Importer les données de votre programme de parrainage

Lorsque vous passez d’une autre plateforme de parrainage à Advocate, vous ne vous contentez pas d’importer des données — vous augmentez le potentiel de votre programme grâce à un suivi puissant, des expériences personnalisables et l’assistance d’experts. Cet article vous guide à travers :

• Pourquoi la migration est importante
• À quoi ressemble un plan de migration stratégique
• Quelles données peuvent être importées
• Comment préparer vos fichiers
• Erreurs de validation courantes et comment les éviter

Pourquoi planifier une migration stratégique ?

Migrer votre programme de parrainage n’est pas seulement une tâche technique — c’est l’occasion d’améliorer la manière dont vous engagez et récompensez vos clients. Une migration bien planifiée aide à :

• Minimiser les perturbations de votre expérience de parrainage
• Préserver les données historiques et assurer la continuité des récompenses
• Permettre une rupture nette avec les systèmes hérités
• Relancer votre programme de parrainage avec enthousiasme et clarté

La migration des parrainages et des récompenses dépend de votre capacité à exporter les données de votre système actuel. Votre équipe Advocate pourra vous indiquer ce qui est possible en fonction des données d’export que vous fournissez.

Votre équipe Advocate travaillera avec vous pour examiner vos fichiers d’export, identifier ce qui est réalisable et créer un plan adapté aux besoins et aux objectifs de votre programme.

Ce que vous devrez faire

• Exportez les données utilisateur, données de parrainage, et données de récompense. Contactez soit votre CSM sur votre ancienne plateforme de parrainage pour obtenir de l’aide, soit utilisez un outil d’export intégré si l’un est fourni.
• Téléchargez chacun des 3 rapports de données dans un fichier CSV séparé, par exemple : user_data.CSV, referral_data.CSV, et reward_data.CSV.

  • Consultez les exemples ci-dessous pour voir à quoi pourraient ressembler le contenu de chaque fichier .csv, ou consultez la référence complète des champs de destination.

Cela inclut les e-mails, les codes de parrainage, les liens de partage , et les champs personnalisés. Les affiliés doivent être filtrés pour éviter les doubles récompenses.

Selon le format du lien de partage et l’utilisation d’un sous-domaine personnalisé.

Le fichier des données utilisateur contiendra des informations détaillées sur chaque participant de votre programme. Exportez la liste de tous les participants pour tenir votre programme à jour avec leurs liens de partage et leurs codes de parrainage.

Les champs suivants sont obligatoires:

• ID utilisateur
• ID de compte

Utilisez l’e-mail de l’utilisateur comme ID utilisateur et ID de compte. Les dates doivent être formatées en millisecondes depuis l’époque Unix. Téléchargez un exemple des champs requis ou utilisez l’exemple ci-dessous au .csv format.

id,accountId,email,firstName,lastName,dateCreated,locale,countryCode,segments
[e-mail],[e-mail],[e-mail],First,Last,1741051242000,en_US,US,
[e-mail],[e-mail],[e-mail],First,Last,,,,"vip,newuser"
[e-mail],[e-mail],[e-mail],First,Last,,en_CA,,
[e-mail],[e-mail],[e-mail],First,Last,,,,newuser

Cela inclut les dates de début et de conversion, ainsi que les relations parrain / parrainé. Cela permet de conserver l’historique des performances de parrainage.

Le fichier de données de parrainage fournit un enregistrement de l’état de chaque connexion de parrainage créée dans votre programme de parrainage.

Les champs suivants sont obligatoires:

• ID utilisateur Advocate
• ID de compte Advocate
• ID utilisateur parrainé
• ID de compte parrainé

Utilisez l’e-mail de l’utilisateur comme ID utilisateur et ID de compte. Les dates doivent être formatées en millisecondes depuis l’époque Unix. Téléchargez un exemple des champs requis ou utilisez l’exemple ci-dessous au .csv format.

referrerUser,referrerAccount,referredUser,referredAccount,dateReferralStarted,dateConverted,programId
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],1740824979000,1740824979000,33435
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],1741051242000,1741051242000,33435
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],,,33435
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],,,33435

Cela inclut les valeurs, les dates accordées/échangées, les types de récompense et les statuts. Cela permet de préserver la crédibilité et l’équité vis-à-vis des utilisateurs.

Le fichier des données de récompense fournit un historique des récompenses des participants, y compris leur valeur et le montant échangé générés par votre programme de parrainage.

Les champs suivants sont obligatoires:

• ID utilisateur Advocate
• ID de compte Advocate
• Nom de la récompense
• Unité de récompense
• Valeur de la récompense
• Date de création
• Date d’attribution
• Date d’échange
• Montant échangé

Utilisez l’e-mail de l’utilisateur comme ID utilisateur et ID de compte. Les dates doivent être formatées en millisecondes depuis l’époque Unix.

La valeur de la récompense correspond à la valeur numérique de la récompense dans son plus petit unité de mesure (par exemple, pour une récompense en espèces de 1,00 $, la valeur serait de 100 cents). Si l’unité de récompense est en espèces, elle doit inclure le code de devise au format suivant <unitName>/<Currency> (par ex., Cash/USD).

Important: Si les Date d’échange et Montant échangé champs ne sont pas définis correctement — c’est-à-dire s’ils sont laissés vides ou contiennent des valeurs incorrectes (par exemple, une date future ou un montant échangé inexact) — la récompense peut redevenir disponible pour l’utilisateur afin qu’il l’échange à nouveau.

Téléchargez un exemple des champs requis ou utilisez l’exemple ci-dessous au .csv format.

User ID,Acccount ID,Referred User ID,Referred Account ID,Reward Name,Reward Unit,Reward Value,Redeemed Amount,Date Created,Date Given,Date Redeemed
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],Dollars,CASH/USD,1000,1000,1709712158000,1709712158000,1709712158000
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],Points,POINT,100,100,1726164909682,1726164909682,1726164909682
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],Points,POINT,100,100,1726164887075,1726164887075,1726164887075
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],Points,POINT,100,100,1726164875888,1726164875888,1726164875888
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],Points,POINT,10,10,1726164828986,1726164828986,1726164828986
[e-mail],[e-mail],[e-mail],[e-mail],Crédit de compte,USD,8000,8000,1726164289997,1726164289997,1726164289997
[e-mail],[e-mail],,,Carte-cadeau,USD,10000,10000,1726163864871,1726163864871,1726163864871
[e-mail],[e-mail],,,Points,POINT,800,800,1726095906392,1726095906392,1726095906392
[e-mail],[e-mail],,,Carte-cadeau,USD,30000,30000,1726163769157,1726163769157,1726163769157
[e-mail],[e-mail],,,20 % de réduction,%,20,20,1726180309034,1726180309034,1726180309034

Important : Les 3 fichiers d’export doivent contenir des données provenant d’un seul programme uniquement. Si les fichiers contiennent des données provenant de plusieurs programmes, l’import les consolidera en un seul programme.

Un exemple de plan de migration

Chaque migration est unique, mais les migrations réussies suivent une structure similaire qui équilibre préparation, communication et exécution. Voici un plan de migration qui garantit la continuité et une expérience fluide pour votre équipe comme pour vos ambassadeurs. Les délais et les phases peuvent varier en fonction de la configuration de votre programme.

Phase 1 : planification et préparation (1 à 2 semaines)

C’est la phase qui pose les bases, celle qui prépare une transition en douceur.

Objectifs	• Aligner les parties prenantes. • Configuration technique. • Confirmer le périmètre de la migration. • Planifier la communication aux utilisateurs.
Tâches	• Obtenir un échantillon de vos données historiques (utilisateurs, parrainages, récompenses) et le partager avec l’équipe Advocate pour examen et cartographie des champs . • Exporter l’ensemble complet des données une fois l’échantillon validé. Les données d’export devront très probablement être manipulées (par exemple, ajuster les en-têtes, les noms de champs ou la structure du fichier) pour correspondre aux exigences d’importation. • Définir une date de mise en ligne et une fenêtre de retour arrière. • Ajouter les widgets Advocate en mode masqué (environnement de test ou pages non liées). • Configurer les intégrations nécessaires (par exemple, Shopify, HubSpot, Segment). • Terminer la configuration du programme dans Advocate (par exemple, mise en place des récompenses, règles du programme, modèles d’e-mails, segmentation). • Tester le fonctionnement du programme de bout en bout — confirmer que les partages, les conversions et les récompenses sont correctement suivis dans un environnement de test avant la mise en ligne. • Rédiger les messages pour communiquer la transition aux ambassadeurs. La migration des parrainages et des récompenses dépend de votre capacité à exporter les données de votre système actuel. Votre équipe Advocate pourra vous indiquer ce qui est possible en fonction des données d’export que vous fournissez.
Conseils	• Si vous faites coexister plusieurs plateformes, assurez-vous qu’une seule distribue les récompenses. • Identifiez les utilisateurs avancés qui pourraient nécessiter un traitement spécial (VIP, influenceurs).

Phase 2 : bascule et mise en ligne (1 à 2 jours)

C’est le moment de la transition. Prévoyez une courte interruption du suivi entre les systèmes, et planifiez-la pendant les heures de faible trafic si possible.

Objectifs	• Passer en toute transparence de votre plateforme héritée à Advocate. • Veiller à ce que les utilisateurs puissent accéder immédiatement à la nouvelle expérience. • Éviter toute perte de données de parrainage ou de récompenses.
Tâches	• Supprimer les anciens scripts/widgets de plateforme de votre site. • Mettre les widgets Advocate en ligne. • Importer les données finales des utilisateurs, des parrainages et des récompenses. • Suivre/indiquer manuellement toute conversion entre l’arrêt de l’ancien système et le lancement. • Surveiller le tableau de bord Advocate pour l’activité. • Envoyer la communication de lancement à vos ambassadeurs. Faites savoir aux utilisateurs que leurs liens de parrainage ont été mis à jour, et idéalement incluez directement les nouveaux liens dans l’e-mail pour leur permettre de commencer à les partager immédiatement.
Conseils	• Inclure si nécessaire un court délai tampon de gel des récompenses (par exemple : « Les parrainages effectués le 15 mai seront examinés et ajoutés après le lancement. »). • Utiliser une communication orientée ambassadeurs pour créer de l’enthousiasme (par exemple : « Nous avons amélioré votre expérience de parrainage ! »).

Phase 3 : post-migration et nettoyage (1 à 2 jours)

Maintenant que vous êtes en ligne, assurez-vous que votre programme fonctionne comme prévu et gérez les derniers points en suspens.

Objectifs	• Vérifier l’intégrité des données et le suivi des récompenses. • Récupérer les conversions manquées. • Assister et former les utilisateurs.
Tâches	• Valider que les relations parrain / parrainé fonctionnent en mode réel. • Importer les conversions manquées survenues entre la bascule. • Effectuer un test QA (vous parrainer vous-même, confirmer le suivi et la logique des récompenses). • Fournir des FAQ ou des documents d’aide internes et externes. • Surveiller la boîte de réception du support pour les problèmes liés aux utilisateurs hérités.
Conseils	• Si vous mettez fin à un compte de financement de récompenses hérité, accordez aux utilisateurs une période de grâce pour effectuer leurs échanges. • Utiliser des rappels par e-mail ou dans l’application pour stimuler une activité de parrainage précoce dans le nouveau programme.

Importer les données de votre programme

1. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Rapports → Imports et exportations.
2. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Importer.
3. Sélectionnez le Type d’importation parmi les options disponibles :

   Type d’importation	Description
   Utilisateurs	Sélectionnez cette option pour importer de nouveaux utilisateurs ou des données utilisateur existantes. Vous pouvez également choisir d’importer ces données depuis un autre compte ou une autre plateforme.
   Mettre à jour les soldes de récompenses des utilisateurs	Sélectionnez cette option pour mettre à jour et échanger les soldes de récompenses des utilisateurs.
   Événements utilisateur	Sélectionnez cette option pour importer des données d’événements utilisateur.
   Supprimer des utilisateurs	Sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer en masse des utilisateurs existants de votre programme. Vous pouvez également supprimer la gestion des utilisateurs et choisir de : • Conserver les comptes vides • Empêcher que les utilisateurs supprimés soient recréés
   Historique des récompenses	Sélectionnez cette option pour importer un historique de toutes les informations de récompense. Vous pouvez également choisir d’importer ces données depuis un autre compte ou une autre plateforme.
   Historique des parrainages	Sélectionnez cette option pour importer un historique de toutes les connexions de parrainage. Vous pouvez également choisir d’importer ces données depuis un autre compte ou une autre plateforme.

4. Sélectionnez Choisir un fichier ou faites glisser et déposez le fichier que vous souhaitez importer.
5. Sélectionnez Importer pour importer vos données.

   • Si vous supprimez des utilisateurs existants en masse, sélectionnez Suppression en masse.

Référence des erreurs de validation

Vous pouvez obtenir 3 types d’erreurs de validation :

1. Message d’erreur intégré : ceux-ci apparaissent dans le tableau de validation d’aperçu et font que les lignes en erreur sont mises en surbrillance en rouge :

   • INVALID_FIELD — par ex., le Date de création champ n’était pas formaté en millisecondes depuis l’époque Unix .
   • MISSING_FIELD — par ex., un champ obligatoire tel que ID utilisateur ou ID de compte est manquant.

   
2. Encadré d’erreur : ceux-ci apparaissent à la place du tableau de validation d’aperçu sous forme de messages d’avertissement rouges :

   • MISSING_HEADER — par ex., un en-tête de colonne obligatoire tel que ID de compte ou Valeur de la récompense est manquant.
   • CSV_PARSING — par ex., le fichier CSV contient des caractères spéciaux mal formatés.
   • FILE_REF_IO — par ex., le fichier est corrompu et ne peut pas être lu.

   
3. Erreurs listées : elles apparaissent sous forme de liste des nombres d’erreurs sur l’écran Imports et exportations dans la section Rapports lorsque le type d’importation ne dispose pas d’un tableau de validation d’aperçu. Les erreurs de ligne et les erreurs de fichier s’afficheront ensemble :

   

Assistance

Vous n’avez pas à gérer la migration seul. Notre équipe d’intégration Advocate est prête à vous aider avec :

• Assistance à la cartographie des champs
• Conseils sur le formatage des données
• Stratégie de migration des récompenses
• Tests et QA

Contactez votre équipe d’assistance Advocate.