Gestionar el cumplimiento fiscal W-9 de los participantes en Advocate

El cumplimiento W-9 es una función opcional en Advocate que ayuda a tu marca y a tus participantes a mantenerse en conformidad con la legislación fiscal de EE. UU. Hace seguimiento de qué participantes han presentado un formulario W-9 y garantiza que las recompensas que superen los 2.000 USD en un año calendario se gestionen correctamente.

Para leer más sobre el cumplimiento W-9 de Advocate, visita Explicación del cumplimiento W-9 para Advocate.

Este artículo explica cómo ver, actualizar y gestionar en lote los estados de cumplimiento fiscal W-9 de tus participantes.

Cómo comprobar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante

Sigue este proceso para comprobar si se marcó como recibido un formulario W-9 para un participante específico.

1. En el menú de navegación de la izquierda, ve a [Engage] → Participants.

2. Busca y selecciona el nombre del participante.

3. En el perfil del participante, selecciona la Pagos y fiscalidad .

4. Dentro de esta pestaña, verás:

   • El estado del formulario W-9 del participante (Recibido / No recibido).

   

   • Un desglose de las recompensas obtenidas por año calendario.

Nota: Si quieres ver el estado W-9 de varios participantes a la vez, puedes ejecutar un informe del programa usando el tipo de informe US W-9 Tax Report.

Actualizar el estado W-9 de un participante individual

Marcar un formulario W-9 como recibido

Selecciona Marcar como recibido cuando un participante envíe su W-9. Al hacerlo, se elimina el límite de recompensas de 2.000 USD y se liberan las recompensas pendientes.

1. En el menú de navegación izquierdo, seleccione [Engage] → Participants.

2. Busca y selecciona el nombre del participante cuyo estado de cumplimiento fiscal quieres modificar.

3. En el perfil del participante, selecciona la Pagos y fiscalidad .

4. Selecciona Marcar como recibido.

1. Selecciona Confirmar.

Marcar un formulario W-9 como no recibido

De forma predeterminada, se asume que los participantes no han proporcionado un formulario W-9. Si anteriormente marcaste un formulario W-9 como recibido y quieres cambiar el estado, usa esta opción para revertirlo manualmente.

Nota: Cambiar un estado a No recibido no coloca las recompensas en pendiente de forma retroactiva.

1. En el menú de navegación izquierdo, seleccione [Engage] → Participants.

2. Busca y selecciona el nombre del participante cuyo estado de cumplimiento fiscal quieres modificar.

3. En el perfil del participante, selecciona la Pagos y fiscalidad .

4. Selecciona Marcar como no recibido.

1. Selecciona Confirmar.

Actualizar estados W-9 en lote

Puedes usar una importación masiva de usuarios para marcar formularios W-9 como Recibido para varios participantes a la vez. Esta acción:

• Exime a los participantes del límite anual de recompensas de 2.000 USD para los años fiscales actuales y futuros.

• Libera automáticamente cualquier recompensa que se haya puesto en estado pendiente debido a la falta de un W-9.

Advertencia: La opción de importación masiva no se puede usar para marcar los W-9 como No recibido—eso debe hacerse individualmente a través del perfil del participante.

1. Descarga el .csv de ejemplo o usa los siguientes datos .csv para crear un archivo de ejemplo:

   accountId,id,firstName,lastName,email,referable,referralCode,paymentProviderId,locale,referredBy.code,referredBy.isConverted,imageUrl,customFields.province,customFields.postal
   5ac26c53ead2245a935343d2,5ac26c53ead2245a935343d3,Sara,Reyes,[email protected],,B0DK58Z3HEF03NJ14TVB,,ar_QA,6PKBDHB79W434XG788MM,false,,QC,P1X 4N3
   5ac26c53ead2245a935343d4,5ac26c53ead2245a935343d5,Dominic,Blake,[email protected],,E1THJUBSHVGANSC9OCEM,,,4AXZAV7FSA9S4FZKTCGT,true,,MB,S9C 4S9
   5ac26c53ead2245a935343d6,5ac26c53ead2245a935343d7,Dora,Dunn,[email protected],,NE8ZZSJNECOLFQ76TWBX,,,7NSJJWLWNYA3SS8YPEGZ,false,,AB,B4R 4V8
   5ac26c53ead2245a935343d8,5ac26c53ead2245a935343d9,Francis,Walters,[email protected],,KEHV3PG3P6CWQ4VBT03Y,,th,3LBNN1M0UGNN6EGONUFW,false,,SK,J0X 4A8

2. Para cada participante cuyo W-9 hayas recopilado:

   • Añade una columna titulada: dateUSTaxFormSubitted.

   • Introduce la marca de tiempo Unix (epoch time) que represente la fecha en que se recibió el W-9.

   • Usa un conversor en línea para generarla a partir de una fecha estándar (por ejemplo, epochconverter.com).

3. Guardar el archivo.

4. Sigue las instrucciones de importación masiva para cargar tu archivo.