Créer et gérer des flux de travail d’e-mails

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Les workflows d’e-mails peuvent aider à automatiser les communications avec vos partenaires en envoyant des e-mails à des segments de partenaires spécifiques. Vous pouvez sélectionner un modèle de workflow qui inclut des segments préconfigurés et un exemple de texte d’e-mail, ou créer un workflow d’e-mails à partir de zéro. Une fois activés, les workflows d’e-mails s’exécutent une fois par heure.

Créer un workflow d’e-mails à partir d’un modèle

Dans la plupart des cas, nous recommandons de partir d’un modèle de workflow et d’ajuster les conditions du segment selon vos besoins. Si aucun modèle de workflow ne couvre votre cas d’usage, vous pouvez alors créer un workflow personnalisé sans les conditions de segment de partenaires suggérées ni le texte d’e-mail.

1. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Partenaires → Automatisation → Workflows.
2. Assurez-vous d’être sur l’ E-mail onglet.
3. Dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez Créer un workflow.

   • Si vous n’avez pas de workflows existants, alors Créer un workflow s’affiche au centre de l’écran.
4. Dans la section Interagir avec mes partenaires , sélectionnez un modèle de workflow d’e-mails pour commencer.

Modèles disponibles

Un modèle de workflow inclut un segment préconfiguré et un texte initial pour le contenu de l’e-mail. Certains modèles incluent plusieurs workflows qui sont enchaînés, ce qui signifie qu’une séquence d’actions sera exécutée en fonction de la configuration des workflows.

Les modèles avec plusieurs workflows sont indiqués par des icônes colorées sur la carte du modèle. Si vous avez choisi un modèle enchaîné, vous devrez alors sélectionner Modifier sous le premier workflow pour ouvrir l’écran de création du workflow.

Remarque : Certains modèles enchaînés, tels que Automatiser la migration des partenaires, incluent également un workflow d’application qui traite les candidatures des partenaires au lieu d’envoyer un e-mail. Pour configurer cette étape, reportez-vous à Créer des workflows pour traiter automatiquement les candidatures des partenaires.

Modèle	Description
Automatiser les invitations aux prospects (Performance et Créateur)	Envoyez une invitation par e-mail lorsque vous ajoutez un partenaire aux Prospects, relancez 7 et 14 jours après l’invitation, et acceptez-le automatiquement lorsqu’il s’inscrit.
Automatiser la migration des partenaires (Performance et Créateur)	Invitez vos partenaires existants sur impact.com dès que vous les ajoutez aux Prospects, relancez 7, 14, 21 et 30 jours après l’invitation, et acceptez automatiquement les partenaires lorsqu’ils postulent. Ce modèle génère 6 workflows enchaînés (5 workflows d’e-mails et 1 workflow d’application).
Intégration des partenaires/créateurs (Performance et Créateur)	Envoyez des e-mails d’intégration automatisés aux nouveaux partenaires ou créateurs pour les aider rapidement à commencer à promouvoir.
Exploitez tout le potentiel des meilleurs créateurs (Créateur uniquement)	Approuvez les meilleurs créateurs et touchez des millions d’abonnés engagés.
Accueillez et lancez un nouveau partenaire/créateur (Performance et Créateur)	Envoyez un e-mail de bienvenue aux partenaires nouvellement inscrits, puis aidez-les à devenir opérationnels en envoyant des e-mails de suivi avec du matériel d’intégration. Les e-mails envoyés via ce workflow ne peuvent être envoyés que dans une seule langue. Attention : Après avoir activé ce workflow, assurez-vous que vos e-mails de bienvenue système sont désactivés afin d’éviter d’envoyer des e-mails en double à vos partenaires.
Célébrez la première vente d’un partenaire (Performance uniquement)	Félicitez les partenaires pour leur première vente avec un message personnalisé.
Célébrez les partenaires les plus performants (Performance uniquement)	Félicitez les partenaires pour avoir atteint une étape clé dans un délai précis.
Réactivation des partenaires/créateurs (Uniquement pour les programmes Performance et Créateur evergreen)	Automatisez la réactivation des partenaires inactifs avec des e-mails envoyés à 3 intervalles précis. Vous pouvez ajuster les intervalles lors de la configuration des workflows.

1. Saisissez un bref nom du workflow d’au maximum 50 caractères.
2. Facultativement, saisissez un Description.
3. [Activer] Planifier l’activation pour sélectionner une date précise à partir de laquelle le workflow d’e-mails sera activé.

   1. Une fois actif, le système déclenche automatiquement des e-mails aux partenaires qui répondent à vos conditions de segment. Vérifiez soigneusement vos critères avant de planifier, car la délivrabilité des e-mails dépend entièrement de ces règles.
4. Configurez le segment de partenaires auquel ce workflow doit s’appliquer. Un segment sera préconfiguré pour vous et vous pourrez l’ajuster si nécessaire.

   • Pour obtenir des conseils importants et des exemples détaillés spécifiques à la configuration de vos segments de partenaires, reportez-vous à Explication des segments de partenaires pour les workflows d’e-mails.

Modifier un segment de partenaires

1. Dans le champ de sélection du segment, choisissez [Modifier].
2. Passez en revue la configuration du segment et apportez les modifications souhaitées.

   • Facultativement, sélectionnez [Et] pour ajouter d’autres conditions.

   Assurez-vous que vos modifications n’entrent pas en conflit avec d’autres conditions ou workflows : Par exemple, si vous souhaitez envoyer deux e-mails après l’inscription d’un prospect, vérifiez que les Date d’inscription d’origine conditions suivent une séquence claire (par exemple, d’abord il y a 7 jours, puis il y a 14 jours) et ne se chevauchent pas (par exemple, évitez d’associer les 7 derniers jours avec les 14 derniers jours).
3. Sélectionnez Aperçu des partenaires du segment pour voir quels partenaires seront ciblés par le workflow et confirmer que les résultats répondent à vos attentes.
4. Sélectionnez Enregistrer au bas du panneau coulissant.

   • Vérifiez soigneusement les conditions de votre segment avant d’enregistrer ! Nous vous recommandons d’éviter de modifier un segment après l’activation de votre workflow.

1. Dans la Type de contact section, utilisez le [Menu déroulant] pour inclure ou supprimer des types de contacts spécifiques de la liste d’e-mails.

   • Marketplace : Adresse e-mail par défaut du compte partenaire actuellement dans la marketplace impact.com.
   • Personnalisé : Contacts personnalisés ajoutés manuellement ou via la fonction Import Prospect. Le type de contact personnalisé est utilisé lorsque vous disposez d’une liste de prospects, de contacts provenant de sources externes, ou que vous avez rencontré quelqu’un en dehors de la plateforme et souhaitez l’inviter à travailler avec vous.
2. Dans la Type d’action section, configurez l’e-mail qui sera envoyé aux partenaires sélectionnés.

Configurer l’e-mail

1. Sélectionnez [Modifier] pour ajuster le corps et les paramètres de l’e-mail modèle, y compris les instructions d’inscription ou le contenu dynamique.

   • Si vous utilisez le Réactivation des partenaires modèle, ne supprimez pas le lien : il redirige les partenaires vers une page où ils peuvent récupérer rapidement et facilement leurs liens de suivi et commencer à promouvoir.
2. Complétez les informations de votre e-mail :

   • Facultativement, [Activer] le Modèle de messagerie paramètre pour appliquer un modèle de messagerie existant, puis sélectionnez un modèle dans le [Menu déroulant].
   • Nom : Le nom que les destinataires verront lorsqu’ils recevront l’e-mail.
   • E-mail : L’adresse e-mail à partir de laquelle l’e-mail est envoyé.
   • Répondre à : L’adresse e-mail que les partenaires contacteront lorsqu’ils répondront à cet e-mail.
   • Cc/Cci : [Activer] pour inclure un destinataire en Cc ou en Cci en plus des partenaires de votre segment choisi.
   • Objet : L’objet de l’e-mail.
   • Contenu : Utilisez l’éditeur WYSIWYG pour créer ou modifier le contenu de votre newsletter.
   • Facultativement, ci-dessous Insérer un lien d’inscription, sélectionnez le [Menu déroulant] pour sélectionner l’une de vos conditions de modèle, puis sélectionnez Insérer. Cela ajoutera un Rejoindre mon programme bouton au contenu qui sert de lien d’inscription vers les conditions de votre modèle.
   • Facultativement, insérez d’autres champs dynamiques dans votre newsletter. Vous pouvez voir les champs dynamiques disponibles en sélectionnant [Développer] à droite de l’option.
3. Si vous souhaitez que cet e-mail soit enregistré pour une réutilisation ultérieure, alors [Activer] Enregistrer comme nouveau modèle de messagerie et saisissez un nom du modèle de messagerie.
4. Sélectionnez Terminé au bas du panneau coulissant. Vous pouvez également sélectionner Envoyer un e-mail de test. Le test sera envoyé à l’adresse e-mail associée à votre compte utilisateur.

1. Sélectionnez Activer le workflow ou Enregistrer comme brouillon.

   • Sinon, si vous avez sélectionné un modèle qui inclut plusieurs workflows, sélectionnez Enregistrer et poursuivez la configuration des autres workflows. Lorsque tous les workflows auront été configurés, sélectionnez Activer les workflows pour les lancer.
   • Les workflows activés traitent automatiquement les actions au début de chaque heure.
   • Les workflows en brouillon sont accessibles depuis l’ Workflows écran principal.

Créer un workflow d’e-mails personnalisé

Important : Nous vous recommandons de modifier un modèle de workflow plutôt que de créer un workflow personnalisé chaque fois que possible.

1. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Partenaires → Automatisation → Workflows.
2. Assurez-vous d’être sur l’ E-mail onglet.
3. Dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez Créer un workflow.

   • Si vous n’avez pas de workflows existants, alors Créer un workflow s’affiche au centre de l’écran.
4. Ci-dessous Créez votre propre, sélectionnez workflow d’e-mails.

   • Plusieurs workflows d’e-mails et d’application peuvent fonctionner ensemble pour interagir avec vos partenaires et traiter leurs candidatures. Pour configurer plusieurs workflows avec des conditions de segment complémentaires, répétez le processus ci-dessus en commençant par Workflows écran principal.

   
5. Configurez votre segment de partenaires.

Créer un segment de partenaires

1. Sélectionnez Ajouter un segment.
2. Dans le panneau coulissant, choisissez un segment existant dans la liste déroulante, ou sélectionnez Créer un nouveau segment.
3. Configurez les conditions du segment.

   • Au moins une condition de segment est nécessaire. Reportez-vous à Explication des segments de partenaires pour les workflows d’e-mails pour obtenir tous les détails, les bonnes pratiques et des exemples de configuration.
   • Sélectionnez [Et] pour ajouter une autre condition.
4. Sélectionnez Aperçu des partenaires du segment pour voir quels partenaires seront ciblés par le workflow et confirmer que les résultats répondent à vos attentes.

   Vérifiez soigneusement les conditions du segment : Si vous prévoyez d’utiliser ce workflow dans le cadre d’une série, assurez-vous que les conditions du segment de partenaires ne créent pas de logique conflictuelle avec les autres workflows de la série. Par exemple, si vous souhaitez envoyer 2 e-mails après l’inscription d’un partenaire, assurez-vous que les Date d’inscription d’origine conditions du workflow 1 et du workflow 2 sont séquentielles chronologiquement ( il y a 7 jours et il y a 14 jours, plutôt que les 14 derniers jours et les 7 derniers jours).
5. Sélectionnez Enregistrer au bas du panneau coulissant.

1. Dans la Type d’action section, configurez l’e-mail qui sera envoyé aux partenaires sélectionnés.

   • Reportez-vous à la Configurer l’e-mail section ci-dessus pour plus d’informations.
2. Sélectionnez Activer le workflow ou Enregistrer comme brouillon.

   • Sinon, si vous avez sélectionné un modèle qui inclut plusieurs workflows, sélectionnez Enregistrer et poursuivez la configuration des autres workflows. Lorsque tous les workflows auront été configurés, sélectionnez Activer les workflows pour les lancer.
   • Les workflows activés traitent automatiquement les actions au début de chaque heure.
   • Les workflows en brouillon sont accessibles depuis l’ Workflows écran principal.

Gérer un workflow d’e-mails existant

Vous pouvez modifier, mettre en pause ou supprimer un workflow à tout moment.

1. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Partenaires → Automatisation → Workflows.
2. Sélectionnez le E-mail onglet.
3. Passez le curseur sur le workflow d’e-mails que vous souhaitez gérer.

   • Sélectionnez Afficher le rapport pour consulter les statistiques liées aux ouvertures, aux clics et aux e-mails rejetés de ce workflow.
   • Sélectionnez Modifier pour ajuster les paramètres de votre workflow.
   • Sélectionnez [Plus] pour accéder aux Activer, Mettre en pause, Dupliquer, Journal des incidents, ou Supprimer options.

FAQ sur les workflows d’e-mails

Quel type de contacts peut recevoir des e-mails de workflow ?

Seuls les partenaires disposant d’un type d’e-mail Marketplace peuvent recevoir des e-mails de workflow. Un contact Marketplace est défini si le partenaire n’a qu’un seul utilisateur ou s’il le configure depuis son profil public.

Existe-t-il une limite au nombre d’e-mails pouvant être envoyés ?

Oui. Le segment de partenaires est limité à 10 000 adresses e-mail. Si les conditions de votre segment aboutissent à plus de 10 000 adresses e-mail, aucun e-mail ne sera envoyé. Contactez votre CSM ou contactez l’assistance pour vous aider à résoudre les problèmes de configuration de votre segment.

Quel est le moyen le plus simple d’empêcher l’envoi d’e-mails si je fais une erreur ?

La meilleure approche consiste à mettre en pause le workflow le plus rapidement possible. Si la Dernier traitement colonne est vide (ou -—), alors le traitement n’a jamais commencé et aucun partenaire n’a été ciblé. Si Dernier traitement contient une date, utilisez l’option de reporting dans l’interface du workflow pour voir qui a déjà reçu l’e-mail.

Comment empêcher les e-mails de bienvenue destinés aux nouveaux partenaires d’atteindre les partenaires existants sur un nouveau contrat ?

Si l’un de vos workflows d’e-mails envoie un e-mail de bienvenue aux nouveaux partenaires, assurez-vous de configurer votre segment avec la condition Date d’inscription d’origine est Aujourd’hui. Cela garantit que seuls les nouveaux partenaires nets, à partir du moment où le workflow est activé, recevront un e-mail de bienvenue.