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Importer les données de votre programme de parrainage

Lorsque vous passez d’une autre plateforme de parrainage à Advocate, vous ne faites pas que migrer des données — vous améliorez le potentiel de votre programme grâce à un suivi puissant, des expériences personnalisables et un accompagnement expert. Cet article vous guide à travers :

  • Pourquoi la migration est importante

  • À quoi ressemble un plan de migration stratégique

  • Quelles données peuvent être importées

  • Comment préparer vos fichiers

  • Erreurs de validation courantes et comment les éviter

Pourquoi planifier une migration stratégique ?

Migrer votre programme de parrainage n’est pas seulement une tâche technique — c’est une occasion d’améliorer la façon dont vous engagez et récompensez vos clients. Une migration bien planifiée aide à :

  • Minimiser les perturbations de votre expérience de parrainage

  • Préserver les données historiques et garantir la continuité des récompenses

  • Permettre une transition nette depuis les systèmes hérités

  • Relancer votre programme de parrainage avec enthousiasme et clarté

La migration des parrainages et des récompenses dépend de votre capacité à exporter les données de votre système actuel. Votre équipe Advocate peut vous indiquer ce qui est possible en fonction des données d’export que vous fournissez.

Votre équipe Advocate travaillera avec vous pour examiner vos fichiers d’export, identifier ce qui est réalisable et créer un plan adapté aux besoins et aux objectifs de votre programme.

Ce que vous devrez faire

  • Exporter les données utilisateur, données de parrainage, et données de récompense. Contactez soit votre CSM sur votre ancienne plateforme de parrainage pour obtenir de l’aide, soit utilisez un outil d’export intégré à la plateforme s’il est proposé.

  • Téléchargez chacun des 3 rapports de données dans un fichier CSV distinct, par ex. : user_data.CSV, referral_data.CSV, et reward_data.CSV.

    • Consultez les exemples ci-dessous pour voir à quoi pourraient ressembler le contenu de chaque fichier .csv, ou consultez la référence complète du champ Destination.

Cela inclut les e-mails, les codes de parrainage, les liens de partage , et les champs personnalisés. Les affiliés doivent être filtrés pour éviter les doubles récompenses.

Dépend du format du lien de partage et de l’utilisation d’un sous-domaine personnalisé.

Le fichier des données utilisateur contiendra des informations détaillées sur chaque participant de votre programme. Exportez une liste de tous les participants afin de tenir votre programme à jour avec leurs liens de partage et leurs codes de parrainage.

Les champs suivants sont obligatoires:

  • ID utilisateur

  • ID de compte

Utilisez l’adresse e-mail de l’utilisateur comme ID utilisateur et ID de compte. Les dates doivent être formatées en millisecondes depuis l’époque Unix. Téléchargez un exemple des champs requis ou utilisez l’exemple ci-dessous au .csv format.

Cela inclut les dates de début et de conversion, ainsi que les relations parrain/parrainé. Cela permet de conserver l’historique des performances de parrainage.

Le fichier des données de parrainage fournit un enregistrement du statut de chaque relation de parrainage créée dans votre programme de parrainage.

Les champs suivants sont obligatoires:

  • ID utilisateur Advocate

  • ID de compte Advocate

  • ID utilisateur parrainé

  • ID de compte parrainé

Utilisez l’adresse e-mail de l’utilisateur comme ID utilisateur et ID de compte. Les dates doivent être formatées en millisecondes depuis l’époque Unix. Téléchargez un exemple des champs requis ou utilisez l’exemple ci-dessous au .csv format.

Cela inclut les montants, les dates d’attribution/de remboursement, les types de récompense et les statuts. Cela permet de préserver la crédibilité et l’équité vis-à-vis des utilisateurs.

Le fichier des données de récompense fournit un enregistrement de l’historique des récompenses des participants, y compris leur valeur et le montant remboursé généré par votre programme de parrainage.

Les champs suivants sont obligatoires:

  • ID utilisateur Advocate

  • ID de compte Advocate

  • Nom de la récompense

  • Unité de la récompense

  • Valeur de la récompense

  • Date de création

  • Date d’attribution

  • Date de remboursement

  • Montant remboursé

Utilisez l’adresse e-mail de l’utilisateur comme ID utilisateur et ID de compte. Les dates doivent être formatées en millisecondes depuis l’époque Unix.

La valeur de la récompense correspond à la valeur numérique de la récompense dans son plus petit unité de mesure (par exemple, pour une récompense en argent de 1,00 $, la valeur serait de 100 centimes). Si l’unité de la récompense est en espèces, elle doit inclure le code de devise au format suivant <unitName>/<Currency> (par ex. : Cash/USD).

Important: Si les Date de remboursement et Montant remboursé champs ne sont pas définis correctement — c’est-à-dire s’ils sont laissés vides ou contiennent des valeurs incorrectes (par exemple, une date future ou un montant remboursé inexact) — la récompense peut redevenir disponible pour être réclamée à nouveau par l’utilisateur.

Téléchargez un exemple des champs requis ou utilisez l’exemple ci-dessous au .csv format.

Important : Les 3 fichiers d’export doivent contenir les données d’un seul programme uniquement. Si les fichiers contiennent des données de plusieurs programmes, l’import les consolidera en un seul programme.

Exemple de plan de migration

Chaque migration est unique, mais celles qui réussissent suivent une structure similaire qui équilibre préparation, communication et exécution. Vous trouverez ci-dessous un plan de migration qui garantit la continuité et une expérience fluide pour votre équipe comme pour vos ambassadeurs. Les délais et les phases peuvent varier selon la configuration de votre programme.

Phase 1 : planification et préparation (1 à 2 semaines)

C’est l’étape où vous posez les fondations, en préparant le terrain pour une transition fluide.

Objectifs

• Aligner les parties prenantes.

• Configuration technique.

• Confirmer le périmètre de la migration.

• Planifier la communication aux utilisateurs.

Tâches

• Sécuriser un échantillon de vos données historiques (utilisateurs, parrainages, récompenses) et le partager avec l’équipe Advocate pour révision et cartographie des champs .

• Exporter l’ensemble des données complètes une fois l’échantillon validé. Les données d’export devront très probablement être manipulées (par ex. ajustement des en-têtes, des noms de champs ou de la structure du fichier) afin de correspondre aux exigences d’import.

• Définir une date de mise en production et une fenêtre de retour arrière.

• Ajouter les widgets Advocate en mode caché (environnement de test ou pages non liées).

• Mettre en place les intégrations nécessaires (par ex. Shopify, HubSpot, Segment).

• Finaliser la configuration du programme dans Advocate (par ex. configuration des récompenses, règles du programme, modèles d’e-mails, segmentation).

• Tester le fonctionnement du programme de bout en bout — vérifier que les partages, conversions et récompenses sont correctement suivis dans un environnement de test avant la mise en ligne.

• Rédiger les messages pour communiquer la transition aux ambassadeurs.

La migration des parrainages et des récompenses dépend de votre capacité à exporter les données de votre système actuel. Votre équipe Advocate peut vous indiquer ce qui est possible en fonction des données d’export que vous fournissez.

Conseils

• Si vous faites coexister plusieurs plateformes, assurez-vous qu’une seule distribue les récompenses.

• Identifier les utilisateurs avancés qui pourraient nécessiter un traitement spécial (VIP, influenceurs).

Phase 2 : bascule et mise en ligne (1 à 2 jours)

C’est votre moment de transition. Prévoyez une courte interruption du suivi entre les systèmes et, si possible, programmez-la pendant les heures creuses.

Objectifs

• Basculer en toute fluidité de votre plateforme héritée vers Advocate.

• Veiller à ce que les utilisateurs puissent accéder immédiatement à la nouvelle expérience.

• Éviter toute perte de données de parrainage ou de récompenses.

Tâches

• Supprimer les scripts/widgets de l’ancienne plateforme de votre site.

• Mettre les widgets Advocate en ligne.

• Importer les dernières données utilisateur, de parrainage et de récompense.

• Suivre/indiquer manuellement toute conversion survenue entre l’arrêt de l’ancien système et le lancement.

• Surveiller le tableau de bord Advocate pour l’activité.

• Envoyer la communication de lancement à vos ambassadeurs. Informez les utilisateurs que leurs liens de parrainage ont été mis à jour et, idéalement, incluez directement les nouveaux liens dans l’e-mail afin de leur permettre de commencer à partager immédiatement.

Conseils

• Prévoir si nécessaire une courte période de gel des récompenses (par ex. « Les parrainages effectués le 15 mai seront examinés et ajoutés après le lancement. »).

• Utiliser une communication tournée vers les ambassadeurs pour susciter l’enthousiasme (par ex. « Nous avons amélioré votre expérience de parrainage ! »).

Phase 3 : post-migration et nettoyage (1 à 2 jours)

Maintenant que vous êtes en ligne, assurez-vous que votre programme fonctionne comme prévu et traitez les éventuels points en suspens.

Objectifs

• Vérifier l’intégrité des données et le suivi des récompenses.

• Récupérer les conversions manquées.

• Assister et former les utilisateurs.

Tâches

• Valider que les relations parrain/parrainé fonctionnent en mode live.

• Importer toutes les conversions manquées survenues pendant la bascule.

• Réaliser un test de QA (parrainez-vous vous-même, confirmez le suivi et la logique des récompenses).

• Fournir des FAQ internes et externes ou des documents d’aide.

• Surveiller la boîte de réception de support pour les problèmes liés aux utilisateurs hérités.

Conseils

• Si vous mettez fin à un compte de financement de récompenses hérité, accordez aux utilisateurs une période de grâce pour utiliser leurs récompenses.

• Utiliser des e-mails ou des rappels intégrés à l’application pour encourager les premières activités de parrainage dans le nouveau programme.

Importez les données de votre programme

  1. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Rapports → Importations et exportations.

  2. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Importer.

  3. Sélectionnez le Type d’importation à partir des options disponibles :

    Type d’importation
    Description

    Utilisateurs

    Sélectionnez cette option pour importer de nouveaux utilisateurs ou des données utilisateur existantes. Vous pouvez également choisir d’importer ces données depuis un autre compte ou une autre plateforme.

    Mettre à jour les soldes de récompenses des utilisateurs

    Sélectionnez cette option pour mettre à jour et rembourser les soldes de récompenses des utilisateurs.

    Événements utilisateur

    Sélectionnez cette option pour importer des données d’événements utilisateur.

    Supprimer des utilisateurs

    Sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer en masse des utilisateurs existants de votre programme.

    Vous pouvez également supprimer la gestion des utilisateurs et choisir de :

    • Conserver les comptes vides

    • Empêcher la recréation des utilisateurs supprimés

    Historique des récompenses

    Sélectionnez cette option pour importer un enregistrement de toutes les informations relatives aux récompenses. Vous pouvez également choisir d’importer ces données depuis un autre compte ou une autre plateforme.

    Historique des parrainages

    Sélectionnez cette option pour importer un enregistrement de toutes les relations de parrainage. Vous pouvez également choisir d’importer ces données depuis un autre compte ou une autre plateforme.

  4. Sélectionnez Choisir un fichier ou glissez-déposez le fichier que vous souhaitez importer.

  5. Sélectionnez Importer pour téléverser vos données.

    • Si vous supprimez des utilisateurs en masse, sélectionnez Suppression en masse.

Référence des erreurs de validation

Vous pouvez obtenir 3 types d’erreurs de validation :

  1. Message d’erreur intégré : ils apparaissent dans le tableau de validation d’aperçu et entraînent la mise en évidence en rouge des lignes en erreur :

    • INVALID_FIELD — par ex., le Date de création champ n’était pas formaté en millisecondes depuis l’époque Unix .

    • MISSING_FIELD — par ex., un champ requis tel que ID utilisateur ou ID de compte est manquant.

  2. Message d’erreur : ils apparaissent à la place du tableau de validation d’aperçu sous forme de messages d’avertissement rouges :

    • MISSING_HEADER — par ex., un en-tête de colonne requis tel que ID de compte ou Valeur de la récompense est manquant.

    • CSV_PARSING — par ex., le fichier CSV contient des caractères spéciaux mal formatés.

    • FILE_REF_IO — par ex., le fichier est corrompu et ne peut pas être lu.

  3. Erreurs listées : elles apparaissent sous forme de liste des nombres d’erreurs sur l’écran Imports et exports dans la Rapports section lorsque le type d’import ne comporte pas de tableau de validation d’aperçu. Les erreurs de ligne et les erreurs de fichier s’afficheront ensemble :

l’assistance

Vous n’avez pas à gérer la migration seul. Notre équipe d’intégration Advocate est prête à vous aider pour :

  • Assistance au mapping des champs

  • Conseils de formatage des données

  • Stratégie de migration des récompenses

  • Tests et QA

Contactez votre équipe d’assistance Advocate.

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