Explication de la conformité W-9 pour Advocate

Qu’est-ce que la conformité W-9 dans Advocate ?

La conformité W-9 est une fonctionnalité facultative dans Advocate qui aide votre marque à respecter les exigences de déclaration fiscale américaines pour les participants qui gagnent 2 000 USD ou plus en récompenses non monétaires (par exemple, cartes-cadeaux, produits avec valeur en USD, etc.) au cours d’une année civile.

Remarque: Cela est distinct du processus de gestion fiscale utilisé pour les récompenses en espèces versées via impact.com. Les récompenses en espèces exigent que les participants soumettent leurs formulaires fiscaux et leurs coordonnées bancaires directement via un flux d’entretien fiscal sécurisé intégré à votre widget ou microsite avant de gagner des récompenses. La conformité W-9, en revanche, prend en charge les marques qui délivrent des récompenses non monétaires et souhaitent suivre manuellement le statut W-9 pour la conformité IRS.

Ce que fait la conformité W-9

• Suivre le statut de collecte du W-9 pour chaque participant dans son profil.

  • Voir comment modifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant pour plus d’informations.

• Attribuer une valeur imposable en USD aux récompenses non monétaires (comme des cartes-cadeaux ou des produits physiques) pour le suivi de la conformité.

• Placer automatiquement les récompenses à l’état en attente lorsqu’un participant sans W-9 enregistré dépasse 2 000 USD au cours d’une année fiscale.

Ce que la conformité W-9 ne fait pas

• Advocate ne collecte pas les formulaires W-9 en votre nom lors de l’attribution de récompenses non monétaires.

• Advocate ne stocke pas de copies des formulaires W-9.

• Cette fonctionnalité n’est pas rétroactive : les récompenses obtenues avant l’activation de la conformité W-9 ne seront pas comptabilisées dans le seuil de 2 000 USD.

Votre équipe est responsable de la collecte et du stockage sécurisé des formulaires W-9 et de l’émission des formulaires 1099-NEC, le cas échéant.

Comment activer la conformité W-9

Pour activer la conformité W-9 pour votre compte, contactez notre équipe d’assistance et indiquez-nous l’option que vous souhaitez parmi la liste ci-dessous.

Option 1 : Tous les participants

La conformité W-9 s’applique à tous les participants, quel que soit leur pays.

• Tout participant dont le formulaire W-9 a été marqué comme non collecté sera limité à 2 000 USD de récompenses totales par année fiscale.

• Les récompenses qui dépassent ce seuil sont placées à l’état en attente jusqu’à ce que le formulaire W-9 soit marqué comme collecté.

Option 2 : Participants avec un code pays US explicite

La conformité W-9 s’applique uniquement aux participants dont le profil comporte un code pays US.

• Ces participants sont soumis à la même limite de 2 000 USD, sauf si un W-9 est marqué comme collecté.

• Les récompenses excédentaires sont conservées à l’état en attente jusqu’à ce que la conformité soit respectée.

Option 3 : Participants avec un code pays US explicite ou implicite

La conformité W-9 s’applique aux participants qui ont soit :

• Un code pays US.

• Une locale se terminant par _US dans leur profil participant.

• Comme pour les autres options, les récompenses supérieures à 2 000 USD sont conservées à l’état en attente jusqu’à ce que le W-9 soit marqué comme collecté.

Notification du participant

Mise à jour du statut dans l’application

Le participant verra un changement immédiat dans son tableau des récompenses. La récompense qui déclenche le seuil, ainsi que toutes les récompenses suivantes, seront placées dans un En attente état.

• Indicateur visuel : Une note apparaîtra directement sous la récompense indiquant qu’un W-9 est requis.

• Résolution : La récompense reste En attente jusqu’à ce qu’un gestionnaire de programme marque manuellement le formulaire comme reçu.

Notification par e-mail

Rappel des bonnes pratiques

Nous vous recommandons de consulter votre équipe juridique ou financière afin de déterminer si la collecte du W-9 est requise pour votre programme de parrainage, ou si elle est déjà gérée via d’autres systèmes.

La conformité W-9 est particulièrement utile pour les marques qui n’utilisent pas de paiements en espèces via impact.com et qui souhaitent un moyen simple de surveiller l’éligibilité fiscale des récompenses non monétaires. Cependant, vous restez responsable de la collecte, de la sécurisation et de la déclaration des informations fiscales conformément aux directives de l’IRS.

En savoir plus

• Vérifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant

• Modifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant