Come con le altre opzioni, le ricompense superiori a $599,99 USD vengono trattenute in stato di sospeso finché il W-9 non è Contrassegnato come raccolto.
Notifica al partecipante
Il partecipante vedrà un cambiamento immediato nella propria tabella delle ricompense. La ricompensa che attiva la soglia, e qualsiasi ricompensa successiva, verrà posta in Sospeso stato.
Indicatore visivo: Apparirà una nota direttamente sotto la ricompensa che indica che è richiesto un W-9.
Risoluzione: La ricompensa rimane Sospeso finché un responsabile del programma non contrassegna manualmente il modulo come ricevuto.
Indipendentemente dall'opzione scelta, i partecipanti che superano $599,99 USD in ricompense non monetarie riceveranno automaticamente una notifica via email che indica che è richiesto un modulo fiscale.
Questa email può essere personalizzata per includere:
La tua lingua o tono preferito.
Istruzioni specifiche su come i partecipanti dovrebbero inviare il loro modulo W-9 al tuo team.
Un punto di contatto o informazioni di supporto, se necessario.
Personalizzare questo messaggio garantisce che i tuoi partecipanti comprendano chiaramente i passaggi successivi e aiuta a semplificare il processo di raccolta dei moduli fiscali.
Promemoria sulle migliori pratiche
Consigliamo di consultare il tuo team legale o finanziario per determinare se la raccolta dei W-9 è richiesta per il tuo programma di referral, o se è già gestita tramite altri sistemi.
La conformità W-9 è particolarmente utile per i marchi che non utilizzano pagamenti in contanti tramite impact.com e desiderano un modo leggero per monitorare l'idoneità fiscale per le ricompense non monetarie. Tuttavia, rimani responsabile della raccolta, della protezione e della segnalazione delle informazioni fiscali in conformità alle linee guida dell'IRS.
Per saperne di più
Ultimo aggiornamento
È stato utile?