Cumplimiento W-9 explicado para Advocate
¿Qué es el cumplimiento W-9 en Advocate?
El cumplimiento W-9 es una función opcional en Advocate que ayuda a tu marca a cumplir con los requisitos de declaración de impuestos de EE. UU. para participantes que ganan 2.000 USD o más en recompensas no monetarias (p. ej., tarjetas de regalo, productos con valor en USD, etc.) en un año calendario.
Nota: Esto es independiente del proceso de gestión fiscal utilizado para recompensas en efectivo pagadas a través de impact.com. Las recompensas en efectivo requieren que los participantes envíen formularios fiscales y datos bancarios directamente mediante un flujo seguro de entrevista fiscal integrado en tu widget o micrositio antes de ganar recompensas. El cumplimiento W-9, por otro lado, ayuda a las marcas que emiten recompensas no monetarias y desean hacer un seguimiento manual del estado W-9 para el cumplimiento del IRS.
Qué hace el cumplimiento W-9
Realiza un seguimiento del estado de recopilación del W-9 de cada participante dentro de su perfil.
Ver cómo cambiar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante para obtener más información.
Asigna un valor imponible en USD a las recompensas no monetarias (como tarjetas de regalo o productos físicos) para el seguimiento del cumplimiento.
Coloca automáticamente las recompensas en estado pendiente cuando un participante sin un W-9 registrado supera los 2.000 USD en un año fiscal.
Qué no hace el cumplimiento W-9
Advocate no recopila formularios W-9 en tu nombre cuando otorgas recompensas no monetarias.
Advocate no almacena copias de los formularios W-9.
Esta función no se aplica retroactivamente: las recompensas ganadas antes de habilitar el cumplimiento W-9 no contarán para el umbral de 2.000 USD.
Tu equipo es responsable de recopilar y almacenar de forma segura los formularios W-9 y de emitir los formularios 1099-NEC, si corresponde.
Cómo habilitar el cumplimiento W-9
Para activar el cumplimiento W-9 en tu cuenta, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte e indícanos qué opción deseas de la lista siguiente.
Opción 1: Todos los participantes
El cumplimiento W-9 se aplica a todos los participantes, independientemente del país.
Cualquier participante cuyo formulario W-9 haya sido Marcado como no recopilado estará limitado a 2.000 USD en recompensas totales por año fiscal.
Las recompensas que superen este umbral se colocan en estado pendiente hasta que el formulario W-9 sea Marcado como recopilado.
Opción 2: Participantes con un código de país explícito de EE. UU.
El cumplimiento W-9 se aplica solo a los participantes con un código de país de EE. UU. en su perfil.
Estos participantes están sujetos al mismo límite de 2.000 USD a menos que se Marcado como recopilado.
Las recompensas adicionales se retienen en estado pendiente hasta que se cumpla el requisito.
Opción 3: Participantes con un código de país de EE. UU. explícito o implícito
El cumplimiento W-9 se aplica a los participantes que tengan cualquiera de los siguientes:
Un código de país de EE. UU.
Una configuración regional que termine en
_USen su perfil de participante.Al igual que con las otras opciones, las recompensas de más de 2.000 USD se retienen en estado pendiente hasta que el W-9 sea Marcado como recopilado.
Notificación al participante
El participante verá un cambio inmediato en su tabla de recompensas. La recompensa que activa el umbral, y cualquier recompensa posterior, se colocará en un Pendiente estado pendiente.
Indicador visual: Aparecerá una nota directamente debajo de la recompensa indicando que se requiere un W-9.
Resolución: La recompensa permanece Pendiente hasta que un administrador del programa marque manualmente el formulario como recibido.
Independientemente de la opción que elijas, los participantes que superen los 2.000 USD en recompensas no monetarias recibirán automáticamente una notificación por correo electrónico indicando que se requiere un formulario fiscal.
Este correo electrónico se puede personalizar para incluir:
Tu idioma o tono preferido.
Instrucciones específicas sobre cómo los participantes deben enviar su formulario W-9 a tu equipo.
Una persona de contacto o información de soporte, si es necesario.
Personalizar este mensaje garantiza que tus participantes comprendan claramente los siguientes pasos y ayuda a agilizar tu proceso de recopilación de formularios fiscales.
Recordatorio de buenas prácticas
Recomendamos hablar con tu equipo legal o financiero para determinar si la recopilación del W-9 es obligatoria para tu programa de referidos, o si ya se está gestionando a través de otros sistemas.
El cumplimiento W-9 es especialmente útil para las marcas que no utilizan pagos en efectivo a través de impact.com y desean una forma ligera de supervisar la elegibilidad fiscal de las recompensas no monetarias. Sin embargo, sigues siendo responsable de recopilar, proteger e informar la información fiscal de acuerdo con las directrices del IRS.
Más información
Última actualización
¿Te fue útil?