Importa los datos de tu programa de referidos
Al cambiar de otra plataforma de referidos a Advocate, no solo estás importando datos: estás elevando el potencial de tu programa con un seguimiento potente, experiencias personalizables y soporte experto. Este artículo te guía por:
Por qué importa la migración
Cómo es un plan de migración estratégico
Qué datos se pueden importar
Cómo preparar tus archivos
Errores de validación comunes y cómo evitarlos
¿Por qué planificar una migración estratégica?
Migrar tu programa de referidos no es solo una tarea técnica: es una oportunidad para mejorar la forma en que interactúas con tus clientes y los recompensas. Una migración bien planificada ayuda a:
Minimizar las interrupciones en tu experiencia de referidos
Preservar los datos históricos y garantizar la continuidad de las recompensas
Permitir una transición limpia desde los sistemas heredados
Relanzar tu programa de referidos con entusiasmo y claridad
La migración de referidos y recompensas depende de tu capacidad para exportar datos desde tu sistema actual. Tu equipo de Advocate puede indicarte qué es posible según los datos de exportación que proporciones.
Tu equipo de Advocate trabajará contigo para revisar tus archivos de exportación, identificar lo que es viable y crear un plan que se ajuste a las necesidades y objetivos de tu programa.
Lo que necesitarás hacer
Exporta los datos de usuarios, datos de referidos, y datos de recompensas. Ponte en contacto con tu CSM en tu antigua plataforma de referidos para obtener ayuda, o utiliza una herramienta de exportación dentro de la plataforma si se proporciona una.
Descarga cada uno de los 3 informes de datos en un archivo CSV separado, por ejemplo,
user_data.CSV,referral_data.CSV, yreward_data.CSV.Consulta los ejemplos a continuación para ver cómo podrían verse los contenidos de cada archivo .csv, o consulta la referencia completa del campo Destination.
Esto incluye correos electrónicos, códigos de referido, enlaces para compartir y campos personalizados. Los afiliados deben filtrarse para evitar duplicar recompensas.
Depende del formato del enlace para compartir y del uso de un subdominio personalizado.
El archivo de datos de usuario contendrá información detallada sobre cada participante de tu programa. Exporta una lista de todos los participantes para mantener tu programa actualizado con sus enlaces para compartir y códigos de referido.
Los siguientes campos son obligatorios:
ID de usuario
ID de cuenta
Usa el correo electrónico del usuario como su ID de usuario y ID de cuenta. Las fechas deben estar formateadas en milisegundos desde el epoch de Unix. Descarga un ejemplo de los campos requeridos o usa el ejemplo a continuación en .csv formato.
Esto incluye fechas de inicio y conversión, y relaciones entre quien refiere y quien es referido. Permite mapear el rendimiento histórico de los referidos.
El archivo de datos de referidos proporciona un registro del estado de cada conexión de referido realizada en tu programa de referidos.
Los siguientes campos son obligatorios:
ID de usuario de Advocate
ID de cuenta de Advocate
ID de usuario referido
ID de cuenta referida
Usa el correo electrónico del usuario como su ID de usuario y ID de cuenta. Las fechas deben estar formateadas en milisegundos desde el epoch de Unix. Descarga un ejemplo de los campos requeridos o usa el ejemplo a continuación en .csv formato.
Esto incluye valores, fechas otorgadas/canjeadas, tipos de recompensa y estados. Permite mantener la credibilidad y la equidad con los usuarios.
El archivo de datos de recompensas proporciona un registro del historial de recompensas de los participantes, incluido su valor y la cantidad canjeada generada a través de tu programa de referidos.
Los siguientes campos son obligatorios:
ID de usuario de Advocate
ID de cuenta de Advocate
Nombre de la recompensa
Unidad de la recompensa
Valor de la recompensa
Fecha de creación
Fecha otorgada
Fecha canjeada
Cantidad canjeada
Usa el correo electrónico del usuario como su ID de usuario y ID de cuenta. Las fechas deben estar formateadas en milisegundos desde el epoch de Unix.
El valor de la recompensa es el valor numérico de la recompensa en su unidad de medida más pequeña (por ejemplo, para una recompensa en efectivo de $1.00, el valor sería 100 centavos). Si la unidad de la recompensa es efectivo, debe incluir el código de moneda en el siguiente formato <unitName>/<Currency> (p. ej., Cash/USD).
Importante: Si los Fecha canjeada y Cantidad canjeada campos no están configurados correctamente — es decir, si se dejan en blanco o contienen valores incorrectos (por ejemplo, una fecha futura o una cantidad canjeada inexacta) — la recompensa podría volver a estar disponible para que el usuario la canjee de nuevo.
Descarga un ejemplo de los campos requeridos o usa el ejemplo a continuación en .csv formato.
Importante: Los 3 archivos de exportación solo deben contener datos de un único programa. Si los archivos tienen datos de varios programas, la importación los consolidará en un solo programa.
Un plan de migración de ejemplo
Cada migración es única, pero las exitosas siguen una estructura similar que equilibra preparación, comunicación y ejecución. A continuación se muestra un plan de migración que garantiza la continuidad y una experiencia fluida tanto para tu equipo como para tus defensores. Los plazos y las fases pueden ajustarse según la configuración de tu programa.
Fase 1: Planificación y preparación (1–2 semanas)
Esta es tu etapa de establecimiento de bases, donde sientas las bases para una transición fluida.
Objetivos
• Alinear a las partes interesadas.
• Configuración técnica.
• Confirmar el alcance de la migración.
• Planificar la comunicación con los usuarios.
Tareas
• Asegura un conjunto de muestra de tus datos históricos (usuarios, referidos, recompensas) y compártelo con el equipo de Advocate para su revisión y asignación de campos .
• Exporta conjuntos de datos completos una vez que la muestra haya sido validada. Lo más probable es que los datos de exportación deban manipularse (por ejemplo, ajustando encabezados, nombres de campos o la estructura del archivo) para que coincidan con los requisitos de importación.
• Define una fecha de lanzamiento y una ventana de reversión.
• Añade widgets de Advocate en modo oculto (entorno de prueba o páginas no enlazadas).
• Configura las integraciones necesarias (p. ej., Shopify, HubSpot, Segment).
• Completa la configuración del programa en Advocate (p. ej., configuración de recompensas, reglas del programa, plantillas de correo electrónico, segmentación).
• Prueba la funcionalidad del programa de principio a fin: confirma que las comparticiones, conversiones y recompensas se registren correctamente en un entorno de prueba antes de salir en vivo.
• Redacta mensajes para comunicar la transición a los defensores.
La migración de referidos y recompensas depende de tu capacidad para exportar datos desde tu sistema actual. Tu equipo de Advocate puede indicarte qué es posible según los datos de exportación que proporciones.
Consejos
• Si estás solapando plataformas, asegúrate de que solo una esté emitiendo recompensas.
• Identifica a los usuarios avanzados que puedan necesitar un trato especial (VIPs, influencers).
Fase 2: Transición y puesta en marcha (1-2 días)
Este es tu momento de transición. Planifica una breve pausa en el seguimiento entre sistemas y programa la transición durante las horas de menor tráfico si es posible.
Objetivos
• Cambia sin problemas de tu plataforma heredada a Advocate.
• Asegura que los usuarios puedan acceder inmediatamente a la nueva experiencia.
• Evita la pérdida de datos de referidos o recompensas.
Tareas
• Elimina los scripts/widgets de la plataforma antigua de tu sitio.
• Publica los widgets de Advocate.
• Importa los datos finales de usuarios, referidos y recompensas.
• Rastrea/marca manualmente cualquier conversión entre el apagado del sistema y el lanzamiento.
• Supervisa el panel de Advocate para ver la actividad.
• Envía la comunicación de lanzamiento a tus defensores. Hazles saber a los usuarios que sus enlaces de referido se han actualizado e idealmente incluye los nuevos enlaces directamente en el correo electrónico para que les resulte fácil empezar a compartir de inmediato.
Consejos
• Incluye un breve margen de bloqueo de recompensas si es necesario (por ejemplo, “Los referidos realizados el 15 de mayo serán revisados y añadidos después del lanzamiento.”).
• Usa comunicación dirigida a los defensores para generar entusiasmo (por ejemplo, “¡Hemos mejorado tu experiencia de referidos!”).
Fase 3: Posmigración y limpieza (1–2 días)
Ahora que ya estás en vivo, asegúrate de que tu programa funcione como se espera y resuelve cualquier detalle pendiente.
Objetivos
• Verifica la integridad de los datos y el seguimiento de recompensas.
• Recupera cualquier conversión que se haya pasado por alto.
• Da soporte y educa a los usuarios.
Tareas
• Valida que las relaciones entre quien refiere y quien es referido funcionen en modo en vivo.
• Importa cualquier conversión omitida que haya ocurrido entre la transición.
• Realiza una prueba de QA (refiérete a ti mismo, confirma el seguimiento y la lógica de recompensas).
• Proporciona preguntas frecuentes o documentos de ayuda internos y externos.
• Supervisa la bandeja de entrada de soporte para problemas relacionados con usuarios heredados.
Consejos
• Si estás descontinuando una cuenta heredada de financiación de recompensas, da a los usuarios un periodo de gracia para canjear.
• Usa recordatorios por correo electrónico o dentro de la aplicación para impulsar la actividad temprana de referidos en el nuevo programa.
Importa los datos de tu programa
En el menú de navegación izquierdo, seleccione
[Engage] → Informes → Importaciones y exportaciones.En la esquina superior derecha, selecciona
Importar.Seleccione el Tipo de importación de las opciones disponibles:
Tipo de importaciónDescripciónUsuarios
Selecciona esta opción para cargar nuevos usuarios o datos de usuarios existentes. También puedes elegir importar estos datos desde otra cuenta o plataforma.
Actualizar saldos de recompensas del usuario
Selecciona esta opción para actualizar y canjear los saldos de recompensas de los usuarios.
Eventos de usuario
Selecciona esta opción para cargar datos de eventos de usuario.
Eliminar usuarios
Selecciona esta opción si deseas eliminar en masa a los usuarios existentes de tu programa.
También puedes eliminar el tratamiento de usuarios y optar por:
• Conservar las cuentas vacías
• Evitar que los usuarios eliminados se vuelvan a crear
Historial de recompensas
Selecciona esta opción para cargar un registro de toda la información de recompensas. También puedes elegir importar estos datos desde otra cuenta o plataforma.
Historial de referidos
Selecciona esta opción para cargar un registro de todas las conexiones de referidos. También puedes elegir importar estos datos desde otra cuenta o plataforma.
Seleccione Elegir archivo o arrastra y suelta el archivo que deseas importar.
Seleccione Importar para cargar tus datos.
Si eliminas usuarios existentes en bloque, selecciona Eliminación masiva.
Referencia de errores de validación
Puedes obtener 3 tipos de errores de validación:
Mensaje de error en línea: estos aparecen en la tabla de validación de vista previa y hacen que las filas con errores se resalten en rojo:
INVALID_FIELD— p. ej., el Fecha de creación campo no estaba formateado en milisegundos desde el epoch de Unix .MISSING_FIELD— p. ej., falta un campo obligatorio como ID de usuario o ID de cuenta falta.
Llamada de error: estos aparecen en lugar de la tabla de validación de vista previa como mensajes de advertencia en rojo:
MISSING_HEADER— p. ej., falta un encabezado de columna obligatorio como ID de cuenta o Valor de la recompensa falta.CSV_PARSING— p. ej., el archivo CSV contiene caracteres especiales que están mal formateados.FILE_REF_IO— p. ej., el archivo está dañado y no se puede leer.
Errores listados: estos aparecen como una lista de recuentos de errores en la Importaciones y exportaciones pantalla dentro de la Informes sección cuando el tipo de importación no tiene una tabla de validación de vista previa. Los errores de fila y los errores de archivo se mostrarán juntos:
Soporte
No tienes que navegar la migración solo. Nuestro equipo de onboarding de Advocate está listo para ayudar con:
Soporte para el mapeo de campos
Guía sobre formato de datos
Estrategia de migración de recompensas
Pruebas y QA
Contacta con tu equipo de soporte de Advocate.
Última actualización
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