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# W-9-Konformität für Advocate erklärt
#### Was ist die W-9-Compliance in Advocate?
W-9-Compliance ist eine **optionale Funktion in Advocate** die Ihrer Marke dabei hilft, die US-Steuermeldepflichten für Teilnehmer zu erfüllen, die **$2.000 USD oder mehr an Sachprämien verdienen** (z. B. Geschenkkarten, Produkte mit USD-Wert usw.) in einem Kalenderjahr.
{% hint style="success" %}
**Hinweis**: Dies ist getrennt vom Steuerabwicklungsprozess, der für [Bargeldprämien](/brand/de/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/advocate-rewards/pay-with-cash/cash-payouts-for-advocate-explained.md) verwendet wird, die über impact.com ausgezahlt werden. Für Bargeldprämien müssen Teilnehmer Steuerformulare und Bankdaten direkt über einen sicheren Steuerinterview-Ablauf einreichen, der in Ihr Widget oder Ihre Microsite eingebettet ist, bevor sie Prämien erhalten. W-9-Compliance hingegen unterstützt Marken, die Sachprämien vergeben und den W-9-Status zur IRS-Compliance manuell verfolgen möchten.
{% endhint %}
**Was die W-9-Compliance tut**
* Den Status der W-9-Erfassung für jeden Teilnehmer in seinem Profil verfolgen.
* Siehe [wie man den W-9-Steuer-Compliance-Status eines Teilnehmers ändert](/brand/de/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate.md) .
* Einen steuerpflichtigen USD-Wert für Sachprämien (wie Geschenkkarten oder physische Produkte) zur Compliance-Verfolgung zuweisen.
* Prämien automatisch in einen ausstehenden Status versetzen, wenn ein Teilnehmer ohne hinterlegte W-9 in einem Steuerjahr $2.000 USD überschreitet.
**Was die W-9-Compliance nicht tut**
* Advocate sammelt W-9-Formulare nicht in Ihrem Namen, wenn Sachprämien vergeben werden.
* Advocate speichert keine Kopien von W-9-Formularen.
* Diese Funktion gilt nicht rückwirkend — Prämien, die vor der Aktivierung der W-9-Compliance verdient wurden, werden nicht auf den Schwellenwert von $2.000 USD angerechnet.
Ihr Team ist dafür verantwortlich, W-9-Formulare einzusammeln und sicher zu speichern sowie gegebenenfalls 1099-NEC-Formulare auszustellen.
#### So aktivieren Sie die W-9-Compliance
Um die W-9-Compliance für Ihr Konto zu aktivieren, wenden Sie sich an unser [Support-Team](mailto:saasquatch-support@impact.com) und teilen Sie uns mit, welche Option Sie aus der Liste unten wünschen.
Option 1: Alle Teilnehmer
Die W-9-Compliance gilt für alle Teilnehmer, unabhängig vom Land.
* Jeder Teilnehmer, dessen W-9-Formular *als nicht erfasst markiert wurde* ist auf insgesamt $2.000 USD an Prämien pro Steuerjahr begrenzt.
* Prämien, die diesen Schwellenwert überschreiten, werden in einen ausstehenden Status versetzt, bis das W-9-Formular *als erfasst markiert wurde*.
Option 2: Teilnehmer mit einem expliziten US-Ländercode
Die W-9-Compliance gilt nur für Teilnehmer mit einem US-Ländercode in ihrem Profil.
* Diese Teilnehmer unterliegen derselben Obergrenze von $2.000 USD, sofern keine W-9 *als erfasst markiert wurde*.
* Überschüssige Prämien werden in einem ausstehenden Status gehalten, bis die Compliance erfüllt ist.
Option 3: Teilnehmer mit einem expliziten oder impliziten US-Ländercode
Die W-9-Compliance gilt für Teilnehmer, die entweder:
* einen US-Ländercode haben.
* eine Locale mit der Endung `_US` in ihrem Teilnehmerprofil haben.
* Wie bei den anderen Optionen werden Prämien über $2.000 USD in einem ausstehenden Status gehalten, bis die W-9 *als erfasst markiert wurde*.
#### Benachrichtigung an Teilnehmer
{% tabs %}
{% tab title="Statusaktualisierung in der App" %}
Der Teilnehmer sieht eine sofortige Änderung in seiner Prämientabelle. Die Prämie, die den Schwellenwert auslöst, und alle nachfolgenden Prämien werden in einen *Ausstehend* Status versetzt.
* **Visueller Hinweis:** Direkt unter der Prämie erscheint ein Hinweis, dass ein W-9 erforderlich ist.
* **Behebung:** Die Prämie bleibt *Ausstehend* bestehen, bis ein Programmmanager das Formular manuell als eingegangen markiert.
{% endtab %}
{% tab title="E-Mail-Benachrichtigung" %}
Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, **Teilnehmer, die mehr als $2.000 USD an Sachprämien erhalten** erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Steuerformular erforderlich ist.
Diese E-Mail kann angepasst werden, um Folgendes einzuschließen:
* Ihre bevorzugte Sprache oder Ihren bevorzugten Ton.
* Konkrete Anweisungen dazu, wie Teilnehmer ihr W-9-Formular an Ihr Team übermitteln sollen.
* Eine Kontaktperson oder Support-Informationen, falls erforderlich.
Die Anpassung dieser Nachricht stellt sicher, dass Ihre Teilnehmer die nächsten Schritte klar verstehen, und hilft, Ihren Prozess zur Erfassung von Steuerformularen zu optimieren.
{% endtab %}
{% endtabs %}
#### Erinnerung an bewährte Vorgehensweisen
Wir empfehlen, mit Ihrem Rechts- oder Finanzteam zu sprechen, um festzustellen, ob für Ihr Empfehlungsprogramm eine W-9-Erfassung erforderlich ist oder ob dies bereits über andere Systeme abgewickelt wird.
W-9-Compliance ist besonders nützlich für Marken, die keine Barauszahlungen über impact.com verwenden und eine schlanke Möglichkeit suchen, die Steuerberechtigung für Sachprämien zu überwachen. Sie bleiben jedoch dafür verantwortlich, Steuerinformationen gemäß den IRS-Richtlinien zu erfassen, zu sichern und zu melden.
#### Mehr erfahren
* [Den W-9-Steuer-Compliance-Status eines Teilnehmers prüfen](/brand/de/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate.md)
* [Den W-9-Steuer-Compliance-Status eines Teilnehmers ändern](/brand/de/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate.md#update-an-individual-participant-s-w-9-status-0-2)
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# Agent Instructions
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