Conformité W-9 expliquée pour Advocate
Qu'est-ce que la conformité W-9 dans Advocate ?
La conformité W-9 est une fonctionnalité optionnelle dans Advocate qui aide votre marque à respecter les obligations fiscales américaines de déclaration pour les participants qui gagnent 2 000 USD ou plus en récompenses non monétaires (par ex. cartes-cadeaux, produits ayant une valeur en USD, etc.) au cours d'une année civile.
Remarque : Ceci est distinct du processus de gestion fiscale utilisé pour les récompenses en espèces versées via impact.com. Les récompenses en espèces exigent que les participants soumettent des formulaires fiscaux et des informations bancaires directement via un flux d'entretien fiscal sécurisé intégré à votre widget ou microsite avant de recevoir des récompenses. La conformité W-9, en revanche, prend en charge les marques qui émettent des récompenses non monétaires et souhaitent suivre manuellement le statut W-9 pour se conformer à l'IRS.
Ce que fait la conformité W-9
Suivre le statut de collecte du W-9 pour chaque participant dans son profil.
Voir comment changer le statut de conformité fiscale W-9 d'un participant pour plus d'informations.
Attribuer une valeur imposable en USD aux récompenses non monétaires (comme les cartes-cadeaux ou les produits physiques) pour le suivi de la conformité.
Placer automatiquement les récompenses en état en attente lorsqu'un participant sans W-9 enregistré dépasse 2 000 USD au cours d'une année fiscale.
Ce que la conformité W-9 ne fait pas
Advocate ne collecte pas les formulaires W-9 en votre nom lorsque des récompenses non monétaires sont attribuées.
Advocate ne conserve pas de copies des formulaires W-9.
Cette fonctionnalité n'est pas rétroactive : les récompenses gagnées avant l'activation de la conformité W-9 ne seront pas prises en compte pour le seuil de 2 000 USD.
Votre équipe est responsable de la collecte et du stockage sécurisé des formulaires W-9 et de l'émission des formulaires 1099-NEC si applicable.
Comment activer la conformité W-9
Pour activer la conformité W-9 pour votre compte, contactez notre équipe d'assistance et faites-nous savoir quelle option vous souhaitez parmi la liste ci-dessous.
Option 1 : Tous les participants
La conformité W-9 s'applique à tous les participants, quelle que soit leur pays.
Tout participant dont le formulaire W-9 a été Marqué comme non collecté sera limité à 2 000 USD de récompenses totales par année fiscale.
Les récompenses dépassant ce seuil sont placées en état en attente jusqu'à ce que le formulaire W-9 soit Marqué comme collecté.
Option 2 : Participants avec un indicatif de pays US explicite
La conformité W-9 s'applique uniquement aux participants ayant un indicatif de pays US dans leur profil.
Ces participants sont soumis à la même limite de 2 000 USD à moins qu'un W-9 ne soit Marqué comme collecté.
Les récompenses excédentaires sont retenues en état en attente jusqu'à ce que la conformité soit atteinte.
Option 3 : Participants avec un indicatif de pays US explicite ou implicite
La conformité W-9 s'applique aux participants qui ont soit :
Un indicatif de pays US.
Une locale se terminant par
_USsur leur profil participant.Comme pour les autres options, les récompenses supérieures à 2 000 USD sont retenues en état en attente jusqu'à ce que le W-9 soit Marqué comme collecté.
Notification du participant
Le participant verra un changement immédiat dans son tableau de récompenses. La récompense qui déclenche le seuil, et toutes les récompenses suivantes, seront placées en En attente état.
Indicateur visuel : Une note apparaîtra directement sous la récompense indiquant qu'un W-9 est requis.
Résolution : La récompense reste En attente jusqu'à ce qu'un gestionnaire de programme marque manuellement le formulaire comme reçu.
Quelle que soit l'option choisie, les participants qui dépassent 2 000 USD en récompenses non monétaires recevront automatiquement un e-mail les informant qu'un formulaire fiscal est requis.
Cet e-mail peut être personnalisé pour inclure :
Votre langue ou ton préféré.
Des instructions spécifiques sur la manière dont les participants doivent soumettre leur formulaire W-9 à votre équipe.
Un point de contact ou des informations de support, si nécessaire.
La personnalisation de ce message garantit que vos participants comprennent clairement les prochaines étapes et aide à rationaliser votre processus de collecte des formulaires fiscaux.
Rappel de bonne pratique
Nous vous recommandons de consulter votre équipe juridique ou financière pour déterminer si la collecte du W-9 est requise pour votre programme de parrainage, ou si cela est déjà pris en charge par d'autres systèmes.
La conformité W-9 est particulièrement utile pour les marques qui n'utilisent pas de paiements en espèces via impact.com et qui souhaitent un moyen léger de surveiller l'éligibilité fiscale pour les récompenses non monétaires. Toutefois, vous restez responsable de la collecte, de la sécurisation et de la déclaration des informations fiscales conformément aux directives de l'IRS.
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