Conformité W-9 expliquée pour Advocate

Qu’est-ce que la conformité W-9 dans Advocate ?

La conformité W-9 est une fonctionnalité facultative dans Advocate qui aide votre marque à satisfaire aux exigences américaines de déclaration fiscale pour les participants qui gagnent 2 000 USD ou plus en récompenses non monétaires (par exemple, cartes-cadeaux, produits avec une valeur en USD, etc.) au cours d’une année civile.

Remarque : Ceci est distinct du processus de traitement fiscal utilisé pour les récompenses en espèces versés via impact.com. Les récompenses en espèces exigent que les participants soumettent directement leurs formulaires fiscaux et leurs coordonnées bancaires via un flux sécurisé d’entretien fiscal intégré à votre widget ou microsite avant de recevoir des récompenses. En revanche, la conformité W-9 prend en charge les marques qui attribuent des récompenses non monétaires et souhaitent suivre manuellement le statut W-9 pour se conformer aux exigences de l’IRS.

Ce que fait la conformité W-9

• Suivre l’état de collecte du W-9 pour chaque participant dans son profil.

  • Voir comment modifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant pour plus d’informations.

• Attribuer une valeur imposable en USD aux récompenses non monétaires (comme les cartes-cadeaux ou les produits physiques) pour le suivi de la conformité.

• Placer automatiquement les récompenses en attente lorsqu’un participant sans W-9 enregistré dépasse 2 000 USD au cours d’une année fiscale.

Ce que la conformité W-9 ne fait pas

• Advocate ne collecte pas les formulaires W-9 pour votre compte lors de l’attribution de récompenses non monétaires.

• Advocate ne stocke pas de copies des formulaires W-9.

• Cette fonctionnalité ne s’applique pas rétroactivement : les récompenses obtenues avant l’activation de la conformité W-9 ne seront pas prises en compte dans le seuil de 2 000 USD.

Votre équipe est responsable de la collecte et du stockage sécurisé des formulaires W-9, ainsi que de l’émission des formulaires 1099-NEC, le cas échéant.

Comment activer la conformité W-9

Pour activer la conformité W-9 pour votre compte, contactez notre équipe d'assistance et indiquez-nous l’option que vous souhaitez parmi la liste ci-dessous.

Option 1 : Tous les participants

La conformité W-9 s’applique à tous les participants, quel que soit leur pays.

• Tout participant dont le formulaire W-9 a été marqué comme non collecté sera limité à 2 000 USD de récompenses totales par année fiscale.

• Les récompenses qui dépassent ce seuil sont placées en attente jusqu’à ce que le formulaire W-9 soit marqué comme collecté.

Option 2 : Participants avec un code pays américain explicite

La conformité W-9 s’applique uniquement aux participants ayant un code pays américain dans leur profil.

• Ces participants sont soumis à la même limite de 2 000 USD, sauf si un W-9 est marqué comme collecté.

• Les récompenses excédentaires sont conservées à l’état en attente jusqu’à ce que la conformité soit satisfaite.

Option 3 : Participants avec un code pays américain explicite ou implicite

La conformité W-9 s’applique aux participants qui ont soit :

• Un code pays américain.

• Une locale se terminant par _US dans leur profil participant.

• Comme pour les autres options, les récompenses supérieures à 2 000 USD sont conservées à l’état en attente jusqu’à ce que le W-9 soit marqué comme collecté.

Notification du participant

Mise à jour du statut dans l’application

Le participant verra un changement immédiat dans son tableau de récompenses. La récompense qui déclenche le seuil, ainsi que toutes les récompenses suivantes, seront placées dans un En attente état.

• Indicateur visuel : Une note apparaîtra directement sous la récompense indiquant qu’un W-9 est requis.

• Résolution : La récompense reste En attente jusqu’à ce qu’un responsable du programme marque manuellement le formulaire comme reçu.

Notification par e-mail

Quelle que soit l’option choisie, les participants qui dépassent 2 000 USD en récompenses non monétaires recevront automatiquement un e-mail indiquant qu’un formulaire fiscal est requis.

Cet e-mail peut être personnalisé pour inclure :

• Votre langue ou votre ton préféré.

• Des instructions précises sur la manière dont les participants doivent soumettre leur formulaire W-9 à votre équipe.

• Un point de contact ou des informations d’assistance, si nécessaire.

Personnaliser ce message garantit que vos participants comprennent clairement les prochaines étapes et aide à fluidifier votre processus de collecte des formulaires fiscaux.

Rappel des bonnes pratiques

Nous vous recommandons d’en discuter avec votre équipe juridique ou financière afin de déterminer si la collecte du W-9 est requise pour votre programme de parrainage, ou si elle est déjà prise en charge par d’autres systèmes.

La conformité W-9 est particulièrement utile pour les marques qui n’utilisent pas de paiements en espèces via impact.com et souhaitent un moyen simple de contrôler l’éligibilité fiscale des récompenses non monétaires. Toutefois, vous restez responsable de la collecte, de la sécurisation et de la déclaration des informations fiscales conformément aux directives de l’IRS.

En savoir plus

• Vérifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant

• Modifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant