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# Explication de la conformité W-9 pour Advocate
#### Qu’est-ce que la conformité W-9 dans Advocate ?
La conformité W-9 est une **fonctionnalité optionnelle dans Advocate** qui aide votre marque à respecter les obligations de déclaration fiscale américaines pour les participants qui **gagnent 2 000 USD ou plus en récompenses non monétaires** (p. ex., cartes-cadeaux, produits avec une valeur en USD, etc.) au cours d’une année civile.
{% hint style="success" %}
**Remarque**: ceci est distinct du processus de gestion fiscale utilisé pour [les récompenses en espèces](/brand/fr/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/advocate-rewards/pay-with-cash/cash-payouts-for-advocate-explained.md) versées via impact.com. Les récompenses en espèces exigent que les participants soumettent directement leurs formulaires fiscaux et leurs coordonnées bancaires via un flux d’entretien fiscal sécurisé intégré à votre widget ou microsite avant de recevoir des récompenses. La conformité W-9, en revanche, aide les marques qui distribuent des récompenses non monétaires et souhaitent suivre manuellement le statut W-9 pour se conformer à l’IRS.
{% endhint %}
**Ce que fait la conformité W-9**
* Suivre l’état de collecte du W-9 pour chaque participant dans son profil.
* Voir [comment modifier le statut de conformité fiscale W-9 du participant](/brand/fr/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate.md) pour plus d’informations.
* Attribuer une valeur imposable en USD aux récompenses non monétaires (comme les cartes-cadeaux ou les produits physiques) pour le suivi de la conformité.
* Placer automatiquement les récompenses à l’état en attente lorsqu’un participant sans W-9 enregistré dépasse 2 000 USD au cours d’une année fiscale.
**Ce que la conformité W-9 ne fait pas**
* Advocate ne collecte pas les formulaires W-9 en votre nom lors de l’attribution de récompenses non monétaires.
* Advocate ne stocke pas de copies des formulaires W-9.
* Cette fonctionnalité n’a pas d’effet rétroactif — les récompenses obtenues avant l’activation de la conformité W-9 ne compteront pas dans le seuil de 2 000 USD.
Votre équipe est responsable de la collecte et du stockage sécurisé des formulaires W-9, ainsi que de l’émission des formulaires 1099-NEC le cas échéant.
#### Comment activer la conformité W-9
Pour activer la conformité W-9 pour votre compte, contactez notre [équipe d’assistance](mailto:saasquatch-support@impact.com) et indiquez-nous l’option que vous souhaitez parmi la liste ci-dessous.
Option 1 : Tous les participants
La conformité W-9 s’applique à tous les participants, quel que soit leur pays.
* Tout participant dont le formulaire W-9 a été *Marqué comme non collecté* sera limité à 2 000 USD de récompenses totales par année fiscale.
* Les récompenses qui dépassent ce seuil sont placées à l’état en attente jusqu’à ce que le formulaire W-9 soit *Marqué comme collecté*.
Option 2 : Participants avec un code pays américain explicite
La conformité W-9 s’applique uniquement aux participants ayant un code pays américain dans leur profil.
* Ces participants sont soumis à la même limite de 2 000 USD, à moins qu’un W-9 ne soit *Marqué comme collecté*.
* Les récompenses excédentaires sont conservées à l’état en attente jusqu’à ce que la conformité soit satisfaite.
Option 3 : Participants avec un code pays américain explicite ou implicite
La conformité W-9 s’applique aux participants qui ont soit :
* Un code pays américain.
* Une locale se terminant par `_US` dans leur profil participant.
* Comme pour les autres options, les récompenses supérieures à 2 000 USD sont conservées à l’état en attente jusqu’à ce que le W-9 soit *Marqué comme collecté*.
#### Notification du participant
{% tabs %}
{% tab title="Mise à jour du statut dans l’application" %}
Le participant verra un changement immédiat dans son tableau des récompenses. La récompense qui déclenche le seuil, ainsi que toutes les récompenses suivantes, seront placées dans un *En attente* état.
* **Indicateur visuel :** Une note apparaîtra directement sous la récompense indiquant qu’un W-9 est requis.
* **Résolution :** La récompense reste *En attente* jusqu’à ce qu’un gestionnaire de programme marque manuellement le formulaire comme reçu.
{% endtab %}
{% tab title="Notification par e-mail" %}
Quelle que soit l’option que vous choisissez, **les participants qui dépassent 2 000 USD en récompenses non monétaires** recevront automatiquement un e-mail indiquant qu’un formulaire fiscal est requis.
Cet e-mail peut être personnalisé pour inclure :
* La langue ou le ton de votre choix.
* Des instructions précises sur la manière dont les participants doivent envoyer leur formulaire W-9 à votre équipe.
* Un point de contact ou des informations d’assistance, si nécessaire.
Personnaliser ce message permet à vos participants de bien comprendre les prochaines étapes et aide à simplifier votre processus de collecte des formulaires fiscaux.
{% endtab %}
{% endtabs %}
#### Rappel des bonnes pratiques
Nous vous recommandons d’en parler à votre équipe juridique ou financière afin de déterminer si la collecte des W-9 est requise pour votre programme de parrainage, ou si elle est déjà prise en charge par d’autres systèmes.
La conformité W-9 est particulièrement utile pour les marques qui n’utilisent pas de paiements en espèces via impact.com et qui souhaitent un moyen simple de suivre l’éligibilité fiscale des récompenses non monétaires. Toutefois, vous restez responsable de la collecte, de la sécurisation et de la déclaration des informations fiscales conformément aux directives de l’IRS.
#### En savoir plus
* [Vérifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant](/brand/fr/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate.md)
* [Modifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant](/brand/fr/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate.md#update-an-individual-participant-s-w-9-status-0-2)
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# Agent Instructions
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