Gérer la conformité fiscale W-9 pour les participants dans Advocate

La conformité W-9 est une fonctionnalité facultative d’Advocate qui aide votre marque et vos participants à rester en conformité avec la législation fiscale américaine. Elle suit quels participants ont soumis un formulaire W-9 et garantit que les récompenses dépassant 2 000 USD au cours d’une année civile sont correctement gérées.

Pour en savoir plus sur la conformité W-9 dans Advocate, consultez Conformité W-9 expliquée pour Advocate.

Cet article explique comment consulter, mettre à jour et gérer en masse les statuts de conformité fiscale W-9 de vos participants.

Comment vérifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant

Suivez cette procédure pour vérifier si un formulaire W-9 a été marqué comme collecté pour un participant spécifique.

1. Dans le menu de navigation de gauche, accédez à [Engage] → Participants.
2. Recherchez et sélectionnez le nom du participant.
3. Sur le profil du participant, sélectionnez Paiements et fiscalité onglet.
4. Dans cet onglet, vous verrez :

   • Le statut du formulaire W-9 du participant (Collecté / Non collecté).

   

   • Une répartition des récompenses gagnées par année civile.

Remarque: Si vous souhaitez voir le statut W-9 de plusieurs participants à la fois, vous pouvez exécuter un rapport de programme en utilisant le type de rapport US W-9 Tax Report.

Mettre à jour le statut W-9 d’un participant individuel

Marquer un formulaire W-9 comme collecté

Sélectionnez Marquer comme collecté lorsqu’un participant soumet son W-9. Cela supprime la limite de récompense de 2 000 USD et libère toute récompense en attente.

1. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Participants.
2. Recherchez et sélectionnez le nom du participant dont vous souhaitez modifier le statut de conformité fiscale.
3. Sur le profil du participant, sélectionnez Paiements et fiscalité onglet.
4. Sélectionnez Marquer comme collecté.

1. Sélectionnez Confirmer.

Marquer un formulaire W-9 comme non collecté

Par défaut, les participants sont considérés comme n’ayant pas fourni de formulaire W-9. Si vous avez précédemment marqué un formulaire W-9 comme collecté et que vous souhaitez modifier le statut, utilisez cette option pour rétablir manuellement le statut.

Remarque: Changer un statut en Non collecté n’entraîne pas rétroactivement la mise en attente des récompenses.

1. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Participants.
2. Recherchez et sélectionnez le nom du participant dont vous souhaitez modifier le statut de conformité fiscale.
3. Sur le profil du participant, sélectionnez Paiements et fiscalité onglet.
4. Sélectionnez Marquer comme non collecté.

1. Sélectionnez Confirmer.

Mettre à jour les statuts W-9 en masse

Vous pouvez utiliser une importation d’utilisateurs en masse pour marquer les formulaires W-9 comme Collecté pour plusieurs participants à la fois. Cette action :

• Exempte les participants de la limite annuelle de récompenses de 2 000 USD pour l’année fiscale en cours et les années à venir.
• Libère automatiquement toute récompense qui avait été placée en attente en raison d’un W-9 manquant.

Avertissement : L’option d’importation en masse ne peut pas être utilisée pour marquer les W-9 comme Non collecté— cela doit être fait individuellement via le profil du participant.

1. Téléchargez le fichier d’exemple .csv ou utilisez les données .csv suivantes pour créer un fichier d’exemple :

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[e-mail],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[e-mail],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[e-mail],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[e-mail],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Pour chaque participant dont vous avez collecté le W-9 :

   • Ajoutez une colonne intitulée : dateUSTaxFormSubitted.
   • Saisissez l’horodatage Unix (heure epoch) représentant la date de réception du W-9.
   • Utilisez un convertisseur en ligne pour le générer à partir d’une date standard (par exemple, epochconverter.com).
3. Enregistrer le fichier.
4. Suivez les instructions d’importation en masse pour téléverser votre fichier.