Spiegazione della conformità W-9 per Advocate
Che cos'è la conformità W-9 in Advocate?
La conformità W-9 è una funzionalità opzionale in Advocate che aiuta il tuo brand a soddisfare i requisiti di dichiarazione fiscale statunitensi per i partecipanti che guadagnano 2.000 USD o più in premi non in denaro (ad es. carte regalo, prodotti con valore in USD, ecc.) in un anno solare.
Nota: Questo è separato dal processo di gestione fiscale utilizzato per i premi in denaro erogati tramite impact.com. I premi in denaro richiedono che i partecipanti inviino i moduli fiscali e i dettagli bancari direttamente tramite un flusso sicuro di colloquio fiscale integrato nel tuo widget o microsito prima di ricevere i premi. La conformità W-9, invece, supporta i brand che assegnano premi non in denaro e vogliono monitorare manualmente lo stato W-9 per la conformità IRS.
Cosa fa la conformità W-9
Traccia lo stato di raccolta del W-9 per ciascun partecipante all'interno del suo profilo.
Vedi come cambiare lo stato di conformità fiscale W-9 del partecipante per ulteriori informazioni.
Assegna un valore imponibile in USD ai premi non in denaro (come carte regalo o prodotti fisici) per il monitoraggio della conformità.
Inserisce automaticamente i premi in uno stato in sospeso quando un partecipante senza un W-9 registrato supera i 2.000 USD in un anno fiscale.
Cosa non fa la conformità W-9
Advocate non raccoglie i moduli W-9 per tuo conto quando assegni premi non in denaro.
Advocate non archivia copie dei moduli W-9.
Questa funzionalità non si applica retroattivamente: i premi ottenuti prima dell'attivazione della conformità W-9 non verranno conteggiati ai fini della soglia di 2.000 USD.
Il tuo team è responsabile della raccolta e dell'archiviazione sicura dei moduli W-9 e dell'emissione dei moduli 1099-NEC, se applicabile.
Come abilitare la conformità W-9
Per attivare la conformità W-9 per il tuo account, contatta il nostro team di supporto e facci sapere quale opzione desideri dall'elenco seguente.
Opzione 1: Tutti i partecipanti
La conformità W-9 si applica a tutti i partecipanti, indipendentemente dal paese.
Qualsiasi partecipante il cui modulo W-9 sia stato Contrassegnato come non raccolto sarà limitato a 2.000 USD di premi totali per anno fiscale.
I premi che superano questa soglia vengono inseriti in uno stato in sospeso fino a quando il modulo W-9 non viene Contrassegnato come raccolto.
Opzione 2: Partecipanti con un codice paese statunitense esplicito
La conformità W-9 si applica solo ai partecipanti con un codice paese statunitense nel loro profilo.
Questi partecipanti sono soggetti allo stesso limite di 2.000 USD a meno che un W-9 non venga Contrassegnato come raccolto.
I premi eccedenti vengono trattenuti in uno stato in sospeso fino a quando la conformità non viene soddisfatta.
Opzione 3: Partecipanti con un codice paese statunitense esplicito o implicito
La conformità W-9 si applica ai partecipanti che hanno uno dei seguenti:
Un codice paese statunitense.
Una località che termina in
_USnel loro profilo partecipante.Come per le altre opzioni, i premi superiori a 2.000 USD vengono trattenuti in uno stato in sospeso fino a quando il W-9 non viene Contrassegnato come raccolto.
Notifica al partecipante
Il partecipante vedrà un cambiamento immediato nella tabella dei premi. Il premio che fa scattare la soglia, e tutti i premi successivi, verranno inseriti in uno In attesa stato.
Indicatore visivo: Sotto il premio apparirà una nota che indica che è richiesto un W-9.
Risoluzione: Il premio rimane In attesa finché un responsabile del programma non contrassegna manualmente il modulo come ricevuto.
Indipendentemente dall'opzione scelta, i partecipanti che superano i 2.000 USD in premi non in denaro riceveranno automaticamente una notifica via email che indica che è richiesto un modulo fiscale.
Questa email può essere personalizzata per includere:
La lingua o il tono che preferisci.
Istruzioni specifiche su come i partecipanti devono inviare il modulo W-9 al tuo team.
Un punto di contatto o informazioni di supporto, se necessario.
Personalizzare questo messaggio assicura che i partecipanti comprendano chiaramente i passaggi successivi e aiuta a semplificare il processo di raccolta dei moduli fiscali.
Promemoria sulle best practice
Ti consigliamo di parlare con il tuo team legale o finanziario per determinare se la raccolta del W-9 è richiesta per il tuo programma di referral, oppure se viene già gestita tramite altri sistemi.
La conformità W-9 è particolarmente utile per i brand che non utilizzano pagamenti in denaro tramite impact.com e desiderano un modo leggero per monitorare l'idoneità fiscale dei premi non in denaro. Tuttavia, rimani responsabile della raccolta, della sicurezza e della rendicontazione delle informazioni fiscali in conformità alle linee guida dell'IRS.
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