W-9-Compliance für Advocate erklärt
Was ist die W-9-Compliance in Advocate?
W-9-Compliance ist eine optionale Funktion in Advocate die Ihrer Marke dabei hilft, die US-Steuerberichtsanforderungen für Teilnehmer zu erfüllen, die 2.000 USD oder mehr an nicht-monetären Prämien verdienen (z. B. Geschenkkarten, Produkte mit USD-Wert usw.) in einem Kalenderjahr.
Hinweis: Dies ist getrennt vom Steuerabwicklungsprozess, der für Barprämien verwendet wird, die über impact.com ausgezahlt werden. Barprämien erfordern, dass Teilnehmer Steuerformulare und Bankdaten direkt über einen sicheren Steuerinterview-Flow einreichen, der in Ihr Widget oder Ihre Microsite integriert ist, bevor sie Prämien erhalten. W-9-Compliance hingegen unterstützt Marken, die nicht-monetäre Prämien ausgeben und den W-9-Status zur IRS-Compliance manuell nachverfolgen möchten.
Was die W-9-Compliance tut
Den Status der W-9-Erfassung für jeden Teilnehmer in seinem Profil nachverfolgen.
Siehe wie Sie den W-9-Steuer-Compliance-Status eines Teilnehmers ändern für weitere Informationen.
Einen steuerpflichtigen USD-Wert für nicht-monetäre Prämien (wie Geschenkkarten oder physische Produkte) zur Compliance-Nachverfolgung zuweisen.
Prämien automatisch in einen ausstehenden Status versetzen, wenn ein Teilnehmer ohne hinterlegte W-9 in einem Steuerjahr 2.000 USD überschreitet.
Was die W-9-Compliance nicht tut
Advocate erfasst W-9-Formulare nicht in Ihrem Auftrag, wenn nicht-monetäre Prämien vergeben werden.
Advocate speichert keine Kopien von W-9-Formularen.
Diese Funktion wirkt nicht rückwirkend – Prämien, die vor der Aktivierung der W-9-Compliance verdient wurden, zählen nicht zum Schwellenwert von 2.000 USD.
Ihr Team ist für die Erfassung und sichere Speicherung von W-9-Formularen sowie gegebenenfalls für die Ausstellung von 1099-NEC-Formularen verantwortlich.
So aktivieren Sie die W-9-Compliance
Um die W-9-Compliance für Ihr Konto zu aktivieren, wenden Sie sich an unser Support-Team und teilen Sie uns mit, welche Option Sie aus der untenstehenden Liste möchten.
Option 1: Alle Teilnehmer
Die W-9-Compliance gilt für alle Teilnehmer, unabhängig vom Land.
Jeder Teilnehmer, dessen W-9-Formular Als nicht erfasst markiert wurde ist auf insgesamt 2.000 USD an Prämien pro Steuerjahr begrenzt.
Prämien, die diesen Schwellenwert überschreiten, werden in einen ausstehenden Status versetzt, bis das W-9-Formular Als erfasst markiert wurde.
Option 2: Teilnehmer mit einem expliziten US-Ländercode
Die W-9-Compliance gilt nur für Teilnehmer mit einem US-Ländercode in ihrem Profil.
Für diese Teilnehmer gilt dieselbe Grenze von 2.000 USD, sofern keine W-9 Als erfasst markiert wurde.
Überschüssige Prämien werden in einem ausstehenden Status gehalten, bis die Compliance erfüllt ist.
Option 3: Teilnehmer mit einem expliziten oder impliziten US-Ländercode
Die W-9-Compliance gilt für Teilnehmer, die entweder:
einen US-Ländercode haben.
ein Gebietsschema mit der Endung
_USin ihrem Teilnehmerprofil haben.Wie bei den anderen Optionen werden Prämien über 2.000 USD in einem ausstehenden Status gehalten, bis die W-9 Als erfasst markiert wurde.
Benachrichtigung an Teilnehmer
Der Teilnehmer sieht sofort eine Änderung in seiner Prämiensicht. Die Prämie, die den Schwellenwert auslöst, sowie alle nachfolgenden Prämien werden in einen Ausstehend Status
Visueller Hinweis: Direkt unter der Prämie erscheint ein Hinweis, dass ein W-9-Formular erforderlich ist.
Lösung: Die Prämie bleibt Ausstehend bis ein Programmanager das Formular manuell als erhalten markiert.
Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, Teilnehmer, die 2.000 USD an nicht-monetären Prämien überschreiten erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Steuerformular erforderlich ist.
Diese E-Mail kann angepasst werden, um Folgendes zu enthalten:
Ihre bevorzugte Sprache oder Ihren bevorzugten Ton.
Konkrete Anweisungen dazu, wie Teilnehmer ihr W-9-Formular an Ihr Team übermitteln sollen.
Eine Kontaktperson oder Support-Informationen, falls erforderlich.
Die Anpassung dieser Nachricht stellt sicher, dass Ihre Teilnehmer die nächsten Schritte klar verstehen, und hilft, Ihren Prozess zur Erfassung von Steuerformularen zu optimieren.
Hinweis zu bewährten Verfahren
Wir empfehlen, mit Ihrem Rechts- oder Finanzteam zu sprechen, um festzustellen, ob die W-9-Erfassung für Ihr Empfehlungsprogramm erforderlich ist oder ob sie bereits über andere Systeme abgewickelt wird.
W-9-Compliance ist besonders nützlich für Marken, die keine Barauszahlungen über impact.com verwenden und eine leichtgewichtige Möglichkeit suchen, die Steuerberechtigung für nicht-monetäre Prämien zu überwachen. Sie bleiben jedoch dafür verantwortlich, Steuerinformationen gemäß den IRS-Richtlinien zu erfassen, zu sichern und zu melden.
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