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# W-9-Compliance für Advocate erklärt
#### Was ist die W-9-Konformität in Advocate?
W-9-Konformität ist eine **optionale Funktion in Advocate** die Ihrer Marke dabei hilft, die US-Steuermeldepflichten für Teilnehmer zu erfüllen, die **2.000 USD oder mehr an Sachprämien erhalten** (z. B. Geschenkkarten, Produkte mit USD-Wert usw.) in einem Kalenderjahr.
{% hint style="success" %}
**Hinweis**: Dies ist getrennt vom Steuerabwicklungsprozess, der für [Barprämien](/brand/de/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/advocate-rewards/pay-with-cash/cash-payouts-for-advocate-explained.md) ausgezahlt über impact.com. Barprämien erfordern, dass Teilnehmer ihre Steuerformulare und Bankdaten direkt über einen sicheren Steuer-Interview-Ablauf einreichen, der in Ihr Widget oder Ihre Microsite integriert ist, bevor sie Prämien erhalten. Die W-9-Konformität hingegen unterstützt Marken, die Sachprämien vergeben und den W-9-Status zur IRS-Konformität manuell nachverfolgen möchten.
{% endhint %}
**Was die W-9-Konformität bewirkt**
* Verfolgen Sie den Status der W-9-Erfassung für jeden Teilnehmer in seinem Profil.
* Siehe [Wie Sie den W-9-Steuerkonformitätsstatus eines Teilnehmers ändern](/brand/de/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate.md) für weitere Informationen.
* Weisen Sie Sachprämien (wie Geschenkkarten oder physische Produkte) einen steuerpflichtigen USD-Wert zu, um die Konformität nachzuverfolgen.
* Setzen Sie Prämien automatisch in einen ausstehenden Status, wenn ein Teilnehmer ohne hinterlegte W-9 in einem Steuerjahr 2.000 USD überschreitet.
**Was die W-9-Konformität nicht tut**
* Advocate sammelt W-9-Formulare nicht in Ihrem Namen, wenn Sachprämien vergeben werden.
* Advocate speichert keine Kopien von W-9-Formularen.
* Diese Funktion gilt nicht rückwirkend – Prämien, die vor der Aktivierung der W-9-Konformität verdient wurden, werden nicht auf die Schwelle von 2.000 USD angerechnet.
Ihr Team ist dafür verantwortlich, W-9-Formulare zu sammeln und sicher zu speichern sowie gegebenenfalls 1099-NEC-Formulare auszustellen.
#### So aktivieren Sie die W-9-Konformität
Um die W-9-Konformität für Ihr Konto zu aktivieren, wenden Sie sich an unser [Support-Team](mailto:saasquatch-support@impact.com) und teilen Sie uns mit, welche Option Sie aus der folgenden Liste wünschen.
Option 1: Alle Teilnehmer
Die W-9-Konformität gilt für alle Teilnehmer, unabhängig vom Land.
* Jeder Teilnehmer, dessen W-9-Formular *als nicht erfasst markiert wurde* ist auf insgesamt 2.000 USD an Prämien pro Steuerjahr begrenzt.
* Prämien, die diesen Schwellenwert überschreiten, werden in einen ausstehenden Status versetzt, bis das W-9-Formular *als erfasst markiert wurde*.
Option 2: Teilnehmer mit einem expliziten US-Ländercode
Die W-9-Konformität gilt nur für Teilnehmer mit einem US-Ländercode in ihrem Profil.
* Für diese Teilnehmer gilt dieselbe Grenze von 2.000 USD, sofern keine W-9 *als erfasst markiert wurde*.
* Überschüssige Prämien werden in einem ausstehenden Status gehalten, bis die Konformität erfüllt ist.
Option 3: Teilnehmer mit einem expliziten oder impliziten US-Ländercode
Die W-9-Konformität gilt für Teilnehmer, die entweder:
* einen US-Ländercode haben.
* ein Gebietsschema mit der Endung `_US` in ihrem Teilnehmerprofil haben.
* Wie bei den anderen Optionen werden Prämien über 2.000 USD in einem ausstehenden Status gehalten, bis die W-9 *als erfasst markiert wurde*.
#### Benachrichtigung des Teilnehmers
{% tabs %}
{% tab title="Statusaktualisierung in der App" %}
Der Teilnehmer sieht eine sofortige Änderung in seiner Prämientabelle. Die Prämie, die den Schwellenwert auslöst, sowie alle nachfolgenden Prämien werden in einen *Ausstehend* Status versetzt.
* **Visueller Hinweis:** Direkt unter der Prämie erscheint ein Hinweis, dass eine W-9 erforderlich ist.
* **Behebung:** Die Prämie bleibt *Ausstehend* bestehen, bis ein Programmanager das Formular manuell als eingegangen markiert.
{% endtab %}
{% tab title="E-Mail-Benachrichtigung" %}
Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, **erhalten Teilnehmer, die 2.000 USD an Sachprämien überschreiten** automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Steuerformular erforderlich ist.
Diese E-Mail kann angepasst werden und Folgendes enthalten:
* Ihre bevorzugte Sprache oder Ihren bevorzugten Ton.
* Konkrete Anweisungen dazu, wie Teilnehmer ihr W-9-Formular an Ihr Team übermitteln sollen.
* Eine Kontaktperson oder Support-Informationen, falls erforderlich.
Durch die Anpassung dieser Nachricht stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer die nächsten Schritte klar verstehen, und vereinfachen Ihren Prozess zur Erfassung von Steuerformularen.
{% endtab %}
{% endtabs %}
#### Hinweis zur Best Practice
Wir empfehlen, mit Ihrem Rechts- oder Finanzteam zu sprechen, um festzustellen, ob die Erfassung von W-9-Formularen für Ihr Empfehlungsprogramm erforderlich ist oder ob dies bereits über andere Systeme abgewickelt wird.
Die W-9-Konformität ist besonders nützlich für Marken, die keine Barauszahlungen über impact.com nutzen und eine schlanke Möglichkeit suchen, die Steuerberechtigung für Sachprämien zu überwachen. Sie sind jedoch weiterhin dafür verantwortlich, Steuerinformationen gemäß den IRS-Richtlinien zu erfassen, sicher aufzubewahren und zu melden.
#### Mehr erfahren
* [Den W-9-Steuerkonformitätsstatus eines Teilnehmers prüfen](/brand/de/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate.md)
* [Den W-9-Steuerkonformitätsstatus eines Teilnehmers ändern](/brand/de/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/manage-advocate-participants/w-9-tax-compliance/manage-w-9-tax-compliance-for-participants-in-advocate.md#update-an-individual-participant-s-w-9-status-0-2)
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# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
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GET https://help.impact.com/brand/de/what-would-you-like-to-learn-about/advocate-program/advocate-program-settings/w-9-compliance-explained-for-advocate.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
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