Gérer la conformité fiscale W-9 pour les participants dans Advocate

La conformité W-9 est une fonctionnalité optionnelle dans Advocate qui aide votre marque et vos participants à rester conformes à la législation fiscale américaine. Elle suit quels participants ont soumis un formulaire W-9 et garantit que les récompenses dépassant 2 000 USD au cours d’une année civile sont correctement traitées.

Pour en savoir plus sur la conformité W-9 dans Advocate, visitez Conformité W-9 expliquée pour Advocate.

Cet article explique comment consulter, mettre à jour et gérer en masse les statuts de conformité fiscale W-9 de vos participants.

Comment vérifier le statut de conformité fiscale W-9 d’un participant

Suivez cette procédure pour vérifier si un formulaire W-9 a été marqué comme collecté pour un participant spécifique.

1. Dans le menu de navigation de gauche, accédez à [Engage] → Participants.

2. Recherchez et sélectionnez le nom du participant.

3. Sur le profil du participant, sélectionnez l’onglet Paiements et fiscalité .

4. Dans cet onglet, vous verrez :

   • Le statut du formulaire W-9 du participant (Collecté / Non collecté).

   

   • Une répartition des récompenses gagnées par année civile.

Remarque: Si vous souhaitez voir le statut W-9 de plusieurs participants à la fois, vous pouvez exécuter un rapport de programme à l’aide du type de rapport US W-9 Tax Report.

Mettre à jour le statut W-9 d’un participant individuel

Marquer un formulaire W-9 comme collecté

Sélectionnez Marquer comme collecté lorsqu’un participant soumet son W-9. Cela supprime la limite de récompense de 2 000 USD et libère toutes les récompenses en attente.

1. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Participants.

2. Recherchez et sélectionnez le nom du participant dont vous souhaitez modifier le statut de conformité fiscale.

3. Sur le profil du participant, sélectionnez le Paiements et fiscalité .

4. Sélectionnez Marquer comme collecté.

1. Sélectionnez Confirmer.

Marquer un formulaire W-9 comme non collecté

Par défaut, les participants sont supposés ne pas avoir fourni de formulaire W-9. Si vous avez précédemment marqué un formulaire W-9 comme collecté et souhaitez modifier le statut, utilisez cette option pour rétablir le statut manuellement.

Remarque: La modification d’un statut en Non collecté n’entraîne pas rétroactivement la mise en attente des récompenses.

1. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez [Engage] → Participants.

2. Recherchez et sélectionnez le nom du participant dont vous souhaitez modifier le statut de conformité fiscale.

3. Sur le profil du participant, sélectionnez le Paiements et fiscalité .

4. Sélectionnez Marquer comme non collecté.

1. Sélectionnez Confirmer.

Mettre à jour les statuts W-9 en masse

Vous pouvez utiliser une importation groupée d’utilisateurs pour marquer des formulaires W-9 comme Collecté pour plusieurs participants à la fois. Cette action :

• Exempte les participants de la limite annuelle de récompense de 2 000 USD pour les années fiscales en cours et futures.

• Libère automatiquement toutes les récompenses qui avaient été mises en attente en raison d’un W-9 manquant.

Avertissement : L’option d’importation en masse ne peut pas être utilisée pour marquer les W-9 comme Non collecté— cela doit être fait individuellement via le profil du participant.

1. Téléchargez l’exemple de fichier .csv ou utilisez les données .csv suivantes pour créer un fichier d’exemple :

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[email protected],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[email protected],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[email protected],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[email protected],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Pour chaque participant dont vous avez collecté le W-9 :

   • Ajoutez une colonne intitulée : dateUSTaxFormSubitted.

   • Entrez l’horodatage Unix (temps epoch) représentant la date de réception du W-9.

   • Utilisez un convertisseur en ligne pour le générer à partir d’une date standard (par ex. epochconverter.com).

3. Enregistrez le fichier.

4. Suivez les instructions d’importation en masse pour téléverser votre fichier.