# W-9-Konformität für Advocate erklärt

#### Was ist W-9-Compliance in Advocate?

W-9-Compliance ist eine **optionale Funktion in Advocate** die Ihrer Marke hilft, die US-Steuermeldepflichten für Teilnehmer zu erfüllen, die **in einem Kalenderjahr 599,99 USD oder mehr an nicht-bar vergüteten Belohnungen verdienen** (z. B. Geschenkkarten, Produkte mit USD-Wert usw.).

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**Hinweis**: Dies ist getrennt vom Steuerabwicklungsprozess, der für [Barprämien](https://help.impact.com/brand/de/woruber-mochten-sie-etwas-erfahren/advocate-program/advocate-rewards/pay-with-cash/cash-payouts-for-advocate-explained) ausgezahlt über impact.com verwendet wird. Barprämien erfordern, dass Teilnehmer Steuerformulare und Bankdaten direkt über einen sicheren Steuerinterview-Flow in Ihrem Widget oder Ihrer Microsite einreichen, bevor sie Prämien erhalten. W-9-Compliance unterstützt hingegen Marken, die nicht-bar ausgezahlte Belohnungen vergeben und den W-9-Status zur IRS-Compliance manuell verfolgen möchten.
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**Was W-9-Compliance leistet**

* Verfolgt den W-9-Erfassungsstatus für jeden Teilnehmer in dessen Profil.
  * Siehe [wie man den W-9-Steuer-Compliance-Status eines Teilnehmers ändert](https://help.impact.com/brand/de/woruber-mochten-sie-etwas-erfahren/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate) für weitere Informationen.
* Weist nicht-bar ausgezahlten Belohnungen (wie Geschenkkarten oder physischen Produkten) einen steuerpflichtigen USD-Wert für die Compliance-Verfolgung zu.
* Setzt Prämien automatisch in einen ausstehenden Status, wenn ein Teilnehmer ohne hinterlegten W-9 in einem Steuerjahr mehr als 599,99 USD erreicht.

**Was W-9-Compliance nicht leistet**

* Advocate sammelt keine W-9-Formulare in Ihrem Namen, wenn nicht-bar ausgezahlte Belohnungen vergeben werden.
* Advocate speichert keine Kopien von W-9-Formularen.
* Diese Funktion gilt nicht rückwirkend — Prämien, die vor der Aktivierung der W-9-Compliance verdient wurden, werden nicht auf die 599,99-USD-Schwelle angerechnet.

Ihr Team ist verantwortlich für das Sammeln und die sichere Aufbewahrung von W-9-Formularen und das Ausstellen von 1099-NEC-Formularen, falls zutreffend.

#### So aktivieren Sie die W-9-Compliance

Um die W-9-Compliance für Ihr Konto zu aktivieren, wenden Sie sich an unser [Support-Team](mailto:saasquatch-support@impact.com) und teilen Sie uns mit, welche Option Sie aus der untenstehenden Liste wünschen.

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<summary>Option 1: Alle Teilnehmer</summary>

Die W-9-Compliance gilt für alle Teilnehmer, unabhängig vom Land.

* Jeder Teilnehmer, dessen W-9-Formular *Als nicht erfasst markiert wurde* ist auf insgesamt 599,99 USD an Prämien pro Steuerjahr beschränkt.
* Prämien, die diese Schwelle überschreiten, werden in einen ausstehenden Zustand versetzt, bis das W-9-Formular *Als erfasst markiert wird*.

</details>

<details>

<summary>Option 2: Teilnehmer mit explizitem US-Ländercode</summary>

Die W-9-Compliance gilt nur für Teilnehmer mit einem US-Ländercode in ihrem Profil.

* Diese Teilnehmer unterliegen derselben 599,99-USD-Grenze, es sei denn, ein W-9 ist *Als erfasst markiert wird*.
* Überschüssige Prämien werden in einem ausstehenden Zustand gehalten, bis die Compliance erfüllt ist.

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</details>

<details>

<summary>Option 3: Teilnehmer mit explizitem oder implizitem US-Ländercode</summary>

Die W-9-Compliance gilt für Teilnehmer, die entweder:

* Einen US-Ländercode haben.
* Eine Locale, die endet mit `_US` in ihrem Teilnehmerprofil.
* Wie bei den anderen Optionen werden Prämien über 599,99 USD in einem ausstehenden Zustand gehalten, bis der W-9 *Als erfasst markiert wird*.

<div data-with-frame="true"><figure><img src="https://1698965099-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FwMLlMoFBtKJa8ptd3zaw%2Fuploads%2Fgit-blob-403b1ce5d527d6691bae3a289540601ac24e4900%2F1539dbbf904fca5288891961d8c292f8b1b31ae99f1e5e94151968bf192aa033.jpg?alt=media" alt="" width="312"><figcaption></figcaption></figure></div>

</details>

#### Teilnehmerbenachrichtigung

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{% tab title="In-App-Statusaktualisierung" %}
Der Teilnehmer sieht eine sofortige Änderung in seiner Prämientabelle. Die Prämie, die die Schwelle auslöst, und alle nachfolgenden Prämien werden in einen *Ausstehend* Zustand versetzt.

* **Visueller Indikator:** Unter der Prämie erscheint eine Notiz, die besagt, dass ein W-9 erforderlich ist.
* **Lösung:** Die Prämie bleibt *Ausstehend* bis ein Programmmanager das Formular manuell als erhalten markiert.
  {% endtab %}

{% tab title="E-Mail-Benachrichtigung" %}
Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, **erhalten Teilnehmer, die mehr als 599,99 USD an nicht-bar ausgezahlten Prämien überschreiten,** automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Steuerformular erforderlich ist.

Diese E-Mail kann angepasst werden, um Folgendes zu enthalten:

* Ihre bevorzugte Sprache oder Tonalität.
* Spezifische Anweisungen dazu, wie Teilnehmer ihr W-9-Formular an Ihr Team übermitteln sollen.
* Ein Ansprechpartner oder Supportinformationen, falls erforderlich.

Die Anpassung dieser Nachricht stellt sicher, dass Ihre Teilnehmer die nächsten Schritte klar verstehen und hilft, Ihren Prozess zum Sammeln von Steuerformularen zu optimieren.
{% endtab %}
{% endtabs %}

#### Empfehlung für bewährtes Vorgehen

Wir empfehlen, mit Ihrem Rechts- oder Finanzteam zu sprechen, um festzustellen, ob die W-9-Erfassung für Ihr Empfehlungsprogramm erforderlich ist oder bereits über andere Systeme abgewickelt wird.

W-9-Compliance ist besonders nützlich für Marken, die keine Barauszahlungen über impact.com verwenden und eine unkomplizierte Möglichkeit wünschen, die Steuerberechtigung für nicht-bar ausgezahlte Prämien zu überwachen. Sie bleiben jedoch weiterhin verantwortlich für das Sammeln, Sichern und Melden von Steuerinformationen gemäß den IRS-Richtlinien.

#### Weitere Informationen

* [Den W-9-Steuer-Compliance-Status eines Teilnehmers überprüfen](https://help.impact.com/brand/de/woruber-mochten-sie-etwas-erfahren/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate)
* [Den W-9-Steuer-Compliance-Status eines Teilnehmers ändern](https://help.impact.com/brand/de/woruber-mochten-sie-etwas-erfahren/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate#update-an-individual-participant-s-w-9-status-0-2)
