Cumplimiento de W-9 explicado para Advocate

¿Qué es el cumplimiento W-9 en Advocate?

El cumplimiento W-9 es una función opcional en Advocate que ayuda a tu marca a cumplir con los requisitos de declaración de impuestos en EE. UU. para los participantes que ganan 2.000 USD o más en recompensas no monetarias (por ejemplo, tarjetas de regalo, productos con valor en USD, etc.) en un año calendario.

Nota: Esto es independiente del proceso de gestión fiscal utilizado para recompensas en efectivo pagadas a través de impact.com. Las recompensas en efectivo requieren que los participantes presenten formularios fiscales y datos bancarios directamente mediante un flujo seguro de entrevista fiscal integrado en tu widget o micrositio antes de ganar recompensas. El cumplimiento W-9, por otro lado, ayuda a las marcas que emiten recompensas no monetarias y quieren realizar un seguimiento manual del estado W-9 para cumplir con el IRS.

Qué hace el cumplimiento W-9

• Seguimiento del estado de recopilación del W-9 para cada participante dentro de su perfil.

  • Ver cómo cambiar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante para obtener más información.

• Asignar un valor imponible en USD a las recompensas no monetarias (como tarjetas de regalo o productos físicos) para el seguimiento del cumplimiento.

• Colocar automáticamente las recompensas en estado pendiente cuando un participante sin un W-9 registrado supera los 2.000 USD en un año fiscal.

Qué no hace el cumplimiento W-9

• Advocate no recopila formularios W-9 en tu nombre cuando se entregan recompensas no monetarias.

• Advocate no almacena copias de los formularios W-9.

• Esta función no se aplica retroactivamente: las recompensas obtenidas antes de habilitar el cumplimiento W-9 no contarán para el umbral de 2.000 USD.

Tu equipo es responsable de recopilar y almacenar de forma segura los formularios W-9 y de emitir los formularios 1099-NEC, si corresponde.

Cómo habilitar el cumplimiento W-9

Para activar el cumplimiento W-9 en tu cuenta, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte y dinos qué opción quieres de la lista a continuación.

Opción 1: Todos los participantes

El cumplimiento W-9 se aplica a todos los participantes, independientemente del país.

• Cualquier participante cuyo formulario W-9 haya sido marcado como no recopilado tendrá un límite de 2.000 USD en recompensas totales por año fiscal.

• Las recompensas que superen este umbral se colocan en estado pendiente hasta que el formulario W-9 sea marcado como recopilado.

Opción 2: Participantes con un código de país de EE. UU. explícito

El cumplimiento W-9 se aplica solo a los participantes con un código de país de EE. UU. en su perfil.

• Estos participantes están sujetos al mismo límite de 2.000 USD, salvo que se haya marcado como recopilado.

• Las recompensas que excedan este límite se retienen en estado pendiente hasta que se cumpla el requisito de cumplimiento.

Opción 3: Participantes con un código de país de EE. UU. explícito o implícito

El cumplimiento W-9 se aplica a los participantes que tengan cualquiera de los siguientes:

• Un código de país de EE. UU.

• Una configuración regional que termine en _US en su perfil de participante.

• Al igual que con las otras opciones, las recompensas superiores a 2.000 USD se retienen en estado pendiente hasta que el W-9 sea marcado como recopilado.

Notificación al participante

Actualización de estado en la aplicación

El participante verá un cambio inmediato en su tabla de recompensas. La recompensa que active el umbral, y cualquier recompensa posterior, se colocará en un Pendiente estado.

• Indicador visual: Aparecerá una nota justo debajo de la recompensa indicando que se requiere un W-9.

• Resolución: La recompensa permanece Pendiente hasta que un administrador del programa marque manualmente el formulario como recibido.

Notificación por correo electrónico

Recordatorio de buenas prácticas

Recomendamos hablar con tu equipo legal o financiero para determinar si la recopilación del W-9 es necesaria para tu programa de referidos, o si ya se está gestionando a través de otros sistemas.

El cumplimiento W-9 es especialmente útil para las marcas que no usan pagos en efectivo a través de impact.com y quieren una forma ligera de supervisar la elegibilidad fiscal para recompensas no monetarias. Sin embargo, sigues siendo responsable de recopilar, proteger e informar la información fiscal de acuerdo con las directrices del IRS.

Más información

• Consultar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante

• Cambiar el estado de cumplimiento fiscal W-9 de un participante